Saber gestionar los equipos no es una habilidad innata ni fácil. Y no es precisamente el teletrabajo lo que lo ha facilitado. De hecho, el aumento de esta metodología de trabajo ha obligado a las empresas y sus directivos a reinventarse. La gran mayoría se ha adaptado delegando y descentralizando más en sus equipos.
Esta nueva forma de trabajar ha cambiado permanentemente las expectativas de los empleados hacia sus mánagers. Los directivos se ven en la posición de asumir más que nunca el papel de entrenador, siempre a la escucha y disponible para guiar a su equipo, a pesar de la distancia.
¿Qué significa entonces gestionar un equipo de teletrabajo? Tanto si tienes experiencia como si eres nuevo en el papel de gestor, aquí tienes una lista de los puntos esenciales para guiar a tu equipo a distancia.
Guiar en lugar de vigilar
En el teletrabajo es aún más complicado que en un entorno físico el querer situarse detrás de cada empleado para comprobar su trabajo. Debes confiar en que cada miembro de tu equipo realiza sus tareas y darles responsabilidades. Tu papel ya no será el de validar cada etapa, sino aconsejarles sobre la metodología de trabajo y las dudas pertinentes. Cuanto más confianza tengan, más independencia laboral y mayor tendencia a querer solucionar sus problemas por su cuenta. A cambio, al delegar las decisiones, liberarás un tiempo valioso que te permitirá prestar apoyo donde más se necesita.
Gestionar con objetivos claros y a corto plazo
La realización o no de los objetivos individuales y colectivos a largo plazo es el resultado de las acciones que se realizan a diario. Es por ello, que es preferible que dentro de estos objetivos a largo plazo se establezcan también otros más simples y a corto plazo. Por ejemplo, metas cuantitativas (llamar a 10 clientes) y acciones concretas (publicar el informe mensual) que deben alcanzarse en un plazo determinado.
Este proceso tiene muchas ventajas. Será más simple que tú y tu equipo os pongáis de acuerdo sobre las tareas que cada uno tiene que realizar en los próximos días/semanas. Como gestor o mánager, podrás ver fácilmente en qué punto se encuentra tu equipo en el progreso de las tareas sin tener que microgestionar a cada miembro (algo que rara vez se aprecia en circunstancias normales y menos aún en el teletrabajo). También podrás detectar los problemas que se han retrasado y necesitan tu atención. Al final, identificarás y corregirás algunos problemas con mayor rapidez y limitarás el impacto en proyectos de mayor envergadura.
Gestionar con firmeza los desafíos
Funcionar bien en el teletrabajo significa encontrar una organización que permita a su equipo remoto rendir tan bien como lo haría en el trabajo físico. Por lo tanto, es importante mantener un cierto nivel de expectación. Al mismo tiempo, también hay que mantenerse abierto y hablar con los trabajadores para entender las razones de un posible descenso del rendimiento. ¿Quizás la persona ha dedicado menos tiempo y energía a un tema? También puede deberse a una sobrecarga de trabajo o a una mala organización (a nivel individual o de equipo). El contexto actual también puede hacer que su trabajo sea más complejo. Sin embargo, también puede esconder otras razones. Será necesario escuchar y prestar atención a los detalles. Ten en cuenta que un descenso en el rendimiento puede ser un signo de desmotivación o desvinculación. En algunos casos hasta reforzado por el aislamiento.
Sé transparente y demuestra sobre todo que desafías a tus compañeros. Eso sí, no con el fin de dificultarles el trabajo, sino para entender cómo ayudarles.
Mantener una actualización periódica individual y de equipo
El hecho de que ya no veas a tu equipo no significa que sólo debáis hablar por correo electrónico. No esperéis a «veros en persona» para celebrar reuniones de equipo. Estas son esenciales para mantener la cohesión y una buena dinámica, especialmente a distancia.
Un breve intercambio, aunque sea de unos minutos, con la cámara encendida, es suficiente para empezar el día. Es importante empezar con una conversación informal. Esto fomentará que todos tengan ganas de levantarse cada mañana y trabajar con sus compañeros. Puedes probar diferentes formatos para encontrar el que más te convenga.
En el teletrabajo también es esencial una conversación semanal a solas con cada miembro. De este modo, se dispone de tiempo para hacer un seguimiento del empleado y de su trabajo. Esta reunión te permite supervisar regularmente su rendimiento. También es el momento de hablar con ellos sobre sus ideas, su estado de ánimo actual o sus dificultades. Cuando se teletrabaja, es muy fácil no comunicar por miedo a molestar y saturar a los interlocutores. Es por ello que tus trabajadores necesitan ese tiempo en el que saben que le estás escuchando.
El feedback es tu aliado
Al igual que lo haría naturalmente en presencial, es importante dar retroalimentación a tus teletrabajadores. Recuerda dar una respuesta positiva: la distancia tiende a deshumanizar los intercambios.
Para mantenerse motivados y comprometidos, tus empleados necesitan que se les reconozca su esfuerzo. Acuérdate de agradecerles regularmente el trabajo bien hecho y de felicitar sus iniciativas. También puedes hacer feedbacks 360º. Este permite que un empleado reciba también la opinión de sus compañeros sobre sus cualidades. Los comentarios positivos hacen que los empleados se sientan valorados y aumentan su motivación. A veces, el aislamiento puede provocar que se dude de las habilidades o del significado del trabajo.
El feedback también permite ayudar a tu equipo a progresar incluso a distancia. Destacando los puntos fuertes pero también las áreas de mejora. En cualquier caso, asegúrate de vincular tu comentario a un objetivo o misión específicos. Debes ser lo más concreto posible. Por ejemplo, «Has trabajado muy bien con este cliente», «La próxima vez, podrías trabajar este punto para tener más impacto», etc.
Merece la pena el esfuerzo
En términos de apoyo, control del rendimiento y bienestar de los empleados, el teletrabajo es un reto adicional. Sé humilde y honesto con tu equipo y tus superiores. Estás en un proceso de aprendizaje, gestionar equipos en teletrabajo no es lo mismo que presencial, todos tienen que aprender. Debes pedir la ayuda que necesites. Esto puede hacerse mediante comentarios, nuevas herramientas para facilitar el seguimiento o simplemente financiando una formación específica. La distancia puede parecer una dificultad en cuanto a la gestión, pero también es una oportunidad. Gestionar bien un equipo a distancia te convertirá en un gran gestor y mánager.
Con Javelo, puedes establecer fácilmente objetivos para gestionar tu equipo. Los empleados pueden actualizarlos en tiempo real, para una mayor transparencia y un seguimiento más ágil. Con el feedback, ayudas a tus empleados a valorar sus puntos fuertes y potenciar su motivación y rendimiento. Descubre cómo hacerlo aquí.
