Après vous avoir présenté notre feuille de route pour préparer et réussir au mieux un entretien de performance en tant que collaborateur (que vous pouvez retrouver ici et ici), nous vous donnons désormais nos conseils pour bien construire un entretien en tant que responsable RH.

 

Avant de commencer : les questions à vous poser

 

L’un des bénéfices des évaluations de performance est d’aider les entreprises à collecter des données et des informations sur les performances de leurs employés. Un cycle d’entretiens réussi permettra d’identifier d’éventuels faiblesses et axes de travail côté management, et également les meilleurs et moins bons performers côté collaborateurs, et ainsi d’identifier les potentiels de demain de votre entreprise.

S’il est effectué correctement, ce cycle doit permettre de collecter les tendances concernant l’évolution et le potentiel de vos équipes, et ainsi vous aider à construire une vision macro des performances dans l’entreprise et éventuellement de construire des plans de succession.

Les données recueillies lors de l’examen auront un impact sur les décisions clés et la gestion des compétences au sein de l’entreprise au cours des prochains trimestres. Et comme tout bon processus de collecte de données, vous devez commencez par réfléchir aux questions que vous allez poser pour vous assurer que vous collectez les bonnes données. Cela signifie que vous devez réfléchir de manière critique à l’objectif de l’examen, à la structure générale et aux questions particulières que vous poserez aux participants.

 

Avant de lancer une campagne d’entretiens, commencez donc par trouver les réponses aux questions suivantes :

  • Quel est l’objectif de cet entretien ?
  • Qui devrait participer ?
  • Que devrions-nous mesurer ?

 

Quel est l’objectif de cette évaluation de performance ?

 

On peut définir deux principaux objectifs pour les évaluations de performance. La vôtre peut inclure un seul ou ces deux objectifs :

L’évaluation :

L’objectif ici est d’évaluer la performance de l’employé sur une certaine période de temps afin de prendre des décisions stratégiques clés. En règle générale, ces décisions concernent des promotions éventuelles, des augmentations salariales ou bien le statut général de l’employé au sein de l’entreprise. Les évaluations permettent de récolter des données plus quantitatives sur l’ensemble des collaborateurs, et de ce fait de construire des statistiques afin de mettre en place des plans de formation, ou d’alimenter un éventuel plan de succession.

Le développement :

L’objectif est de fournir aux employés des feedbacks constructifs pour leur montrer quels peuvent être leurs axes d’amélioration et les aider à progresser. À la fin de cet entretien, les employés savent sur quoi ils doivent travailler et quelles mesures ils doivent prendre pour réussir. Ces types d’entretiens sont très positifs pour les salariés, qui en retirent une meilleure compréhension des attentes placées en eux, et des moyens à mettre en oeuvre pour mener à bien leurs objectifs. Ces entretiens doivent avoir lieu à intervals réguliers, pour guider au mieux les employés, et également car un feedback régulier et constructif représente un important levier de motivation. En effet, un feedback positif redonne confiance en soi et met en valeur l’apport du collaborateur au projet de son équipe ou de l’entreprise, tandis qu’un feedback négatif mais constructif doit permettre d’identifier les points d’amélioration et d’accompagner le salarié dans son développement.

De plus, cet entretien constitue un moment clé de la relation entre un manager et son collaborateur, car il s’agit d’un excellent moyen pour tous les deux de se dire les choses, de faire passer des messages et d’exprimer leur ressenti sur leur travail respectif.

 

Qui devrait participer ?

 

En fonction de l’objectif de votre entretien que vous venez de définir, il va être important de décider de qui y participera ou pas. Plusieurs options sont possibles et s’offrent à vous :

Auto évaluation menée par l’employé seul :

L’employé va lui même effectuer la revue de ses performances sur la période écoulée, et partager avec son responsable ce qu’il souhaite accomplir dans l’entreprise et sa carrière de manière plus générale.

Entretien à 360° mené par les pairs :

Ici, l’employé sera évalué par l’ensemble de ses collègues, afin que ceux-ci soulignent les forces et les faiblesses des performances d’un employé sur une certaine période, et lui fournissent des recommandations pour qu’il puisse s’améliorer. L’avantage est de pouvoir recouper des retours de tous les pairs du salarié afin de pouvoir faire une évaluation de son travail la plus fine et complète possible.

Entretien mené par le manager :

Le manager va ici superviser directement les entretiens de chacun des membres de son équipe afin d’évaluer leurs performances, comprendre comment il pourrait les aider à progresser dans leur travail, notamment en leur permettant de franchir les obstacles éventuellement rencontrés.

 

Que devriez-vous mesurer dans une évaluation de performance?

 

Avant de commencer la rédaction des questions de votre entretien, commencez par sélectionner la catégorie de qualité que vous souhaitez mesurer. Un certain nombre d’aspects de la vie professionnelle d’un employé peuvent être évalués, dont voici quelques exemples, avec plusieurs questions types pour chaque catégorie :

Leadership :

Dans quelle mesure l’employé manage t-il d’autres personnes, et parvient t-il à motiver un groupe de collaborateurs ?

Cette personne aide-t-elle à améliorer les compétences des personnes qui l’entourent ?

Comment cette personne peut-elle améliorer son leadership ?

 

Gestion de projet :

Comment cette personne aborde-t-elle et gère-elle la réalisation de ses différents projets ?

Dans quelle mesure cette personne établit-elle et respecte-t-elle les délais fixés ?

Dans quelle mesure ses estimations de temps pour les deadlines sont-elles raisonnables ?

Quelle importance cette personne accorde-t-elle aux détails ?

Dans quelle mesure cette personne hiérarchise-t-elle efficacement sa charge de travail ?

 

Développement de carrière (dans le cas ici d’une auto évaluation) :

Que pouvez-vous améliorer ?

Quels sont vos points forts ?

Quelles sont les réalisations dont vous êtes le plus fier ?

Que pensez-vous que vous devriez faire différemment l’année prochaine ?

Que voulez-vous accomplir dans l’année à venir ?

Quels sont tes projets/souhaits d’évolution et à quelles échéances ?

Quels éléments de votre travail trouvez-vous les plus difficiles ?

Quels sont les éléments de votre travail qui vous intéressent le plus ? Le moins?

 

Communication :

Est-ce que cet employé communique efficacement avec les autres ?

Dans quelle mesure cette personne écoute-t-elle les autres ?

Est-ce que cette personne travaille bien avec d’autres personnes ?

Dans quelle mesure cette personne parvient-elle à s’intégrer dans un groupe et à travailler efficacement en équipe ?

 

Culture et valeurs :

Dans quelle mesure cette personne reflète-t-elle les valeurs de l’entreprise ?

 

De manière générale, gardez bien en tête que même si cela peut paraître contre nature, il est tout à fait envisageable de poursuivre deux objectifs au sein d’une même évaluation. Par exemple, pour les évaluations annuelles, vous pouvez collecter des informations qui aideront à la fois l’employé (développement) et l’entreprise (évaluation), et c’est une bonne chose ! L’essentiel est de réfléchir de manière critique à la structure de l’évaluation, et de bien identifier en amont quelles sont les informations que vous souhaitez collecter prioritairement. Il est également important de définir au préalable quels aspects du travail de vos collaborateurs vous souhaitez évaluer, et enfin de décider qui doit participer à l’entretien. En répondant à ces trois grandes questions et en vous appuyant sur notre banque d’exemples de questions, vous avez désormais de quoi construire et structurer du mieux possible votre prochain entretien !

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