Adapter sa communication pour des entretiens de fin d’année à distance

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Entre entretiens professionnels ou annuels, fin de période d’essai ou rapport d’étonnement, de nombreux échanges viennent rythmer la vie du collaborateur. S’ils ont habituellement lieu en physique, il est plus que nécessaire de les maintenir malgré le reconfinement, pour conserver le lien avec vos collaborateurs et continuer à remplir vos obligations. Après notre précédent article sur l’organisation des entretiens à distance, découvrez aujourd’hui comment adapter pour cette fin d’année votre communication lors d’un entretien vidéo.

Une bonne communication verbale comme non-verbale est essentielle pour un dialogue constructif entre différents interlocuteurs. Mais cette communication sera inévitablement impactée en visio-conférence, et il vous faudra adapter votre style de communication pour mettre les interlocuteurs à l’aise et garantir des échanges dynamiques

Voici les conseils à adopter pour bien communiquer lors des entretiens à distance :

Si elle est parfois négligée, la communication non-verbale est essentielle car elle apporte une part importante de l’information à votre interlocuteur (jusqu’à 93% selon certaines études). Celle-ci sera bien évidemment très affectée lors de l’entretien annuel en vidéo-conférence, au risque de désorienter certains, peut-être déjà intimidés par le fait de ne pas réaliser cet échange en physique.

La communication non-verbale peut cependant être ajustée facilement pour mettre chacun à l’aise lors d’un entretien vidéo :

  • Regardez la caméra lorsque votre interlocuteur parle et non pas l’écran, celui-ci aura davantage le sentiment que vous le regardez “dans les yeux” et que vous portez de l’intérêt à ses propos.
  • Adaptez votre gestuelle à l’exercice. Vos gestes et expressions du visage sont autant de signaux indiquant votre réaction aux propos de votre interlocuteur, et traduisent l’approbation ou au contraire votre désaccord, voir de l’agacement ou tout simplement que vous êtes distrait.
  • Ces signaux étant plus difficiles à percevoir au travers d’un écran, pensez à accentuer les gestes et sourires qui traduisent une atmosphère de confiance… mais veillez à rester naturel pour autant ! Vous aiderez votre interlocuteur à comprendre votre état d’esprit et créerez une atmosphère propice à un échange constructif.
  • Votre voix traduit également vos émotions, aussi veillez à parler suffisamment fort pour être clairement audible. Tâchez d’adopter un ton posé et un débit de parole peut-être un peu plus lent qu’en physique pour être certain que l’autre personne saisisse tous vos propos.

Ces éléments aideront à la compréhension mutuelle lors de vos entretiens, mais la communication verbale doit également être adaptée pour une communication 100% alignée:

  • Certaines personnes peuvent avoir tendance à se brider et moins développer leurs propos en visio-conférence. Prenez le temps d’expliquer le déroulé de l’entretien, et indiquez lorsque vous souhaitez passer au point suivant. Reformulez et confirmez à chaque étape avec votre interlocuteur si tous les points ont bien été passés en revue ou si l’un de vous souhaite ajouter quelque chose.
  • Pour compenser une inévitable perte d’informations non-verbales, n’hésitez pas à questionner votre interlocuteur si vous avez un doute sur sa réaction à vos propos. Inversement exprimez clairement si vous avez un doute ou un désaccord avec lui, et n’attendez pas qu’il le devine.
  • Outre la trame de l’entretien, vous pouvez demander à l’autre personne comment elle se sent et discuter brièvement d’autre sujets. La vidéo-conférence n’interdit pas le “small talk”, qui pourra même être davantage nécessaire à distance qu’en physique. Pour une personne en télétravail, qui a moins de contacts avec ses collègues et peut se sentir davantage stressée, ces échanges informels seront fortement appréciés. Vous instaurerez plus facilement une atmosphère de confiance, qui sera essentielle pour aborder en tout honnêteté les différents points de l’entretien.

Pensez enfin en amont à vérifier que le matériel permettra un échange dans des conditions aussi bonnes qu’en physique :

  • Google Meet, Zoom, Skype, Teams ou encore Bonjour, le choix ne manque pas pour la vidéo-conférence. Veillez à utiliser un outil compatible avec les pare-feux de votre entreprise, et que votre interlocuteur y a également accès et soit familier de son utilisation. Vous éviterez les retards et agacements liés aux problèmes de connexion qui risqueraient de pénaliser l’entretien.
  • Faites un test du rendu vidéo et de votre micro avant l’échange. Vous pouvez les effectuer très facilement en allant dans les paramètres de la plupart des logiciels mentionnés plus haut. Veillez à être suffisamment visible sur la vidéo, sans gros plans ou contre-plongée. Pour le son, n’hésitez pas à utiliser des écouteurs ou un casque, surtout si vous vous trouvez dans un environnement bruyant.

Vous l’aurez compris, il est finalement assez simple d’adapter la communication pour des entretiens de qualité à distance. Il faut cependant garder en tête son impact sur la qualité de l’échange, afin d’éviter toutes pertes d’informations, incompréhensions ou encore déboires techniques qui viendraient nuire à l’entretien. Grâce à ces quelques conseils pratiques, vous avez toutes les clés pour réussir l’exercice. Nous sommes certains que vous en ferez bon usage pour mener d’excellents entretiens à distance !

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Gauthier Chatelain

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