L’entretien annuel d’évaluation entre un manager et son salarié permet de faire le bilan du travail de ce dernier et de fixer le cadre de l’année à venir. Lors de ce rendez-vous managérial incontournable, la trame d’entretien annuel d’évaluation utilisée joue un rôle essentiel.
En effet, que vous utilisiez un logiciel d’entretien annuel d’évaluation ou non, c’est votre modèle de trame qui déterminera la qualité de l’échange et les informations que vous en retirez.
Car il y a une infinité de sujets qui pourraient être abordés lors de l’entretien, et autant de manières de poser une même question et d’y répondre. Vous devez donc prévoir une trame complète qui structure votre entretien et permet d’obtenir des réponses exploitables. Mais dans le même temps, vous devez permettre un échange fluide et agréable, qui ne soit pas trop lourd pour les participants.
Voici les 5 conseils pour vous aider à créer une bonne trame d’entretien annuel d’évaluation :
– Structurez votre trame et hiérarchisez en plusieurs thèmes distincts :
Afin de fluidifier l’échange et de ne pas mélanger les sujets, séparez-les en plusieurs grandes thématiques.
Voici les grands thèmes à aborder dans votre trame d’entretien :
– bilan de l’année et ressenti du salarié
– évaluation et actualisation des objectifs
– projection sur la période à venir (besoins et évolutions souhaitées)
– satisfaction sur le management, la culture et l’environnement de travail…
La manière dont vous allez séparer les différents thèmes peut évidemment varier. En fonction du type de population ou du métier, ou selon les autres rendez-vous RH que vous avez dans l’année, vous aborderez plus ou moins certains sujets.
Par exemple les questions de rémunération, l’entretien professionnel ou de cadre forfait jour sont parfois mixés avec l’entretien annuel ou font l’objet d’un échange séparé.
N’essayez pas d’aborder trop de sujets et privilégiez ceux qui sont pertinents pour un salarié donné, et divisez-les de la manière qui rendra l’échange le plus simple possible.
– Élaborez des questions concises et sans ambiguïtés :
Les questions doivent être courtes et spécifiques à un sujet. Si une question est trop longue, c’est sans doute qu’elle doit être divisée !
Lorsque c’est possible, favorisez des questions à choix multiples. Il sera plus simple et rapide de cocher l’une des options que de rédiger une réponse ouverte. Cela simplifiera en outre l’analyse quantitative des résultats de vos campagnes.
Ex : D’une manière générale, comment évalues-tu ta performance ?
– N’atteint pas les attentes
– Atteint les attentes
– Dépasse les attentes
– Dépasse exceptionnellement les attentes
– Évitez de dépasser 20 questions :
Plus il y a de questions, plus l’exercice est lourd et moins les réponses vous apporteront des informations nouvelles et pertinentes ! Limitez-vous à 20 questions pour ne pas rendre l’entretien trop long et fastidieux.
Concentrez-vous donc sur les sujets essentiels dans chaque thématique. Une ou deux questions fermées suffisent la plupart du temps.
Ex : Comment évalues-tu ta charge de travail ?
– 50%
– 70%
– 90%
– 100%
– Surchargé(e)
En cas de surcharge, est-ce temporaire, régulier ou permanent ?
– Temporaire
– Régulier
– Permanent
N’ajoutez des questions ouvertes que si l’objectif est d’obtenir une précision ou d’avoir une base de discussion sur un ressenti ou des choses à améliorer.
– Ajoutez une description pour préciser la question si besoin :
En particulier pour les questions ouvertes, clarifiez les éléments de réponse attendus pour éviter une réponse hors sujet. Vous harmoniserez davantage les sujets évoqués par les différents salariés lors de leurs entretiens spécifiques.
Ex : Quels sont les principaux points de difficulté rencontrés sur la période ? (Les points qui ont rendu difficile l’atteinte des objectifs ou la réalisation de la mission de manière globale)
– Faites valider votre trame d’entretien annuel par une personne avec un regard extérieur :
Difficile de juger seul(e) des points pertinents pour évaluer un collaborateur, surtout si vous avez une grande diversité de métiers. Un manager ou collaborateur aura la vision terrain pour remonter des points importants pour certains postes, tels que la question de la pénibilité pour un travail sur une chaîne de production.
Récupérez votre modèle de trame d’entretien annuel d’évaluation
Afin de construire votre trame d’entretien annuel d’évaluation, nous vous partageons les modèles de trames les plus utilisés par les clients de Javelo. Celles-ci reprennent les modèles les plus utilisés par nos clients parmi notre bibliothèque de trames d’entretien, disponible dans notre outil de gestion des entretiens. N’hésitez pas à les utiliser directement pour gagner du temps, ou inspirez-vous en pour actualiser vos trames !
Découvrez le guide d’entretien annuel d’évaluation pour réussir votre prochaine campagne
Pour aller plus loin, nous vous partageons notre guide de l’entretien annuel d’évaluation. Il vous aidera à simplifier la préparation et le pilotage de votre prochaine campagne, facilitera l’analyse des résultats, et vous permettra de faire de l’entretien d’évaluation un moment simple, utile et agréable.
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