Les entreprises ont su s’adapter rapidement pour permettre à leurs équipes de continuer à communiquer en télétravail et rester efficaces. Les chiffres des différentes études montrent d’ailleurs que les collaborateurs sont tout autant voir plus efficaces en télétravail qu’en présentiel. Mais elles montrent aussi que de nombreux salariés sont plus stressés et ont plus de mal à déconnecter, tandis qu’en parallèle progresse un sentiment d’isolement ou de désengagement.
Si le retour au bureau devrait être bientôt possible, le télétravail devrait perdurer durablement, au moins en partie. Alors, maintenant que les équipes ont trouvé comment communiquer en télétravail, si on pensait à BIEN communiquer ? Découvrez avec cette checklist les points essentiels pour bien communiquer avec votre équipe à distance :
Définissez à l’avance des temps dédiés au partage des informations
En télétravail, difficile de savoir quand vos collègues sont disponibles ou au contraire ont besoin de se concentrer. Et avec les différents outils de messagerie instantanée, il est très simple d’aller solliciter vos collègues à la moindre interrogation. Mais cela peut grandement nuire à leur productivité à force de les déranger sans cesse. A l’inverse, il est important que vous ayez accès à toutes les informations nécessaires pour effectuer vos missions. L’idéal est de prévoir des moments courts dédiés à l’échange, soit en individuel soit en équipe. Commencez par exemple la journée par un point d’équipe de 10 à 20 min en vous concentrant sur le partage des informations importantes. Chaque membre peut aussi prévoir différents créneaux dans son agenda où il est disponible pour répondre aux questions de ses collègues. Chacun pourra ainsi se concentrer sur ses tâches tout en faisant circuler les informations nécessaires.
Choisissez ensemble les modes de communication dédiés à chaque sujet
Il n’y a jamais eu autant d’outils disponibles pour partager des connaissances avec vos collègues, entre les channels slacks dédiés ou les salons dans Discord, les bases de connaissance dans un drive ou sur Notion, vous n’avez que l’embarras du choix. S’il est important de choisir l’outil qui vous convient, assurez-vous surtout que toute l’équipe utilise le même outil pour les mêmes usages. Rien de plus frustrant qu’une question d’un collègue sur un élément que vous avez renseigné dans un tableau d’équipe, ou de louper un fichier ajouté à un drive dont vous ignoriez l’existence. Validez en équipe où seront partagés quels éléments. Le manager devra ensuite s’assurer que chacun respecte les usages prévus pour éviter tout cloisonnement ou perte d’information.
Communiquez régulièrement sur l’avancement des tâches de chacun
Faire le récap de ce qui a été accompli par l’équipe chaque semaine permet non seulement de booster la motivation des membres, mais aussi de planifier les actions à mener dans les semaines à venir. Rien de mieux pour cela qu’un email récap envoyé chaque semaine, ou de consacrer un temps à ce sujet en point d’équipe. Chacun a ainsi conscience de ce que les autres membres ont réalisé de leur côté, et pourra identifier les tâches prioritaires pour atteindre les objectifs fixés.
Communiquez de manière égalitaire entre les membres de votre équipe, où qu’ils se trouvent
L’un des défis en télétravail est de faire en sorte que chacun ait accès au même niveau d’information et soit inclus de manière équitable dans les prises de décisions. Avec de plus en plus d’entreprises qui vont tendre vers un modèle hybride bureau/télétravail, il faut éviter de se retrouver avec une équipe à deux vitesses, avec d’un côté les membres présents en physique et de l’autre ceux en télétravail. Que ce soit pour les interactions sociales ou pour les décisions importantes, un collaborateur ne doit pas se retrouver à l’écart. Une décision validée lors d’un point en visio ne doit pas être rediscutée lorsqu’on a raccroché, en se rendant à la machine à café. Il faudra pour cela faire appel à la discipline de chacun et se fixer des règles à respecter. Veillez à ce que chaque moment d’échange en équipe, formel comme informel, soit communiqué à chacun et qu’un lien de vidéo-conférence permette à tous d’y participer. Prenez également l’habitude de faire un compte rendu envoyé aux éventuels absents, afin que toute l’équipe soit sur la même longueur d’onde.
Conservez des moments d’échanges informels
Les collaborateurs à distance ont besoin d’interactions sociales, et ces dernières sont nécessaires pour le bon fonctionnement d’une équipe. Créez donc des moments d’échanges informels qui favorisent la convivialité et soudent les membres de votre équipe. Organisez par exemple des petits déjeuners en vidéo qui permettront de parler d’autres choses que du boulot. Vous pouvez également prévoir des points où les collaborateurs peuvent discuter des bonnes pratiques de leur métier. Chez Javelo par exemple, l’équipe commerciale organise régulièrement des points où plusieurs membres racontent différentes expériences qu’ils ont pu avoir lors de négociations avec des clients. Cela permet de discuter de son travail de manière plus détendue, de s’échanger des conseils et de renforcer les liens entre les collègues.
Testez et trouvez la méthode qui vous convient !
Si de nombreuses actions et de nombreux outils peuvent être mis en place pour bien fonctionner avec son équipe à distance, n’oubliez pas qu’il n’y a pas une méthode miracle ! La meilleure solution sera celle qui convient à chacun des membres. Pour la trouver, il faudra sans doute tester différentes méthodes et ajuster pour trouver l’organisation idéale. Impliquez toute l’équipe dans l’exercice et donnez aux membres l’opportunité de faire des retours sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En faisant régulièrement des points d’étapes et en restant à l’écoute des besoins de chacun, vous trouverez l’organisation adaptée pour une équipe performante, motivée et soudée même à distance !
Grâce à Javelo, vous pouvez suivre chaque membre de vos équipes en fixant des objectifs, créer différents entretiens pour conserver des moments d’échanges, ou permettre à chacun de faire des feedbacks à leurs collègues, pour des collaborateurs reboostés et engagés, où qu’ils se trouvent ! Découvrez comment Javelo s’adapte au télétravail.
