Bien mettre en place le télétravail – Choisir les bons outils

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Si le télétravail est de plus en plus répandu en France, la récente crise sanitaire du Covid 19 a forcé de nombreuses entreprises françaises à s’organiser pour travailler à distance quasiment du jour au lendemain. 
 
  • Pour beaucoup d’entreprise le télétravail est mis en place pour la première fois. Pour d’autres, même si le télétravail était déjà fréquent, c’est la première fois que l’ensemble des collaborateurs est amené à travailler à distance, et ce pour une période assez longue.
  • Alors comment faire pour continuer à travailler efficacement en équipe en étant chacun confiné chez soi ? Comment bien communiquer ? Comment assurer le suivi des différents projets ? Comment maintenir ce lien social qui fait la force d’une entreprise ?  
  • Autant de questions auxquelles on a voulu répondre en vous proposant une sélection d’outil qu’on affectionne particulièrement chez Javelo et qu’on utilise pendant cette période de confinement. 
 

Communiquez, communiquez encore

 
  • La première chose à faire est de maintenir vos rituels habituels, vos réunions d’équipes, vos one-to-one et autres moments d’échanges privilégiés. 
  • Il existe de nombreux outils de visioconférence pour faire cela. Il est en effet essentiel de pouvoir se voir malgré la distance afin de ne pas dénaturer les messages mais surtout de pouvoir percevoir l’informel. 
  • Chez Javelo par exemple, le petit-déjeuner du jeudi matin est une institution mais aussi un moment de détente important dans la semaine. Ce jeudi nous avons tous pu nous retrouver sur la plateforme Zoom, le géant américain de la vidéoconférence, pour prendre le temps de se montrer nos nouveaux bureaux de fortune et partager un café virtuellement. On vous conseille aussi la plateforme française Livestorm qui pourra vous permettre de faire vos réunions d’équipes mais bien plus encore !  La startup française a même rendu l’accès à sa plateforme de visioconférence gratuit pendant la période d’épidémie.
  • Autre outil essentiel pour une bonne communication entre équipe : la messagerie instantanée !
  • Pouvoir remplacer les petites interactions orales que vous pouvez avoir au bureau pour demander un conseil, un coup de main sur un projet ou tout simplement pour papoter c’est primordial. 
  • Chez Javelo on utilise Slack qui a le gros avantage de permettre de discuter à la fois individuellement mais aussi de créer des “channels” où l’on peut discuter d’un projet en particulier, partager des éléments uniquement en équipe. Bon à savoir : le service est gratuit jusqu’à 10 000 messages. Pour les utilisateurs de Microsoft, vous pouvez aussi utiliser Microsoft Teams, qui est l’équivalent Windows de Slack. 
 

Boostez votre collaboration à distance

 
  • Maintenant que vous avez les outils nécessaires pour échanger et ne pas perdre d’information, il faut passer à l’action. Comment bien s’organiser quand nous travaillons à distance ?
  • Outre vos réunions d’équipes ou des “channels” dédiées il existe des outils très efficaces de gestion de projet collaboratifs. 
  • Chez Javelo on utilise notamment Asana qui a une version gratuite qui permet de créer des projets très facilement et d’y ajouter des tâches. Vous pouvez assigner un responsable et recevoir des rappels directement sur votre adresse mail pour chaque échéance. 
  • Un autre outil pour vos projets : Trello qui vous permet de les organiser sous forme de tableau et de voir passer chaque tâche d’une colonne à l’autre en fonction de l’avancement. Pour partager vos documents, présentation et autres rendus vous pourrez ensuite opter pour le Drive de Google ou bien Slite qui vous permet de recenser toute la documentation de votre équipe mais également vos notes avec une architecture à la Slack.
 

Repensez le suivi de vos équipes

 
  • Si il y a un dernier élément qu’il ne faut pas négliger en cette période de confinement, c’est bien le suivi de vos équipes. S’assurer que vos collaborateurs s’adaptent au télétravail, savent ce qu’ils doivent faire et que vous êtes à leur écoute est en effet essentiel. 
  • Au delà des moments d’échanges formels ou informels que vous pouvez avoir en visio, vous pouvez aussi opter pour un petit sondage de vos équipes grâce à un questionnaire à 360° dans Javelo pour obtenir le ressenti de chacun sur la période. Ne négligez pas également l’importance du feedback qui paraît indispensable en cette période atypique. 
  • Pour bien gérer votre management à distance, rien de tel aussi que des objectifs précis pour guider vos équipes et les accompagner au mieux. Continuez de fonctionner le plus normalement possible, ne baissez pas votre niveau d’attente sur les résultats attendus.
  • Bon à savoir : Javelo propose en ce moment un accès gratuit à son module de gestion d’objectif pour vous permettre de bien piloter votre activité dans les prochaines semaines. 
Avec tout ça vous êtes parés pour ces quelques semaines de télétravail ! Bon courage à tous et portez vous bien  !