Logiciel de gestion des compétences

Oui, depuis 2005 la GPEC est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés. C’est même en réalité la GEPP, introduite par les ordonnances Macron de 2017, qui est obligatoire. Les entreprises ont plus précisément pour obligation de négocier régulièrement, selon une fréquence décidée par les partenaires sociaux (de 3 ans par défaut) :

• la rémunération

• le temps de travail

• le partage de la valeur ajoutée

• l’égalité professionnelle femmes/hommes

• qualité de vie au travail

• gestion des emplois et parcours professionnels

Les entreprises doivent également consulter les partenaires sociaux sur les thématiques suivantes : les grandes orientations stratégiques, la situation économique et financière de l’entreprise et politique de recherche et développement technologique de l’entreprise et la politique sociale, les conditions de travail et le recrutement.

Introduite par les ordonnances Macron de 2017, la GEPP (gestion des emplois et parcours professionnels) vient remplacer la GPEC. Globalement, ce qui change entre la GPEC et la GEPP pour les RH :

• là où la GPEC était obligatoire tous les 3 ans, la GEPP a une fréquence fixée par les partenaires sociaux (sous réserve qu’elle ait lieu au moins tous les 4 ans)

• on parle de « parcours professionnel » plutôt que de « formation professionnelle », afin d’ouvrir l’accompagnement à l’employabilité du salarié au sens large, que son projet d’évolution soit interne à l’entreprise ou pas

• la transition écologique est ajoutée parmi les facteurs possibles de changement systémique requérant une adaptation particulière

Pour résumer, la GEPP a pour vocation d’être plus souple et plus adaptée aux évolutions des carrières actuelles. Un logiciel de gestion des compétences vous permet d’adopter un GEPP conforme et ajustable en fonction des besoins de votre entreprise !

La gestion des compétences permet tout simplement aux RH de s’assurer que les compétences des salariés correspond bien aux besoins de l’entreprise, à l’instant T mais également dans le futur. Une bonne gestion des compétences permet de mieux maîtriser ses investissements en ressources humaines (recrutement, formations, coaching) et de renforcer l’engagement de ses collaborateurs en leur offrant des perspectives d’évolution concrètes, et des moyens réels pour y parvenir.

Il y a mille manières de faire de la gestion des compétences ! En premier lieu, il faut s’assurer d’avoir un référentiel de compétences à jour pour chaque métier présent au sein de l’entreprise. Il faut ensuite veiller à identifier les compétences de vos collaborateurs, pour savoir si elles correspondent bien aux attentes de leur poste. Mais comment, et surtout à quel moment le faire ?

Les moments les plus adaptés sont les différents entretiens et rituels RH. Par exemple, durant l’entretien annuel, vous devrez consacrer du temps à évoquer les compétences. Profitez-en pour vous renseigner sur les souhaits d’évolution du salarié, ainsi que ses besoins de formation.

Par ailleurs, il existe un entretien spécifiquement dédié à cette question : l’entretien professionnel. Son but est d’évoquer les souhaits d’évolution professionnelle du collaborateur… et donc forcément, de déterminer les compétences qu’il possède et celles qu’il doit développer pour parvenir à ses fins.

Passer par un logiciel de gestion des compétences ne comporte que des avantages pour les RH : cela permet, en effet, de gagner en efficacité et en qualité dans sa gestion des talents. Une telle solution vous permet :

• la création d’une cartographie des compétences correspondant aux différents métiers de votre entreprise : fiches par fonction, département et projet, formations correspondantes…

• le suivi RH de l’évolution des compétences de vos collaborateurs : entretiens professionnels, annuels, auto évaluation…

• l’identification du potentiel d’évolution de vos différents profils, afin d’adopter une stratégie de recrutement et de mobilité interne adaptée à vos besoins

• la mise en place des plans de formation cohérents avec les données récoltées

Oui ! La gestion et le développement des compétences a un fort impact sur la performance de votre entreprise et sa compétitivité, dans la mesure où elle s’inscrit dans une stratégie de renforcement de l’engagement de vos collaborateurs. Il ne s’agit pas que d’une notion RH !

Des salariés qui savent où ils vont, de quelles compétences ils doivent prioriser le développement, et qui disposent des bons outils et de l’accompagnement adéquat ne peuvent en être que plus impliqués et se projeter dans l’entreprise à plus long terme.

Une bonne gestion des compétences et la mise en place de référentiels clairs, notamment permise par l’utilisation d’un logiciel dédié, favorise le développement de carrières plus longues au sein de l’entreprise. Concrètement, cela veut dire moins de turnover et donc :

• moins de temps alloué au recrutement et à la formation de nouveaux arrivants
• une organisation plus stable et pérenne
• un meilleur suivi sur vos projets

De plus, une bonne gestion des compétences RH permet d’anticiper au mieux la mobilité et donc les actions de développement des compétences à mettre en place.

Bref, une meilleure compétitivité !

Adopter un plan de GPEC RH est une stratégie gagnante pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille ! En effet, même une petite entreprise doit essayer d’avoir de la visibilité sur les actions de formation qu’elle doit mettre en place, la définition des compétences pour chacune de ses fiches métier, le développement de processus de documentation en interne…

Disposer de ces données est d’autant plus important dans des structures plus petites, faisant face à des enjeux spécifiques : certaines personnes cumulent plusieurs expertises métiers, des créations de postes sont envisagées… cela permet de préciser les plans de recrutement et d’anticiper les solutions de remplacement suite à une mobilité interne, un départ ou autre.

La cartographie et les référentiels réalisés sur votre logiciel de GPEC vous permettent d’identifier les compétences sur lesquelles les collaborateurs de votre entreprise doivent progresser, selon les équipes et postes. Mais que faire une fois ces besoins identifiés ?

Il faut en premier lieu informer les collaborateurs des dispositifs dont ils peuvent bénéficier pour développer leurs compétences : compte personnel de formation, financement de formations par l’entreprise, coaching, mentorat… Chacun décidera ensuite de la solution choisie et des dispositifs, ressources et processus mobilisés pour acquérir la compétence identifiée.

N’oubliez pas de réaliser un retour d’expérience RH, pour obtenir le feedback du salarié sur les formations effectuées.

Une entreprise a des obligations en formation envers ses collaborateurs, notamment :

• les informer lors de chaque entretien professionnel (tous les 2 ans) des dispositifs de formation dont ils peuvent bénéficier

• de faire profiter tous les collaborateurs d’au moins une action de formation non obligatoire tous les 6 ans

Là, bien entendu, il s’agit de théorie… En pratique, l’employeur a tout intérêt à mettre en valeur le développement des compétences de ses collaborateurs : création de programmes de formation, mise en place de sessions de coaching ou de mentorat entre équipes, valorisation de la mobilité interne pour pourvoir les postes disponibles…

Ce sont des actions qu’un logiciel de gestion des compétences peut vous aider à piloter facilement, grâce aux données collectées et agrégées automatiquement !