¿Anual o semestralmente?
Muchas empresas entienden el valor de la evaluación de los empleados y han optado por una entrevista de evaluación del desempeño anual. Sin embargo, en este último año, por ejemplo, ha habido muchos cambios. Ya sea por la marcha de empleados, los cambios de puesto, los cambios de dirección o la pandemia … Esto les hace cuestionarse la necesidad de evaluar y tener un feedback de los empleados con mayor frecuencia.
¿Cómo elegir la frecuencia de la evaluación de los empleados?
El objetivo de la evaluación anual es hacer un balance del año pasado. Al preparar bien la evaluación del rendimiento individual, el empleado hace un balance de su contribución a la empresa y de su evolución desde la última evaluación. También puede servir para pensar en los cambios que les gustaría ver en el futuro y discutirlos con sus mánagers (revisar los objetivos, pensar en nuevas acciones para cumplir los objetivos futuros, etc.).
Estas entrevistas permiten a los directivos ayudar a los empleados a definir sus objetivos. Los directivos y los empleados actualizan y evalúan los objetivos de manera individual, idealmente de forma periódica.
Sin embargo, ¿cómo saber qué tipo de entrevista funciona mejor en cada empresa?
Suelen surgir las siguientes preguntas:
– ¿Qué es una evaluación anual?
– ¿Y la evaluación semestral?
– ¿Y la trimestral?
– ¿Cuáles son los factores a tener en cuenta a la hora de elegir?
La evaluación del desempeño anual
Como su nombre indica, la entrevista de evaluación anual tiene lugar una vez al año. Este formato es el más popular y tradicional. De hecho, el 70% de las empresas prefieren una entrevista de evaluación anual para sus empleados.
Sin embargo, este ejercicio se ha ido convirtiendo más en una carga que en una tarea beneficiosa. Una entrevista de evaluación anual suele ser sinónimo de largos cuestionarios que el mánager debe rellenar para cada empleado. Y el tiempo perdido por RRHH en enviar correos electrónicos recordatorios para recoger todos los cuestionarios y las firmas, es indiscutible.
Afortunadamente, esto ha cambiado. La digitalización de todos estos procesos con la ayuda de un software de entrevistas de evaluación del desempeño anual hará que la ejecución de tus evaluaciones sea mucho más fluida y simple.
De esta manera, es mucho más fácil, tanto para mánagers y empleados, como para el equipo de RRHH, elaborar las evaluaciones individuales. Una herramienta intuitiva implicará mucho más a los empleados en sus evaluaciones, y RRHH centrará su tiempo en analizar los datos que les permitan evaluar objetivamente a los empleados y fomentar su desarrollo.
Sin embargo, es importante también combinar este tipo de evaluación con la creación de una cultura empresarial de retroalimentación y comunicación. No debes esperar a la evaluación anual para obtener feedback de tus empleados y su trabajo o rendimiento. Puede que haya que cambiar algunas cosas, para ello hay que ser capaz de hacer balance a medida que avanza el año. No sólo centrarse en el momento de la entrevista anual de evaluación. Para ello, es absolutamente imprescindible un seguimiento regular y minucioso del progreso de los objetivos de los empleados.
Los departamentos de RRHH de empresas medianas y grandes tienden a favorecer la entrevista de evaluación anual. Puede parecer difícil hacer múltiples evaluaciones con tantos empleados.
Pero para un seguimiento más exhaustivo y continuo del desempeño, se pueden aplicar otros tipos de entrevistas. Empezando por las evaluaciones semestrales.
La evaluación del desempeño semestral
Lo ideal para las evaluaciones o revisiones semestrales es que se realicen una vez al comienzo del año, en enero, y otra a principios de julio.
Las entrevistas semestrales son una revisión intermedia del rendimiento del empleado. Esta comprobación a mitad de año permite supervisar el progreso de los proyectos y detectar problemas o ventajas.
Esta entrevista y el feedback que proporciona son muy beneficiosos. Da lugar a una retroalimentación constructiva, tanto positiva como negativa. Esto permite rectificar la situación si es necesario y, sobre todo, no esperar al final del año para hacerlo. De este modo, ayuda al empleado a sentirse escuchado y apoyado.
La evaluación del desempeño trimestral
Lo ideal es que estas tengan lugar cada trimestre financiero. Las evaluaciones trimestrales se centran en objetivos a corto plazo.
Este método es especialmente adecuado para las empresas de rápido crecimiento. Aquellas que buscan hacer mejoras y seguimientos en un corto espacio de tiempo. Esta forma de evaluar a los empleados sirve para comprobar el progreso de los objetivos actuales. También es una buena forma de planificar posibles correcciones.
También son la mejor manera de obtener información periódica sobre el rendimiento, la evolución y la satisfacción de tus empleados.
La revisión trimestral no pretende ser tan exhaustiva como una evaluación anual del personal. Debe servir sobre todo para perfeccionar la comprensión de las expectativas del empleado sobre el trabajo. De esta manera, el mánager puede detectar tareas y objetivos a corregir si es necesario. Así como eliminar cualquier bloqueo en la consecución de los objetivos.
¿Qué factores hay que tener en cuenta?
Hay varios factores que hay que tener en cuenta a la hora de decidir la frecuencia con la que hay que evaluar a los empleados:
En función de tu cultura empresarial
¿Están tus equipos acostumbrados a un feedback directo y regular?
Si es así, será más fácil establecer una cultura de comunicación y entrevistas periódicas. Además, propiciará un mejor ambiente laboral con una comunicación fluida.
Si no es así, puedes empezar con una evaluación anual bien diseñada. A continuación, incorpora gradualmente revisiones más periódicas, para no abrumar a tus empleados.
Evalúa tus necesidades de datos para tus KPI’s de RRHH
Un Indicador Clave de Desempeño (KPI) de RRHH te proporciona información clara y concisa sobre varios elementos claves relacionados con la gestión de los recursos humanos. Las evaluaciones son una oportunidad ideal para medir varios indicadores que son esenciales y controlar el rendimiento y el compromiso de los empleados.
Los datos solicitados variarán en función de las necesidades del departamento de RRHH en cuanto a datos para la toma de decisiones y la presentación de informes a la dirección. Para ello, puedes evaluar el rendimiento mediante el seguimiento de los objetivos de cada equipo, y el nivel de satisfacción y compromiso mediante encuestas periódicas.
Ten en cuenta la relación mánager-empleado
Los mánager que gestionen menos empleados pueden dedicarle más tiempo a su supervisión y tendrán mayor comunicación con su equipo. Evidentemente, este es un factor que hay que tener en cuenta a la hora de determinar la frecuencia de sus entrevistas.
Determina si las evaluaciones se emplean para hacer un seguimiento de la remuneración o del desarrollo del empleado
Si sueles realizar una revisión salarial específica para comentar con tus empleados posibles aumentos, bonificaciones, etc. Estas evaluaciones pueden ser independientes de la entrevista de desempeño.
También pueden tener lugar durante la misma entrevista, pero con un tiempo específico dedicado a cada uno de estos dos aspectos. Esta segunda opción es interesante, ya que permite aportar datos cualitativos a la hora de poner una cifra al aumento.
Ten en cuenta cuándo se incorporó el empleado
Además de una entrevista de evaluación del desempeño anual, puede ser interesante ofrecer a los nuevos empleados una primera evaluación a los 60 días de su llegada. Facilitarás su integración y recogerás las primeras impresiones de la empresa y de su entorno de trabajo, sin esperar a su evaluación anual del rendimiento.
Debes considerar el ritmo de crecimiento de tu empresa
¿Tu empresa es joven y/o está creciendo rápidamente? ¿Esperas sufrir cambios estructurales y de otro tipo? ¿Has contratado recientemente a nuevos inversores y has recibido nueva financiación?
En ese caso, la opción más interesante para su empresa es, sin duda, considerar la aplicación de la evaluación de los empleados con mayor frecuencia. Una entrevista de evaluación anual por sí sola no te dará una imagen completa y relevante de la situación de tu empresa. Aún menos del rendimiento real de sus empleados si te encuentras en una época de cambios y evolución.
Sea cual sea el tipo de evaluación del desempeño que decidas aplicar, no olvide hacer pruebas. Mira cómo responden tus trabajadores a los distintos formatos que adoptas. Es posible que después de probar las revisiones trimestrales, una evaluación anual de los empleados sea más adecuada, o viceversa.
Afortunadamente, existen plataformas de gestión de evaluaciones del desempeño que permiten realizar varias campañas de evaluación al año. Con estos softwares podrás gestionar de forma centralizada todas las entrevistas y los rituales de RRHH, así como, analizar fácilmente todos los datos obtenidos.
