Es posible que hayas experimentado el teletrabajo por primera vez en marzo de 2020. Probablemente hayas tenido que hacer algunos ajustes iniciales para saber cómo organizar tus días y tu espacio para ser eficaz en casa.
Como la mayoría de los trabajadores, has encontrado la manera de trabajar «correctamente» en casa. Pero probablemente seas consciente de que algunas cosas no son lo ideal. Por ejemplo, tu espacio de trabajo, tu capacidad para avanzar sin distracciones o tu facultad para desconectar del trabajo.
¿Te sientes identificado? Presta atención a estas recomendaciones para solucionar todo esto y sentirte cómodo con el teletrabajo.
A continuación, te presentamos 17 consejos para un lograr un teletrabajo eficaz:
1. Planifica tu espacio de teletrabajo
Para empezar, sabemos que trabajar en el sofá o incluso en la cama puede ser una tentación, pero es obvio que esta no es la mejor opción. Pregúntate: ¿Cuál es el mejor lugar de la casa para concentrarse cuando teletrabajas? Lo ideal es tener una habitación cerrada para ti solo para poder estar tranquilo(a). De lo contrario, elige el lugar en el que te sientas menos perturbad(a)o y más concentrado(a).
Organiza y prepara este espacio, si es posible con un escritorio o mesa cerca de una fuente de luz natural. Si tu única opción es un sofá, piensa en comprarte un soporte para el ordenador portátil para obtener un mínimo de comodidad. En cualquier caso, debes evitar la cama, sino estarás reduciendo los límites entre el tiempo de trabajo y el de descanso.
Poseer un espacio dedicado al teletrabajo no sólo te permitirá celebrar reuniones con tranquilidad y evitar distracciones, sino también establecer un límite claro entre el trabajo y la vida personal.
2. Evita los problemas técnicos y prepara tu equipo
«¿Qué necesito para ser tan eficiente en casa como en la oficina?»
Es posible que en alguna ocasión hayas echado en falta tu doble pantalla o tu teclado cuando teletrabajas, esto demuestra que algunos equipos de oficina también te harían ser más eficiente en casa. Es decir, tienes que equiparte. De hecho, lo ideal es tener todo el equipo por duplicado, sobre todo si trabajas de manera híbrida, para no tener que cargar con todo de un lado para otro.
No te preocupes, hay varias soluciones. Es posible que en tu oficina sobren cargadores, adaptadores, monitores y auriculares de más. Pregunta si te los pueden prestar. De lo contrario, comprueba si la empresa puede comprarte un equipo o reembolsarte parte del equipo que compres. Por lo general, suelen ser comprensibles y entienden que es una petición totalmente legítima. Se entiende que la empresa debe proporcionar o financiar el equipo relacionado con la actividad laboral, independientemente de dónde se haga.
Por otro lado, quizás tu conexión a Internet ya te haya desesperado por completo después de un quinto fallo en una videollamada, ¡ya es hora de encontrar una solución para una buena conexión a Internet para teletrabajar! ¿No tienes fibra? Que no cunda el pánico, hay otras alternativas. En algunas zonas con poca cobertura para la fibra o ADSL, los principales operadores ofrecen cajas 4G que pueden ofrecerte una mayor velocidad. Igualmente, también tiene la opción de conectarte con un cable ethernet en lugar de wifi, o configurar tu wifi con 5GHz para una mejor señal.
Una vez más, no dudes en hablar con tu mánager para ver qué es posible, destacando el impacto en tu eficiencia.
3. Vístete para trabajar.
Puede parecer obvio, pero llevar ropa «profesional» es importante. Te permite hacer una transición del mood de trabajo al de descanso. También te ayudará a mantener un estilo de vida saludable y a aumentar tu estado de ánimo. Así que olvídate del pijama, elige un outfit sencillo y cómodo que también será adecuado para tus reuniones por videoconferencia, por ejemplo, unos vaqueros y una camiseta.
4. Mantener unas rutinas diarias
Cuando teletrabajas, es importante mantener ciertas rutinas diarias. Ya sea la ducha por la mañana o el desayuno, estas rutinas marcan el ritmo del día y te preparan para el trabajo. Mantenerlas te ayudará a tener ciertas costumbres que componen una rutina saludable. En cuanto a los desplazamientos diarios, ¿por qué no sustituirlos por unos estiramientos, un paseo o un poco de yoga?
En cualquier caso, incluye un pasatiempo o una actividad física en tu día para mantener el ánimo y cambiar de aires.
5. Define y comunica tu horario de teletrabajo
Para evitar que las jornadas se alarguen demasiado, define claramente las horas que vas a trabajar. Esto te permitirá tener una idea clara de cuándo empezar a trabajar y cuándo parar. También puedes establecer tus objetivos del día y el tiempo asignado a cada tarea. Esto te empujará a estar más concentrado y ser más eficientes la vez que evitar que pierdas el tiempo con tareas innecesarias. Intenta respetar cada franja horaria y no salirte de ella. Cuanto más tiempo te permitas tardar en una tarea, menos eficaz serás.
Por otro lado, también es importante que cuando te organices bien, comuniques tu horario. Tus compañeros necesitan saber cuándo pueden ponerse en contacto contigo y cuándo no deben molestarte. Te aconsejamos que también lo hagas con tu familia y amigos para evitas distracciones. De esta manera conseguirás hacer más cosas en menos tiempo y aprovecharás mejor tu tiempo libre.
Existen muchas herramientas sencillas que te ayudarán a ello. Algunas como Trello o Notion sirven para anotar tus tareas, de modo que puedas compartirlas con tus compañeros y organizarte con ellos.
6. Padres, planificad quién cuidará de los niños
Queridos padres y madres, es posible que hayáis intentado teletrabajar y cuidar de vuestros hijos al mismo tiempo. Sabemos que puede ser una misión imposible. Por supuesto, hay muchas opciones de guardería disponibles, pero puede que no sean asequibles para todo el mundo. Si tú y tu pareja sois flexibles en cuanto a horarios, una solución puede ser trabajar por turnos: empezar antes o terminar más tarde y turnarse para cuidarlos.
También será positivo ser transparente con tus contactos. Tus compañeros suelen ser comprensivos si trasladas una reunión en el momento de la siesta de tu hijo. Puede ser que tengan las mismas dificultades si son padres. En caso contrario, hablar de ello hará que sean más conscientes de tus limitaciones y por ello más compresivos.
7. Establece reglas con los que te rodean
Como hemos comentado anteriormente, es importante establecer algunas reglas con los que te rodean. Debes dejar claro que necesitas tranquilidad y concentración. De hecho, es preferible que le pidas a tu familia o amigos que no entren en la habitación en la que trabajas a menos que sea una emergencia. Otro problema que puedes evitar hablando con ellos es la falta de conexión a Internet. Informa a los demás convivientes con antelación de cuándo vas a necesitar más ancho de banda para que puedan evitar actividades que requieren muchos datos. Te ahorrarás la frustración de que tu reunión de Zoom se interrumpa cada 30 segundos porque tu familia está viendo Netflix y Disney Plus en tres pantallas diferentes a la vez.
8. Variar las tareas y las posturas para salir de la rutina del teletrabajo
¿Tienes que hacer una llamada? ¿Un informe que escribir? ¿Una videollamada con un cliente? Estas diferentes tareas no requieren el uso de las mismas herramientas. Piensa en dividir tus actividades en subcategorías, es decir, variar tus tareas lo suficiente para evitar la monotonía. De hecho, otro consejo es que si tienes un espacio de trabajo amplio lo aproveches. Muévete por la habitación y cambia de postura para cada subcategoría de tareas identificada. Si tienes una llamada, levántate y anda por la habitación. Sin embargo, para escribir un informe es mejor que te sientas en tu mesa. Atribuye a cada tarea una postura y así evitarás muchos dolores de espalda. Puedes estar seguro de que tu nivel de concentración y de forma física mejorará.
9. Mantén la comunicación con tus compañeros de trabajo
Caer en el aislamiento mientras se teletrabaja es bastante fácil, pero una buena comunicación con tu equipo también lo es. Con las herramientas y los rituales adecuados, te garantizo que serás más productivo, enérgico y cómodo con la ejecución de tus tareas. Crea un calendario para ti en Google Calendar y compártelo con tu equipo para que estén informados del progreso de tus tareas. Define los objetivos en función de tus compañeros y mantenerlos actualizados.
10. No los sobrecargues
No llames a tu jefe para decirle que pasas a otra tarea. Tampoco bombardees a tu equipo con mensajes pidiéndoles opiniones sobre tu trabajo. Encuentra el equilibrio adecuado, simplemente asegúrate de que tú y tu equipo están coordinados con las tareas, la disponibilidad y la falta de disponibilidad. Asegúrate de dar suficiente información, sin pasarte hasta el punto de perjudicar su organización y productividad.
11. Sé honesto con tu equipo y con tu jefe sobre tu estado de ánimo. No tengas miedo de pedir ayuda
Algunas personas experimentan el teletrabajo mejor que otras. Es importante que seas sincero sobre cómo te sientes. ¿Tienes un bajón que te bloquea en tu trabajo? No dudes en hablar con tu jefe o con tu equipo. ¿Te siente solo y no te concentras? Habla de ello, o tu estado de ánimo puede repercutir en tu capacidad de trabajo. Un equipo debe estar cohesionado y sus miembros deben apoyarse mutuamente para avanzar juntos. Su equipo está ahí para ayudarle cuando lo necesite. Acuda a ellos para cualquier problema que afecte a su nivel de productividad. Por último, piensa en establecer rituales de intercambio como el feedback positivo. Esto es muy útil para garantizar el bienestar de cada miembro de tu equipo telemáticamente.
12. Mantener momentos informales de convivencia
La cultura de la empresa se forma en los momentos en los que socializas en persona. Pero independientemente de ello, el teletrabajo está lejos de ser un obstáculo para mantener un buen ambiente laboral. La sociedad actual vive de la tecnología digital, que ofrece alternativas a casi todo. Planifica videollamadas periódicas para hablar de todo menos de tu trabajo. Crea canales de chat con tus compañeros para recrear el ambiente amistoso que te impulsaba en la oficina. Es esencial mantener un vínculo social estableciendo momentos por ejemplo para un café o un aperitivo virtual.
13. Hacer ejercicio y tomar el aire
Puede que no te des cuenta, pero desplazarte de tu casa a la oficina, ir a tomar un café de vez en cuando, salir a comer con los compañeros, todo eso te hace hacer ejercicio y te recarga las pilas. Quedándote en casa ahorras mucho tiempo, pero no caigas en la trampa. Dedica parte de este tiempo a hacer ejercicio (flexiones, sentadillas, abdominales, estiramientos). Sal de casa, da un paseo, toma el sol para obtener vitamina D y energía positiva. No pienses que es una pérdida de tiempo: sólo 20 minutos al día son suficientes para recargar relajarte un poco y cambiar de aire.
14. Teletrabajar a tu propio ritmo
La posibilidad de trabajar con tus tiempos es probablemente la mayor ventaja del teletrabajo. Eres libre. Libre para fijar tu propio horario, libre para organizarte como quieras. El único consejo que te damos es que aprendas a identificar los momentos del día en los que estás más concentrado. Cuando sepas cuales son, prioriza trabajar en las cosas más importantes en esos momentos. A la inversa, identifica tus momentos de cansancio y falta de concentración y ponte a otras cosas es esos períodos. Por ejemplo, planifica una reunión con tu equipo, toma un café, haz ejercicio o descansa. Piensa en adaptar tu vida profesional a tu vida personal para evitar cualquier frustración.
15. En tu tiempo libre, desconecta y disfruta
Define tus tiempos de descanso y cúmplelos. El teletrabajo puede provocar que los periodos de descanso se olviden y todos solemos quejarnos de no tener suficiente tiempo para nosotros mismos. Es importante que cumplas con la hora de inicio, la hora de finalización, los descansos establecidos. Además, dedica esos descansos a las actividades para las que a menudo te sientes frustrado por no poder dedicarles tiempo. Desconecta por completo, no estés disponible y ni se te ocurra tocar tu teléfono ni tu portátil de trabajo.
16. Entrena
Si te resulta difícil concentrarte y mantener la eficacia a lo largo del día, busca tutoriales y formación en Internet. Hay muchas formas de trabajar la concentración o métodos para aumentar la productividad. La gran mayoría de ellos son gratuitos y de libre acceso, como por ejemplo los que encontraras en OpenClassrooms.
17. Sé positivo
Sabemos que el teletrabajo ha sido un reto para muchos, especialmente en los primeros meses. Sin embargo, es importante que no olvides también los aspectos positivos que tiene. Tomate 5 minutos para enumerar las cosas que te gustan del teletrabajo. A nivel profesional, por ejemplo, tiene beneficios como: la organización más flexible, la autonomía y la confianza.
Por otro lado, a nivel personal, también es una oportunidad para invertir más en tu vida privada y organizarte para tener más calidad de vida. Ten en cuenta que el tiempo que no pasas en un transporte ahora lo puedes dedicar a tu actividad favorita. También es una oportunidad para pasar más tiempo con tus familiares y amigos.
En conclusión, ver todos los beneficios que teletrabajar aporta a tu vida diaria te ayudará a mantener la positividad, afronta tus días de teletrabajo ¡con entusiasmo!
Para terminar, aunque en esta guía te resumimos las prácticas esenciales para la eficacia trabajando en casa, también es importante tener en cuenta tu propia forma de trabajar. Es decir, ve probando nuestros diferentes consejos y ve viendo cuáles te convienen más para tu forma de teletrabajar.
Siguiendo estos pasos y adaptándolos a tu vida diaria conseguirás avanzar con eficacia y tranquilidad en tus tareas, mientras aprendes también a desconectar en tu tiempo libre.
