Pour beaucoup d’entreprises, la situation suivante est devenue monnaie courante : votre organisation comprend la valeur des évaluations de performances, mais a eu du mal à les mettre en œuvre.

Vous essayez d’adopter des évaluations de performance annuelles, mais vous remarquez que sur une année civile de nombreux changements interviennent, que ce soit des départs, des changements de postes, d’orientation…

Les évaluations de performance ont pour but de faire un bilan sur une période passée : faire le point sur la contribution de chaque collaborateur, sur son évolution depuis la dernière évaluation, et bien sûr d’échanger sur la suite (revoir des objectifs, réfléchir à de nouvelles actions pour répondre aux objectifs à venir…). Ces entretiens permettent aux responsables d’aider les employés à définir des objectifs novateurs en termes de productivité globale, de projets spécifiques, de descriptions de travail, etc. Ces objectifs – qu’ils soient à court ou à long terme, publics ou privés – peuvent être évalués et mis à jour lors de réunions individuelles, qui se déroulent idéalement de manière régulière.

 

Cependant, comment savoir quel type d’entretien fonctionne le mieux au sein de votre organisation ? Voici quelques questions à vous poser :

 

  • Qu’est-ce qu’une revue annuelle ?

  • Qu’est-ce qu’une revue semestrielle ?

  • Qu’est-ce qu’une revue trimestrielle ?

  • Quels sont les facteurs à bien considérer ?

 

L’entretien annuel :

 

Un entretien annuel est effectué une fois par an. Ce type est le plus populaire et le plus traditionnel, puisque 70% des entreprises ne jurent que par les évaluations de performances annuelles.

Cependant, cette évaluation est devenue progressivement une corvée et un fardeau aussi bien pour les responsables RH que pour les managers opérationnels, car elle représente un processus long et compliqué.

Javelo permet de réconcilier l’ensemble des collaborateurs avec cette pratique incontournable, en vous permettant de digitaliser l’ensemble de ces processus, et en rendant donc leur exécution beaucoup plus fluide et agréable. En conséquence, les employés sont impatients de recevoir des informations sur leur évaluation de performance.

 

Toutefois, il est essentiel d’associer à ce type d’évaluation de l’instauration d’une culture du feedback, et de ne pas se contenter d’attendre un examen annuel pour obtenir un retour sur son travail et ses performances. S’il y a des choses à changer et des mesures à prendre, il faut pouvoir le faire au fur et à mesure de l’année et non pas simplement au moment de l’entretien annuel. Pour cela, avoir un suivi régulier et attentif de l’évolution des objectifs du collaborateur est absolument essentiel.

Les responsables RH gérant un grand nombre d’employés sont souvent tentés de privilégier les examens annuels, car il peut être difficile de suivre le rythme des examens multiples effectués chaque année avec autant d’employés.

Néanmoins, dans des structures plus petites et/où souhaitant instaurer un suivi plus complet et continu de la performance, d’autres types d’entretiens peuvent être mis en place, à commencer par des entretiens semestriels.

 

L’entretien semestriel :

 

Les revues semestrielles sont effectuées deux fois par an, idéalement une fois au début de la nouvelle année en janvier et une nouvelle fois au début du mois de juillet. 16% des entreprises privilégient ce type d’évaluation des performances.

Les entretiens semestriels permettent en effet d’analyser de manière bi-annuelle les performances d’un employé, un peu comme une vérification à mi-parcours. Ils présentent donc l’avantage par rapport aux entretiens annuels de pouvoir faire un “check-in” en milieu d’année sur le travail fourni par les collaborateurs.

De plus, cet entretien et les feedbacks qui en découlent sera bénéfique pour les employés car il portera sur la manière dont ces derniers peuvent améliorer leur performance grâce aux feedbacks constructifs qu’ils auront reçus, que ceux-si soient positifs ou négatifs. Il doit pouvoir permettre de rectifier le tir si besoin est, et surtout de ne pas attendre la fin de l’année pour le faire.

 

L’entretien trimestriel :

 

Des revues trimestrielles sont effectuées quatre fois par an. Idéalement, elles suivraient le calendrier basé sur chaque trimestre financier. Celles-ci sont parfois considérées comme des «instantanés de performance», car elles ont tendance à se concentrer sur des objectifs à court terme.

Les revues trimestrielles peuvent profiter aux organisations plus jeunes et en croissance rapide qui cherchent à apporter des améliorations en peu de temps sur le travail de leurs collaborateurs. Ces entretiens peuvent servir de vérification de l’avancement des objectifs en cours, et des moyens de correction éventuels à mettre en place.

Elles constituent également le meilleur moyen d’obtenir de façon régulière des informations sur les performances de leurs employés.  

Elles n’ont pas pour vocation d’être aussi poussées que peuvent l’être les évaluations annuelles, mais doivent avant tout servir à affiner la compréhension des attentes du salarié par rapport à son travail, de corriger les missions et objectifs des collaborateurs si besoin est, ou encore de lever des points de blocage éventuels dans la réalisation de ces objectifs.

 

Quels sont les facteurs à considérer ?

 

Il existe plusieurs facteurs à prendre en compte lors du choix de la fréquence des évaluations de performance :

Considérez la culture organisationnelle. Le feedback direct et régulier est-il naturel dans les dans vos équipes ? Si oui, instaurer une culture du feedback et des entretiens réguliers sera plus aisé et permettra de diminuer la pression associée aux  commentaires ponctuels sur son travail. Dans le cas contraire, vous voudrez peut-être incorporer de manière plus progressive les entretiens réguliers, pour ne pas brusquer et braquer vos collaborateurs.

 

Considérez votre ratio manager/employé. Ceux qui gèrent moins d’employés ont plus de temps à consacrer aux points de suivi. Bien que votre entreprise soit de taille moyenne ou grande, il est possible que les managers ne supervisent qu’une poignée d’employés. Inversement, dans une petite entreprise ou une organisation en développement, un seul responsable peut superviser des dizaines d’employés. Ce facteur est évidemment à prendre en compte au moment de déterminer la fréquence de vos entretiens.

 

Déterminez si un examen porte sur la rémunération ou le développement. Vous devez procéder à des entretiens spécifiques concernant la rémunération afin que vos employés puissent recevoir une augmentation, une prime, etc. Ces évaluations peuvent être séparées des entretiens uniquement basés sur le développement ou sur la manière dont un employé peut améliorer ses performances globales, ou bien avoir lieu lors de la même évaluation avec un temps spécifique dédié à chacun de ces deux aspects. Cette deuxième option est intéressante, car elle permet d’apporter des données qualitatives à un moment de salaire chiffré.

 

Considérez la date d’arrivée de l’employé dans votre organisation. En plus des évaluations annuelles des performances, il peut être intéressant de fournir aux nouveaux employés une évaluation 60 jours après leur arrivée, afin de faciliter leur intégration, recueillir leurs premières impressions sur l’entreprise et leur environnement de travail.

 

Considérez le rythme de votre croissance. Votre organisation est-elle jeune et/ou en croissance rapide ? Vous attendez vous à subir des changements, notamment structurels ? Avez-vous récemment recruté de nouveaux investisseurs et reçu de nouveaux financements ? Si c’est le cas, l’option la plus intéressante pour votre organisation est certainement d’envisager de mettre en œuvre de manière plus fréquente les entretiens de performance, car des entretiens uniquement annuels ne vous donnerons pas une vision complète et pertinente de la situation de votre entreprise et de la performance réelle de vos salariés.

 

Quel que soit le type d’évaluation des performances que vous choisissez d’implémenter, n’oubliez pas qu’il est tout à fait possible de tester et de voir comment votre organisation réagit aux évaluations. Vous constaterez peut-être qu’après avoir essayé des revues trimestrielles, une revue annuelle convient mieux, ou l’inverse. Heureusement, Javelo est un système flexible qui permet de réaliser plusieurs campagnes d’évaluations de performance par an. Vous pouvez utiliser Javelo aussi bien pour vos revues annuelles, semestrielles que trimestrielles. Nous sommes là pour vous aider à déterminer le bon timing pour votre organisation !

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