La digitalisation des ressources humaines a entraîné des grands changements dans le pilotage des différents sujets des équipes RH. Le logiciel de recrutement est ainsi devenu un incontournable des RH pour le sourcing des candidats. Ce fameux ATS, pour “Applicant Tracking System”, a de nombreux avantages : gain de temps, mais aussi amélioration de l’expérience candidat et valorisation de la marque d’employeur.
Si vous hésitez encore à vous équiper, voici les bonnes raisons pour franchir le pas :
I. Un gain de temps considérable
Pour votre équipe RH, le principal avantage d’utiliser un ATS pour le recrutement est le gain de temps. En effet, il va vous permettre de simplifier et d’automatiser un grand nombre de tâches chronophages et répétitives.
a. La multidiffusion des offres
Le recrutement connaît une tension importante et le nombre d’offres d’emplois est clairement supérieur au nombre de candidats qualifiés. Pour assurer votre visibilité et attirer vos futures pépites, il est important de pouvoir diffuser vos offres sur plusieurs plateformes. Cependant la gestion de l’ensemble des offres sur plusieurs plateformes peut vite s’avérer fastidieuse.
Un logiciel de recrutement va justement permettre la multidiffusion des offres. Les RH vont ajouter les offres dans leur outil, qui va automatiquement les diffuser sur les “job boards” sélectionnés. Cela évite de répéter les tâches manuelles, et assure une visibilité maximale des offres en un minimum de temps.
b. La gestion des candidatures
Au-delà de la multidiffusion, l’ATS va aussi centraliser et simplifier la gestion des candidatures. Les recruteurs vont pouvoir traiter et trier l’ensemble des candidats sans basculer entre différents outils. Ils gagnent également en réactivité pour repérer les profils les plus prometteurs et les faire avancer rapidement dans le processus de recrutement.
Outre le gain de temps opérationnel, c’est donc une première opportunité pour soigner son image de recruteur : en contactant rapidement un candidat, vous renvoyez une image positive et montrez que vous lui accordez de l’intérêt.
c. Construire une CVthèque pour anticiper les futurs besoins en recrutement
Un ATS est un moyen idéal pour construire un vivier de candidats pour vos futurs recrutements. Vous allez pouvoir créer votre propre CVthèque, que vous pourrez consulter pour un nouveau poste et potentiellement recontacter d’anciens candidats.
Par rapport aux traditionnelles piles de CV dans un placard, les données dont vous disposez dans un logiciel de recrutement sont centralisées et facilement accessibles. Ainsi pour un poste donné, l’équipe RH peut récupérer rapidement les fiches des candidats pertinents.
À noter également que les ATS vous permettent de vous assurer de la conformité de votre vivier avec la RGPD. En effet, ils facilitent le recueil du consentement des candidats pour la conservation de leurs données (qu’ils peuvent modifier s’ils le souhaitent) et alertent les utilisateurs d’une potentielle expiration des données candidats.
II. Un recrutement collaboratif
Les processus de recrutement ont grandement évolué et il est très rare que l’équipe RH gère seule le recrutement d’un salarié. Le recrutement est de plus en plus collaboratif et fait intervenir le manager, et parfois même la future équipe du candidat.
Cependant, il n’est pas toujours simple d’impliquer les managers. La communication entre les différents interlocuteurs impliqués dans le recrutement est parfois longue et occasionne des pertes d’informations. Non seulement cela est démotivant pour les candidats qui voient le processus s’éterniser, mais cela désengage les opérationnels qui vont vivre la démarche comme une contrainte qui les distrait de leurs autres sujets.
Heureusement, un certain nombre d’ATS facilitent le recrutement collaboratif, à l’instar de Flatchr. Plutôt qu’un outil admin à destination unique des RH, Flatchr permet d’assigner différents collaborateurs à un recrutement, comme les managers. Chacun dispose d’un accès aux fiches candidats pour y laisser ses commentaires et noter le candidat selon une grille d’évaluation commune.
Au final, la friction est réduite du côté des managers qui partagent facilement leurs retours suite aux entretiens, et du côté de l’équipe RH qui a une vue d’ensemble de l’avancement des différents process.
a. Inclure les managers et tous les membres de l’équipe dans les processus de recrutement pour limiter les erreurs de recrutements
Mettre en place un recrutement collaboratif à l’aide d’un ATS présente de nombreux avantages. Le plus évident est de limiter les erreurs de recrutements qui coûtent beaucoup de temps et d’argent aux entreprises.
En effet, vous allez apporter différents avis sur un candidat pour faire un choix éclairé.
Le manager va notamment être capable d’évaluer en profondeur ses compétences métiers et de valider le “fit” humain. Mais aussi évoquer de manière transparente les avantages et difficultés liées à l’offre. Cela réduit le risque de départ prématuré après une prise de poste en raison d’un décalage entre les attentes et la réalité du poste.
Le RH va lui apporter de l’objectivité avec son expertise de recruteur. Et donner un cadre aux managers, en les formant et en leur fournissant des trames d’évaluation adaptées dans son outil.
Il est parfois pertinent d’impliquer d’autres collaborateurs, comme les futurs collègues ou la future équipe d’un manager, afin qu’ils valident leur compatibilité avec le candidat. Dans ce cas, un logiciel de recrutement permettra d’ajouter des évaluateurs et de leur assigner des rôles, pour impliquer plus de monde sans ajouter de complexité.
b. Donner une image positive et faciliter la future prise de poste
Un recrutement collaboratif donne par ailleurs une image positive de l’entreprise et aide à convaincre les candidats. Les salariés sont les meilleurs ambassadeurs de leur organisation. Ils communiqueront avec sincérité aux candidats les raisons pour lesquelles ils aiment leur travail et donneront envie de les rejoindre. Et en attirant des personnes qui leur ressemblent et partagent leurs valeurs, ils contribueront à faire perdurer la culture d’entreprise.
La prise de poste de vos nouvelles recrues sera également facilitée, car elles auront tissé des premiers liens avec leurs futurs collègues. Cela réduira leur temps d’adaptation, et ils se sentiront plus vite à l’aise et pleinement opérationnels.
III. Une marque employeur valorisée
L’expérience candidat et la marque employeur sont des sujets incontournables pour les recruteurs qui veulent sortir du lot et attirer les meilleurs talents. En effet, dans le cas d’un processus de recrutement jugé trop long, un certain nombre de candidats n’hésiteront pas à l’interrompre. A l’inverse, une bonne expérience de recrutement est la meilleure vitrine pour votre entreprise, qui permet aux candidats de construire une image positive de la réalité au sein de l’entreprise.
a. Fluidifier le processus de recrutement :
En s’appuyant sur un ATS, l’équipe RH peut s’assurer de la fluidité de bout en bout de ses processus de recrutement pour une expérience optimale.
La création d’un site carrière attractif et personnalisé permet ainsi de donner une première impression positive lorsqu’un candidat se renseigne avant de postuler. Et en offrant au sein du même outil la possibilité de déposer une candidature spontanée ou d’accéder facilement à l’ensemble des offres, vous augmenterez le nombre de candidatures reçues.
Vous soignerez encore plus votre marque employeur, grâce à un processus rapide et fluide et une considération accrue pour les candidats de la part des recruteurs.
b. Harmoniser l’expérience candidat :
Une gestion efficace des candidatures via un logiciel de recrutement contribue grandement à améliorer l’expérience candidat. Un ATS va permettre à l’équipe RH de gagner du temps à chaque étape du traitement d’une candidature.
Les CVs sont centralisés et facilement partageables, et différents éléments associés aideront à la présélection (matching, vidéo de motivation…). Tous les éléments sont généralement regroupés dans une fiche candidat qui facilite le suivi et la transmission des informations. Les ATS vont également faire gagner du temps dans la communication avec les candidats, en proposant d’envoyer facilement des emails ou sms pour les convocations aux entretiens ou encore les refus ou les réponses suite à une candidature.
Mis bout à bout, tous ces éléments offrent un gain de temps considérable pour la gestion des recrutements, et permettent aux entreprises de créer une marque employeur forte qui aidera à convaincre les candidats !
