Publié le 7 Oct, 2021

Entrevista anual de desempeño, ¿es posible hacerla a distancia?

Rédigé par Gauthier Chatelain
Deux personnes se serrent la main, illustration du concept d'un exemple d'entretien individuel annuel réussi

La pandemia a la que nos enfrentamos actualmente ha tenido un gran impacto en algunos de los procesos realizados por el departamento de Recursos Humanos de muchas empresas. En este artículo hablaremos concretamente de uno de ellos, la evaluación y entrevista anual de desempeño.

Son muchas las empresas que han decidido mantener algunos de los cambios laborales establecidos en la cuarentena. Una gran mayoría ha decidido seguir con medidas como, por ejemplo, el teletrabajo. Este es uno de los cambios que más se ha implantado en las empresas a raíz de esta pandemia. De hecho, la mayoría han optado actualmente por un método híbrido combinando esta nueva forma de trabajo con la usual en la oficina. Empresas como el BBVA o la consultora Ayesa, proponen a sus trabajadores la opción de trabajar 2 o 3 días desde casa y compaginarlo con el trabajo presencial. 

Sin embargo, esto ha provocado una rápida digitalización por parte de las empresas que ha sido inesperada para muchos departamentos. Por ejemplo, esta transformación en los departamentos de RR.HH ha traído consigo muchas preguntas: ¿Qué pasa con las entrevistas anuales de desempeño? ¿Cómo se puede hacer las evaluaciones? ¿Cómo podemos mantener una buena comunicación con los trabajadores?

Es evidente que es conveniente realizar las distintas fases de una evaluación de manera presencial para conseguir mantener la cercanía. Sin embargo, dada la situación actual, varias empresas se han visto en la necesidad de realizar su entrevista anual de desempeño a distancia. 

Puede ser que este sea tu caso y que este cambio te haya pillado por sorpresa. No te preocupes, te traemos una serie de consejos para que puedas realizar tus evaluaciones a distancia de manera efectiva.

Evaluaciones a distancia: ¿Cómo estar a la orden del día?

En primer lugar, debes tener en cuenta las ventajas que tiene para la empresa realizar una entrevista anual de desempeño. Estas permiten hacer un balance de las competencias de los trabajadores y saber sus necesidades de apoyo. Esto, a su vez, les permite garantizar su eficacia y desarrollo profesional. Es decir, es una oportunidad para evaluar el trabajo realizado durante el año pasado y fijar los objetivos para el año siguiente.

Además, lo favorable para que esta técnica sea eficaz es usar la entrevista como un verdadero intercambio. No debes interpretarlo como un simple documento escrito y rellenado por separado por tu trabajador y su mánager. 

En realidad, no es obligatorio realizar esta entrevista anual de desempeño. Sin embargo, te recomendamos encarecidamente hacerlo ya que es un proceso esencial para realizar una buena gestión de tus equipos.

Recuerda que esta entrevista puede realizarse de manera digital, pero debe dar lugar a un intercambio real de información y debes realizar posteriormente un informe escrito. 

Es decir, para realizar tus entrevistas de evaluación a distancia de manera correcta y eficiente, te recordamos que:

No hay ninguna obligación o forma específica de hacerla. Puedes usar las plataformas y medios que consideres más adecuados. Siempre y cuando se realice un feedback real y no solo realices un documento escrito sin más. 

El informe escrito final debe validarse mediante la firma del trabajador y entregarle una copia del documento al mismo. 

Este método de evaluación es tremendamente útil tanto para la empresa, como para el trabajador y su desarrollo en la compañía.

Cómo preparar a tus trabajadores para una entrevista anual de desempeño digital

Primero tienes que tener en cuenta que, al realizar tus entrevistas de evaluación de manera digital, debes adaptar tu organización. Aunque no se realice en persona, sigue siendo un intercambio formal que persigue ciertos objetivos. Por lo tanto, es necesario asegurarte de que sigue una estructura claramente definida y que se prepara de antemano por los trabajadores y por el mánager. 

A continuación, te exponemos algunas recomendaciones para ayudar a tus trabajadores a la hora de hacer sus entrevistas a distancia: 

Invita a tus trabajadores y los directivos a preparar con antelación las entrevistas. Lo ideal es que comiencen a realizar la preparación aproximadamente un mes antes de la entrevista. Debes tener en cuenta que estarán ocupados y necesitarán ese tiempo para prepararse adecuadamente. Es importante que le dediquen tiempo para tener una buena discusión y un feedback completo.

Por otro lado, debes asegurarte de proporcionarle a todo el personal, la información necesaria para preparar las entrevistas.

Por ejemplo, puedes proporcionarles un kit de preparación. Este debe contener todo lo necesario para ayudarles a reflexionar sobre el año pasado y planificar su próximo año. Por otro lado, debe contener una lista de puntos en los que pensar o una lista de preguntas frecuentes. En cualquier caso, comunícate con tus directivos y sus equipos para que sepan dónde encontrar estos recursos.

La importancia de la comunicación y el seguimiento de una entrevista anual de desempeño

Al realizarlo de manera telemática, tendrás que establecer diferentes alternativas para gestionar las preguntas de tus equipos.

Recuerda incluir los detalles de contacto en sus kits de comunicación. De hecho, también debes proporcionar una dirección de correo electrónico o incluso un chat de Slack dedicado a ello. Elige el método que sea de mayor comodidad para tus trabajadores. Es decir, haz lo posible para que puedan hacer sus preguntas sin miedo y sin saturarse.

Es decir, al igual que con las reuniones físicas, es importante que te asegures de que el intercambio está bien preparado. Algunos programas informáticos, como Javelo, te dirán exactamente en qué punto se encuentra la preparación y realización de la entrevista anual de desempeño. En otros casos tendrás que programar recordatorios en la agenda para asegurarte que lo cumplimenten.

En cualquier caso, te aconsejamos que tengas muy en cuenta la importancia del seguimiento a este nivel. Si algunos empleados tienen tendencia a descuidar u olvidar las funciones de RRHH, el teletrabajo puede incrementar este comportamiento. En conclusión, un buen seguimiento será esencial para lograr una tasa máxima de finalización de tus campañas.

La importancia de digitalizar los procesos

Debido a la distancia, el clásico formulario en papel ya no es una opción para las entrevistas de evaluación del desempeño. Es necesario encontrar una alternativa digital que permita conservar y analizar las respuestas. También debe permitirte realizar el informe del que se debe entregar una copia al trabajador. 

La mayoría de los programas de entrevistas te proporcionarán plantillas para cumplimentar esta función. Asegúrate de elegir una opción que también pueda servir de soporte para la preparación y el intercambio. Por otro lado, es importante que te permita firmar o validar a distancia para confirmar que el intercambio se ha realizado. Y, por último, es vital que garantice el almacenamiento de estos datos también.

Con Javelo, tienes la posibilidad de ver en tiempo real el progreso de las diferentes preparaciones y enviar recordatorios con un solo clic para optimizar al máximo estos procedimientos. Los equipos pueden llevar a cabo toda la entrevista a través de la plataforma. Es decir, desde la preparación hasta la puesta en común de las respuestas, pasando por la validación de los objetivos para el próximo año y la firma final. 

Al final, lo más importante es que encuentres la herramienta más completa y cómoda para tus equipos. Esto no sólo facilitará la gestión de tus campañas, sino que logrará un intercambio de información fluido y constructivo para que tus entrevistas a distancia tengan éxito.

Rédigé par Gauthier Chatelain

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