Cómo realizar un onboarding a distancia

Cómo realizar un onboarding a distancia

¿Quién iba a imaginar que en 2022 la gran mayoría de las actividades pudieran ya realizarse de manera virtual?

Desde reuniones con la familia o amigos, calls con los compañeros de trabajo, hasta los deportes online o cursos. Esto también se extrapola a los recursos humanos de las empresas. Hoy en día, multitud de herramientas digitales son utilizadas a la hora de reclutar nuevo talento en las empresas. Sin embargo, la posibilidad de realizar un onboarding de manera online es algo que se ha propiciado mayormente en los últimos años.

Las gestiones empresariales a distancia son cada vez más habituales, sobre todo en el ámbito de la contratación e incorporación. La contratación e incorporación de nuevo personal son pasos cruciales en el proceso de integración y no deben descuidarse.

Sin embargo, realizarlo de manera online puede llegar a ser una tarea desalentadora. Pero…que no cunda el pánico, según varias encuestas, el 87% de las personas están dispuestas a ser contratadas a distancia. Sin embargo, deber tener en cuenta que su llegada a la empresa no será igual que en persona. Hay que estar preparado de antemano para afrontar este reto de la mejor manera posible.

Entonces, ¿estás preparado para convertirte en un experto en cuanto a onboarding online se refiere? Para ello, te proponemos los pasos a seguir para lograr una incorporación a distancia perfecta.

1. Anticipar la llegada del nuevo empleado a la empresa

El éxito de la incorporación a distancia de un nuevo empleado depende de tu capacidad para ponerte en su lugar. Debes tener en cuenta que no conoce bien la organización de la empresa. Es importante que le des toda la información necesaria antes de su primer día y así fomentar una integración rápida y efectiva. Te aconsejamos aplicar estos 4 pasos:

– Una videollamada de 30 minutos para explicarle la organización de los equipos y cómo se desarrollarán sus primeros días.

– Un correo electrónico para validar el envío de su equipo (ordenador portátil, auriculares, nombre de usuario y contraseña, etc.).

– Un correo electrónico con la documentación de presentación de la empresa (misión, historia, valores, etc.). Para ir más allá, tienes opciones como Welcome Home de Welcome To The Jungle. Esta web te da las herramientas para que cada miembro de tu equipo se presente de forma cercana y amistosa.

– Por último, un correo electrónico a todos los equipos internos para anunciar la nueva contratación y su próxima llegada a la empresa.

2. Organizar el primer día a distancia

En su primer día de trabajo, ten en cuenta que no se trata aún de un trabajador independiente. Ya tendrá su propio espacio de trabajo y equipo, pero te necesita. Sólo espera una cosa: que des el primer paso y entables conversación. Para ello, incluye los siguientes puntos en su horario del primer día:

– Un e-café de bienvenida con su mánager para presentarle su equipo, su misión, su ámbito de actuación y sus responsabilidades.

– Una reunión con RR.HH para que se aseguren de que su equipo, sus herramientas, sus inicios de sesión y sus contraseñas funcionan.

3. Integrar el nuevo talento en el equipo y la organización

Para una integración de éxito, es esencial que el empleado desarrolle afinidades con sus compañeros. Entonces, ¿cómo puedes optimizar la integración de un recién llegado?

– Establece un primer intercambio informal con una call con el equipo para reforzar el sentimiento de pertenencia y poder presentarse.

Asígnale un mentor entre los miembros del equipo. Este se encargará de hacer un seguimiento de su incorporación y bienestar con el equipo.

– Organiza una segunda call de equipo durante la semana para hablar ya de temas personales no relacionados con el trabajo.

– Intégralo en un chat de equipo tipo Slack para que pueda mantener el contacto con los compañeros.

Para una cálida bienvenida, puedes presentarle la cultura de la empresa y todos sus componentes. De esta manera, se sentirá bien integrado e informado acerca de la empresa y sus miembros. Una solución de vídeo como Kannelle permite hacer vídeos de presentación en 15 minutos, simplemente con tu móvil.

4. Haz que la experiencia sea divertida y relajada

Asegúrate de que su incorporación no es una sucesión de reuniones laborales. Al principio, debes centrarte en conversaciones informales. Saber dónde has ido de vacaciones recientemente, hablar del último restaurante al que has ido o de tu equipo de fútbol favorito puede ayudar a los demás a saber quién eres y a desarrollar una relación amistosa y de confianza. Te traemos dos ejemplos que pueden ayudar:

– Organizar e-cafés informales con empleados seleccionados al azar. Esto le dará la oportunidad de conocer a miembros de otros equipos con los que no tiene oportunidad de trabajar o conocer. Es suficiente con organizar estos cafés una vez a la semana durante 15-20 minutos. Esto fomentará el descanso y la integración a su vez de todos los miembros de la empresa.

– Establece un objetivo/reto para el nuevo empleado. Este debe estar relacionado con su misión en la empresa. Por ejemplo, para la incorporación de un nuevo comercial, puede desafiarle a concertar 10 citas con clientes en una semana. Esto lo mantendrá motivado.

5. Mantener un seguimiento en los meses siguientes a su llegada

No des por sentada la integración del empleado una vez que haya terminado su onboarding. Incluso después de varios días o incluso semanas en la empresa, rara vez se está completamente integrado. Lo único que debes hacer es adoptar algunas prácticas para un seguimiento eficaz sin que te suponga demasiado tiempo:

– Una evaluación sorpresa después de un mes en la empresa. De esta manera el empleado tiene la oportunidad de compartir sus sentimientos sobre su integración y proponer mejoras.

– Reuniones a finales de la semana para informar sobre los puntos de satisfacción y frustración.

– En la medida de lo posible, una revisión diaria/semanas con el equipo. Te recomendamos hacerlo incluso fuera de la incorporación, como prácticas habituales de la empresa. La idea es revisar regularmente la organización del equipo y las tareas a realizar conjuntamente.

– Varios almuerzos de empresa y de equipo para mantener el contacto informal.

6. Onboarding remoto probado y testado en Javelo

Nosotros mismos pudimos probar este método con uno de nuestros empleados. François fue reclutado e incorporado durante la cuarentena de la pandemia.

La opinión de Clotilde, responsable de RRHH de Javelo:

«Especialmente en medio de una crisis sanitaria, era esencial estar en contacto regular con François. Incluso antes de su llegada debíamos explicarle claramente la evolución de nuestras medidas para hacer frente a esta crisis. Su incorporación a distancia fue un verdadero reto en cuanto a su integración en nuestros equipos. Por eso nos centramos en tres prácticas. La primera fue organizar intercambios regularmente mediante calls y vídeos (y no por teléfono). Es importante ponerle cara a los nombres de las personas con las que nos relacionamos. Esto facilita inevitablemente el contacto y la afinidad. La segunda fue organizar Random Coffees, es decir, reuniones aleatorias con los empleados de Javelo en forma de e-cafés. Por último, se realizaban llamadas diarias con su equipo de que todo iba bien».

La opinión de François, director de ventas de Javelo:

«Al principio, me preocupaba mi incorporación porque, como comercial, doy mucha importancia al contacto humano. Afortunadamente, el equipo de Javelo se implicó mucho en mi onboarding. Se realizaron multitud de llamadas telefónicas y videollamadas. El uso de herramientas como Google Meet y Zoom me ayudó mucho y logré una integración muy buena teniendo en cuenta la situación.»

¡Ahora depende de ti!

Los consejos que hemos visto en cada etapa son soluciones sencillas que pueden mejorar en gran medida el onboarding a distancia. Depende de ti adaptarlos a la cultura de tu empresa y a las herramientas que utilizas internamente.

En Javelo, obviamente, utilizamos nuestra herramienta de evaluaciones, que nos permitió establecer fácilmente controles regulares para supervisar la integración de nuestros nuevos empleados. Lo más importante es que tengas la seguridad de que puedes llevar a cabo una incorporación a distancia de alta calidad.

Nosotros mismos hemos aplicado estos métodos y nos han dado muy buenos resultados. Es por ello que hemos querido compartirlos contigo por si pueden serte de utilidad. Confiamos en que estos truquitos hagan que tus nuevos empleados tengan un buen onboarding en la empresa, incluso a distancia.

Gauthier Chatelain

Share This