Réussir ses entretiens professionnels, impliquer ses équipes dans l’échange. En faire un moment clé pour le parcours professionnel de ses salariés. Voilà un challenge de taille ! Et ce doit être le vôtre.
Pour cela, il est essentiel de penser l’expérience de bout en bout. De la conception de l’entretien jusqu’au suivi de vos campagnes, en passant par la communication faite à vos équipes. A chaque étape, appliquer certaines bonnes pratiques vous permettra de mener à bien des campagnes d’entretien professionnel optimales qui suscitent l’adhésion de vos collaborateurs. Une fois que vous avez saisi l’enjeu et le contenu de cet entretien professionnel, ce qui paraissait être une contrainte devient une réelle source de motivation et de résultats.
1. Quels sujets aborder durant l’entretien professionnel ?
Pour réussir ses entretiens professionnels, allez au-delà des sujets obligatoires d’un point de vue légal. Il est important d’identifier les attentes des collaborateurs. Quels sujets souhaitent-ils aborder durant l’échange ? Quelles actions espèrent-ils de votre part suite à l’entretien ? Répondre à ces interrogations vous permettra de définir les grands axes à aborder et le temps consacré à chaque sujet. Vous pourrez également identifier des sujets plus spécifiques que vos collaborateurs souhaiteraient aborder.
Vous savez déjà que le salarié voudra évoquer les points suivants en lien avec son parcours professionnel :
2. Comment connaître les attentes des collaborateurs pour réussir ses entretiens professionnels ?
Il peut y avoir de nombreux sujets plus précis qui pourraient intéresser votre salarié. Parfois ces sujets peuvent porter sur des détails très pratiques :
“Quels sont les programmes de formation auxquels j’ai droit ? Quelles sont les possibilités de financement par l’employeur ?”
Chaque situation est unique et chaque collaborateur aura des attentes différentes. En amont de vos campagnes, interrogez vos équipes sur leurs attentes vis à vis de l’entretien. Vous pouvez par exemple effectuer un sondage en leur demandant de hiérarchiser différents sujets par ordre d’importance. Vous aurez ainsi une meilleure vision globale des points essentiels à aborder et du temps à leur consacrer.
Cela les aidera également à mieux préparer l’entretien. Absorbés par leurs missions du quotidien, ils ont rarement le temps de se poser pour réfléchir à leur parcours professionnel. Leur demander de préparer l’entretien permettra d’animer cette réflexion. Le collaborateur arrivera à l’entretien avec des attentes plus précises concernant son évolution et notamment ses attentes en termes de formation. Veillez à solliciter les salariés pour cette démarche de manière positive et bienveillante, comme évoqué précédemment.
Les managers sont également vos alliés. Ils peuvent être de véritables ambassadeurs pour motiver les équipes à bien préparer leurs entretiens. Commencez donc par échanger avec eux sur le sujet. Cela permettra de définir la meilleure méthode de communication sur l’entretien auprès des équipes. Vous pourrez valider ensemble la manière dont ils feront la promotion de l’exercice auprès d’elles. Conseillez-les également sur la manière de bien suivre la préparation de l’entretien par les collaborateurs.
Ces discussions avec les managers sont aussi l’opportunité parfaite pour les aider à bien faire la distinction entre l’entretien annuel et professionnel, sujet qui prête parfois à confusion. En communiquant clairement pour bien faire comprendre en quoi consiste l’entretien professionnel, vous aiderez les managers comme les collaborateurs à bien préparer l’exercice pour en tirer le meilleur.
3. Réussir ses entretiens professionnels : Comment construire un modèle d’entretien pertinent ?
Pour assurer des échanges fluides et passer en revue tous les points, nous vous conseillons d’adopter pour l’ensemble des entretiens une même trame.
Celle-ci permettra d’apporter de la dynamique aux discussions, d’évoquer tous les sujets essentiels et d’identifier les éléments nécessaires pour décider d’un plan d’action pertinent.
Certains points peuvent être approfondis en fonction des spécificités de l’entreprise et des besoins d’accompagnement et de formation des salariés. Veillez toutefois à trouver un équilibre dans le nombre de questions pour ne pas alourdir l’entretien.
Rappelez le but de l’entretien, axé sur le développement personnel du collaborateur et le plan de carrière. Il doit accompagner le collaborateur dans son évolution et vous permettre identifier les besoins de formation. Vous devez également rappeler au collaborateur son droit à bénéficier d’un accompagnement avec le Compte de Formation Professionnelle (CPF).
Nous vous recommandons de diviser votre trame en plusieurs parties. Cela vous permettra de bien séparer les différents thèmes et éviter les oublis. Nous vous proposons de suivre l’un de nos modèles qui vous permettra de passer tous les sujets en revue en suivant 3 axes :
parcours et aspirations de votre salarié, sa mobilité et ses souhaits d’évolution, et le plan d’action pour apporter l’accompagnement pertinent.
Collaborateur et manager sont invités un mois avant l’entretien à préparer l’échange à l’aide de votre questionnaire.
Le jour de l’entretien, ils discutent des différents sujets et s’accordent sur l’accompagnement à mettre en place. A l’issue de l’échange, les deux parties valident le plan d’action.
Ils signent ensuite le compte rendu de l’entretien. Ce CR vous servira de preuve du respect de vos obligations en tant qu’employeur.
4. Comment améliorer vos questionnaires ?
Avant de déployer vos campagnes, assurez-vous que le modèle d’entretien que vous avez construit correspond aux attentes de vos équipes. Passez-vous en revue tous les points nécessaires ? Evoquez-vous les sujets souhaités par vos salariés ? La formulation des questions est-elle claire et permettra-t-elle de fournir des réponses sans ambiguïté ?
Pour le savoir, demandez des feedbacks aux managers et aux équipes sur vos trames d’entretien. Ils pourront vous fournir des suggestions d’amélioration pertinentes. Cette pratique vous permettra aussi d’inscrire l’entretien dans une logique de co-création, avec à la clé des résultats plus pertinents. Pour éviter de sur-solliciter les collaborateurs, vous pouvez sélectionner un petit échantillon test de volontaires pour vous fournir ces feedbacks. Cela simplifiera aussi votre analyse de leurs retours.
5. Testez et faites évoluer votre questionnaire
Une fois le questionnaire validé, testez votre méthode sur le terrain. Pour cela, mettez en place votre nouveau modèle d’entretien sur une partie de vos effectifs ou un groupe pilote. Vous pourrez à nouveau bénéficier de feedback et détecter d’éventuels points à améliorer en vue d’un déploiement global.
Chez Javelo, nous avons ainsi mis en place une campagne de feedback 360 sur une seule équipe. Cette nouvelle méthode a rencontré un grand succès. Les salariés concernés en ont parlé autour d’eux, tandis que les autres équipes ont exprimé leur souhait de bénéficier à leur tour de cette nouvelle méthode de feedback.
Pour réussir vos entretiens professionnels, vous pouvez faire de même . Vous susciterez ainsi l’envie et préparerez le déploiement à grande échelle, en favorisant l’adoption de votre nouveau format d’entretien.
Pour plus de sérénité, nous vous conseillons de vérifier que la version finale de votre questionnaire répond bien à toutes les obligations prévues par la loi. La formulation des textes de loi est parfois floue. Cela pourra nécessiter de vous rapprocher de votre département juridique ou de faire appel à une source externe pour vous assurer que votre questionnaire coche bien toutes les cases d’un point de vue légal.
N’oubliez pas que l’amélioration est un processus continu. Au fur et à mesure de vos campagnes, faites évoluer vos questionnaires. Retirez des éléments non-pertinents et ajoutez-en d’autres. Cette évolution continue permettra également de suivre l’évolution de vos équipes et de l’entreprise et vos questionnaires resteront pertinents.
Pour tout savoir sur l’entretien professionnel, nous vous partageons notre guide de l’entretien professionnel 2021-2022. Vous y trouverez tous les points clés pour être en conformité, engager vos collaborateurs dans les exercices, et actionner rapidement vos résultats pour accompagner le développement de tous vos collaborateurs.
Et maintenant ?
Vous avez toutes les clés en main pour mener des campagnes d’entretiens professionnels à fort impact, qui renforceront les liens avec vos équipes. La démarche de co-création, l’accompagnement renforcé et l’écoute seront de vrais moteurs de fidélisation de vos salariés. L’expérience collaborateur sera ainsi renforcée. Et vous aiderez vos talents à se projeter dans la durée au sein de l’entreprise.
Après avoir mené vos campagnes et défini un plan d’action, arrive l’étape cruciale, sans laquelle vos efforts entrepris jusqu’alors perdront tout leur impact : transformer les résultats de vos campagnes en mesures concrètes.
Dans notre prochaine publication, vous découvrirez comment rentabiliser vos efforts mis dans vos campagnes en apportant une réponse pertinente et personnalisée aux besoins d’accompagnement de vos collaborateurs.
