Préparer son entretien annuel : notre guide pas à pas pour ne rien oublier le jour J !

Personne en train de préparer son entretien annuel

Voici les 10 étapes clés pour préparer un entretien annuel efficacement :

  1. Relisez les objectifs précédemment définis
  2. Revenez sur les notes prises tout au long de l’année
  3. Résumez en deux ou trois phrases votre ressenti global sur l’année écoulée
  4. Faites l’inventaire des projets menés à bien et définissez les facteurs qui ont mené à votre réussite
  5. Listez les tâches qui n’ont pas pu être accomplies et identifiez les obstacles rencontrés
  6. Définissez vos forces et faiblesses ainsi que vos points de progression depuis votre dernier entretien annuel
  7. Prenez le temps de vous projeter pour savoir quelles sont vos priorités et attentes pour l’année à venir
  8. Établissez votre plan de développement professionnel à court et moyen terme
  9. Recensez les formations et les outils dont vous avez besoin pour y parvenir
  10. Notez tous les autres messages que vous souhaitez faire passer à l’occasion de cet entretien annuel

Manager ou collaborateur, la préparation de l’entretien annuel diffère cependant selon votre rôle. Retrouvez ci-dessous tous nos conseils pour un entretien annuel réussi, que vous soyez évaluateur ou évalué !

Passer par une plateforme de digitalisation d’entretiens annuels comme Javelo vous permet de gagner un temps précieux en centralisant les données relatives à chaque collaborateur et en optimisant chacune de ces étapes. Envie d’en savoir plus ? C’est par ici !

Préparer l’entretien annuel de ses collaborateurs : les étapes-clés si vous êtes manager

En tant que manager, votre rôle est de vous assurer que vous offrez à vos équipes le cadre et les moyens nécessaires pour qu’ils se développent, qu’ils acquièrent de nouvelles compétences et qu’ils gagnent toujours plus d’autonomie.

C’est pourquoi préparer l’entretien annuel de ses collaborateurs est primordial lorsque l’on est manager : c’est grâce à des retours réguliers et complets qu’ils pourront identifier leurs axes d’amélioration et travailler dessus.

Quel est le rôle de l’entretien annuel ? Petit rappel !

Nombreuses sont les confusions existant au sujet de l’entretien annuel !

Aussi souvent appelé “entretien individuel”, l’entretien annuel est un moment privilégié où manager et salarié sont invités à faire le bilan de l’année écoulée, revenir sur les performances passées et établir les objectifs et actions à mettre en place pour l’année à venir.

Ce que l’entretien annuel est Ce que l’entretien annuel n’est pas
  • un créneau horaire défini à l’avance, que chaque partie respecte, et dont le déroulement a été préalablement communiqué au salarié
  • un échange où chacun livre ses ressentis de manière honnête, transparente, respectueuse et constructive
  • un moment où chacun s’écoute sans jugement
  • un temps de parole guidé par le manager mais où le salarié est encouragé à s’exprimer en priorité
  • un créneau dédié au retour sur les performances et la progression vis-à-vis des objectifs
  • le bon moment pour aborder la question d’une augmentation
  • le bon moment pour parler de ses souhaits d’évolution et de formation
  • un échange dont le déroulement et les modalités n’ont pas été communiqué en amont au salarié
  • un défouloir où manager et salarié extériorisent leurs frustrations sans objectif constructif
  • un moment consacré uniquement à l’évaluation froide de la progression du salarié par rapport à ses objectifs
  • un échange exclusivement descendant où le salarié est passif
  • un entretien exclusivement dédié à l’évolution de carrière du salarié
  • une formalité administrative à expédier au plus vite

Informez le salarié en amont des modalités de son entretien annuel

Légalement, l’employeur a l’obligation d’aider le salarié à préparer son entretien annuel en l’informant précisément de ses modalités d’évaluation.

Au-delà du cadre strictement légal, il est néanmoins très important de prévoir un moment pour expliquer au salarié comment se déroule un entretien annuel – surtout s’il s’agit de la première fois !

Cela permet d’éviter les mauvaises surprises, les frustrations et l’appréhension.

Pensez donc à préciser, avec au moins 2 à 3 semaines d’anticipation :

  • le déroulement de l’entretien et les thématiques qui y seront abordées
  • les éléments devant être préparés par le salarié
  • la date et l’heure de l’entretien

Relisez les notes prises tout au long de l’année

Une fois le salarié correctement informé, relisez vos notes pour synthétiser clairement le contexte de l’entretien !

Il est notamment très important de relire avec attention les objectifs conjointement définis avec le salarié durant le dernier entretien (ou lors de son embauche, le cas échéant). Une partie de l’entretien annuel est en effet consacrée à l’évaluation des performances du collaborateur au regard de ces objectifs.

Les autres éléments collectés durant l’année doivent également être revus. À ces fins, il est donc judicieux d’archiver systématiquement les notes et documents importants dans un dossier unique : vous gagnerez un temps précieux lors de la préparation de vos entretiens annuels !

Les documents pouvant être importants lors de la préparation des entretiens annuels sont par exemple :

  • les synthèses effectuées par le salarié
  • les rapports d’activité
  • l’historique des indicateurs de performance

Établissez un bilan clair et synthétique de l’année écoulée

Après relecture des différents éléments en votre possession, vous pourrez établir un bilan de l’année écoulée.

Ce bilan doit faire apparaître :

  • les projets que le collaborateur a menés à bien et ceux qu’il n’a pas pu achever
  • les facteurs explicatifs de ses succès et potentiels échecs
  • les progrès accomplis durant l’année
  • les axes d’amélioration possibles
  • les évolutions potentielles des missions et compétences du collaborateur
  • les moyens pouvant être mobilisés pour permettre cette évolution

Quelle attitude adopter le jour J ?

Il est très important de préparer scrupuleusement l’entretien annuel d’évaluation, mais le jour venu, le plus important est de privilégier l’écoute du salarié ! Lors de cet échange, le collaborateur doit se sentir en confiance et activement entendu.

N’hésitez pas à reformuler les points abordés par le salarié évalué de manière synthétique pour lui témoigner votre écoute et vous assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes.

Enfin, dans votre pilotage de l’entretien annuel, vous devrez être précis et donner des axes d’amélioration concrets au collaborateur. C’est là tout l’intérêt de l’entretien individuel : permettre au salarié d’identifier ses axes d’amélioration pour continuer à progresser !

Essayez la méthode OSCAR pour réaliser des feedbacks efficaces

Issu de la programmation neurolinguistique, l’acronyme OSCAR désigne une méthodologie dont le but est de restituer des feedbacks précis et facilement exploitables :

  • Observation : parler d’un fait observé directement
  • Spécifique : se concentrer sur une situation spécifique
  • Conséquences : lister les conséquences engendrées par cette situation
  • Alternatives : montrer une alternative au fait observé
  • Résultats : quel serait le résultat de l’alternative ?

Et après ?

Conserver une trace écrite

Il est très important de consigner les points abordés dans la grille d’entretien annuel afin de conserver une trace écrite de l’échange. Une fois relu par le salarié, ce compte-rendu doit être envoyé au département des ressources humaines de l’entreprise.

Est-on obligé de faire signer le compte-rendu d’entretien annuel par le collaborateur ? Ce n’est pas une obligation légale mais nous vous le conseillons car cela permet de s’assurer que tout le monde est d’accord et qu’il n’y a pas de malentendu à l’issue de l’entretien.

Cependant, le salarié n’est pas obligé de signer le compte-rendu et l’absence de signature ne signifie pas pour autant que le compte-rendu n’est pas valable. Signée ou pas, la grille d’entretien annuel est susceptible d’être utilisée comme preuve en cas de litige !

Quelles actions mettre en place à l’issue de l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel a pour but d’aider à mettre en place des actions concrètes pour le développement du salarié. Il est donc essentiel de le faire suivre d’un plan d’action clair !

Celui-ci doit comprendre :

  • les formations à mettre en place
  • les évolutions à venir dans les missions
  • les ressources mises à disposition par l’entreprise
  • l’évolution salariale le cas échéant
  • le rétroplanning souhaité pour ces évolutions

Nous vous conseillons de synthétiser ce plan d’action à l’écrit et de le partager avec le salarié.

Attention cependant à ne pas confondre entretien annuel d’évaluation et entretien professionnel

Réalisé tous les deux ans et, lui, obligatoire, l’entretien professionnel est un moment exclusivement consacré à l’échange sur l’évolution professionnelle du salarié.

Il n’est donc pas question d’y aborder les performances et la progression sur les objectifs mais bien de parler de plan de carrière à moyen et long terme !

Cela ne veut cependant pas dire qu’il ne faut pas aborder les questions de formation et de projection lors de l’entretien annuel, bien au contraire – gardez simplement en tête qu’un échange ad hoc, plus exhaustif, est à venir.

Préparez le terrain de votre entretien professionnel lors de votre entretien annuel en expliquant brièvement quels sont vos souhaits d’évolution et de formation.

Salarié : préparer son entretien annuel efficacement

Pour préparer votre entretien annuel d’évaluation, vous devez en premier lieu avoir une vision claire du déroulement et des enjeux de cet échange. Ensuite, vous devez noter les points que vous souhaitez aborder, rassemblés par thématique.

N’hésitez pas à demander à votre manager ou aux ressources humaines des précisions si vous avez l’impression de ne pas disposer de toutes les informations nécessaires.

Il vous est même possible de demander le questionnaire ou la fiche d’entretien individuel pour préparer sereinement votre échange.

Se rappeler du but de l’entretien annuel

L’entretien annuel peut parfois faire peur. Le nom lui-même, aussi parfois appelé « Évaluation » ou “Entretien de performance” peut donner l’impression que l’on va être noté comme un bon ou mauvais salarié en fonction de ses résultats.

Lors de l’entretien annuel, vous allez effectivement faire le bilan de l’année et de l’atteinte des objectifs fixés. Mais l’entretien est avant tout une discussion ouverte entre 2 membres d’une même équipe !

Le bilan est surtout là pour vous aider à comprendre ce qui fonctionne bien tout comme ce qui doit être amélioré, et ainsi se remettre sur les bons rails en cas de besoin. C’est donc l’occasion parfaite pour actualiser des objectifs, parler des perspectives d’évolutions, ou évoquer les points difficiles.

Bref, plutôt qu’une évaluation scolaire, c’est un échange transparent entre manager et managé, pour évoquer et valider les changements qui vous permettront de faire mieux par la suite !

Comprendre les modalités de l’entretien pour ne rien oublier dans la préparation

Pour préparer l’entretien annuel, encore faut-il connaître les modalités d’évaluations qui seront utilisées.

Sachez que l’employeur a pour obligation légale d’informer les salariés en amont des méthodes d’évaluations qui seront utilisées, comme l’indique Service-Public.fr.

Le service RH communique souvent ces informations par email avant le début de la campagne d’entretiens annuels. Vous recevrez peut-être une trame d’entretien annuel d’évaluation ou une grille à remplir.

En la suivant vous aurez un aperçu des thèmes qui seront abordés et donc des points que vous devez préparer. Mais n’hésitez pas à solliciter le service RH si vous n’avez pas ces informations, ou si vous avez besoin de précisions.

Les discussions avec les collègues plus senior sont également un moment idéal pour en savoir plus sur le déroulement de l’entretien. En effet, ils pourront vous dire les points qui seront les plus importants tout comme les sujets potentiellement sensibles (par exemple, est-ce bien vu ou non de demander une augmentation lors de l’entretien ?)

En tant que salarié, vous pouvez même demander directement à votre manager quels éléments sont importants. Et si vous êtes un néo-manager, votre N+1 pourra vous donner des conseils pour bien cadrer la préparation de l’entretien avec un salarié.

Préparer l’entretien annuel en faisant le bilan de l’année écoulée

L’entretien d’évaluation commence souvent par le bilan de l’année du salarié. Avec le manager, ils passent en revue l’atteinte des objectifs et les projets menés à bien pour ses différentes missions.

Première étape pour préparer votre entretien annuel : lister vos réussites

  • Quels objectifs chiffrés avez-vous atteints ou quels projets avez-vous mené ? De quelle réalisation êtes-vous le (la) plus fier(ère) ?
  • Quelles qualités avez-vous mis en œuvre pour cela ? Avez-vous mis en pratique de nouvelles compétences issues d’une formation proposée par l’entreprise ?

Au-delà d’apporter des éléments factuels qui mettent en avant vos succès, l’objectif est surtout de montrer les forces que vous utilisez pour atteindre vos objectifs.

En effet, que ce soient des hard skills ou des soft skills, ces qualités montrent votre potentiel à endosser davantage de responsabilités. Cela aide votre manager à se projeter dans l’avenir et imaginer comment vos qualités et compétences peuvent vous aider à mener de nouveaux projets à bien.

Ne faites pas l’impasse sur vos échecs dans votre préparation d’entretien individuel

  • Quel(s) projet(s) avez-vous le moins apprécié ?
  • Quels sont les principaux points de difficultés ? Quelles actions mettre en oeuvre pour que ces difficultés ne se représentent plus ?
  • Quelles sont vos frustrations ? Quels sont vos points d’amélioration prioritaires pour atteindre vos objectifs ?
  • Parler de ses difficultés n’est jamais très agréable mais elles doivent être abordées pour pouvoir y remédier. Et l’entretien annuel est le moment idéal pour mettre les choses à plat.

L’objectif au-delà de la critique est surtout de proposer des solutions pour mieux réussir vos projets à l’avenir et être plus à l’aise dans votre poste. On ne s’attend pas à ce que vous excelliez dans tous les domaines. En revanche votre manager appréciera que vous soyez dans une démarche positive, capable d’identifier les causes de vos difficultés et les moyens d’y remédier.

Au-delà de la performance, interrogez-vous sur votre relation manager-managé

  • Quel est votre bilan commun ? Comment avez-vous vécu votre relation ces derniers mois ?
  • Y a-t-il des choses que vous aimeriez voir changer et qui permettraient de mieux fonctionner en tant qu’équipe ?

Aborder ces questions est essentiel car une équipe, même composée des meilleurs profils, n’atteindra de bons résultats que si le manager et les managés trouvent une manière de fonctionner qui convient à tous.

Y réfléchir en amont permettra d’être plus à l’aise pour discuter de ces sujets parfois sensibles lors de l’entretien.

Pour être le plus objectif possible et limiter l’affect, nous vous conseillons de suivre la méthode plus bas dans cet article pour formuler des arguments constructifs et convaincants.

Définir vos objectifs et messages à faire passer

Vous allez ensuite évoquer les nouveaux objectifs que vous fixerez. Repartez de vos objectifs précédents et faites une proposition cohérente par rapport à ce que vous avez été capable d’atteindre.

Fixez des objectifs plus ambitieux dans les domaines où vous excellez et à l’inverse soyez réaliste dans les domaines où vous êtes moins à l’aise.

Viendra ensuite le moment d’exprimer vos demandes : soyez cohérent par rapport à votre bilan et aux nouveaux objectifs que vous vous fixez.

Ainsi demander une promotion ou une augmentation sera beaucoup mieux perçu si vous la mettez en lien avec vos résultats particulièrement bons ou les efforts exceptionnels dont vous avez fait preuve.

Si vous demandez à faire évoluer vos responsabilités et vos missions, à changer l’organisation de travail ou demandez plus de moyens ou de formations, montrez en quoi cela vous aiderait à faire plus ou mieux par rapport aux nouveaux objectifs fixés.

Comment préparer son entretien annuel avec des messages et arguments convaincants ?

Même l’argument le plus légitime du monde aura du mal à convaincre s’il est mal présenté.

Lors de votre préparation, voici la méthode que nous conseillons à nos clients qui utilise notre logiciel d’entretien annuel d’évaluation. Ces conseils permettent une préparation constructive aussi bien pour le salarié que pour le manager !

Clarifiez votre impression globale

Partez de l’impression globale que vous pourrez ensuite rationaliser avec des exemples concrets. Cela peut paraître contre-intuitif. Cependant, si vous commencez par du factuel, vous allez toujours (même inconsciemment) chercher à y apporter du ressenti. L’idée est donc de partir de votre ressenti d’aujourd’hui pour ensuite aller chercher des exemples pour illustrer ce que vous ressentez.

J’ai le sentiment de bien gérer les demandes d’information des clients…

Revenir sur les faits marquants

A partir de vos impressions, demandez-vous : « pourquoi est-ce que je ressens cela ? ». Vous devriez naturellement penser à des exemples concrets.

Par exemple, si votre impression est que votre collaborateur est structuré et organisé, vous vous rappellerez peut-être une présentation très claire et complète qu’il vous a faite sur un projet.

Vous pouvez également vous demander si votre ressenti a évolué au cours de l’année et si oui, quand, pourquoi, comment ?

Car j’ai des avis très positifs de leurs part suite à leurs demandes, comme le client X

Recueillir du feedback

Pour un bilan objectif, le manager a tout intérêt à solliciter un autre regard. Cela peut-être des personnes avec qui il a beaucoup travaillé ou son ancien manager.

Le salarié peut tout à fait faire de même. Il peut interroger ses collègues sur la qualité de son travail, ou également sur le fonctionnement de l’équipe ou le management.

Cela permet de discerner les éléments objectifs de ceux liés à l’affect ou la personnalité. Ainsi pour un salarié, il peut être délicat de suggérer au manager des améliorations dans le pilotage de l’équipe. Mais si les autres membres partagent le même avis, la proposition paraîtra plus légitime et moins personnelle.

Est-ce que mes collègues ont également l’impression que je gère bien les demandes clients ? Est-ce un ressenti qui vient de quelques retours de clients très satisfaits où y a-t-il des éléments tangibles comme une note moyenne de satisfaction ?

Préparer les messages et plans d’actions qui en découlent

En fonction de ces éléments, il faut préparer les messages que vous souhaitez faire passer le jour de l’entretien. Cela permettra d’être beaucoup plus impactant lors de l’échange.

Pour le manager, c’est l’occasion de montrer qu’il a pris le temps d’étudier le cas de son collaborateur. Et c’est une belle marque de reconnaissance de son travail.

En tant que collaborateur, vous montrez votre capacité à prendre du recul et à être objectif sur votre travail. Vous montrez que vous avez conscience de vos axes d’améliorations et que vous souhaitez progresser.

Et bien-sûr vous mettez en avant vos qualités sur lesquelles votre manager peut s’appuyer pour vous confier davantage de responsabilités à l’avenir. Et pourquoi pas justifier une promotion ou une augmentation…

J’ai montré que j’étais capable de répondre aux attentes des clients et de leur donner pleinement satisfaction. Je serais légitime à prendre en charge des demandes plus complexes ou être la personne responsable de clients plus importants.

Préparer l’entretien annuel, c’est se donner les chances d’assurer le jour J !

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour aborder sereinement l’échange le jour de l’entretien annuel d’évaluation. Bien préparer votre entretien annuel vous aidera à évoquer chaque sujet de manière fluide et constructive.

Vous renforcerez les chances que votre manager accepte vos demandes. Et ainsi vous assurer d’obtenir les moyens pour être à l’aise dans votre poste et atteindre vos objectifs pour l’année à venir !

Préparer son entretien annuel : notre modèle de trame

Le contenu des échanges ayant lieu lors d’un entretien annuel d’évaluation est propre à chaque secteur, métier… Mais aussi à chaque personne ! C’est pour cela qu’il est difficile (voire contre-productif) de fournir des exemples de commentaire d’entretien annuel ou d’entretiens annuels d’évaluation remplis.

En revanche, dans les questions posées, certains thèmes méritent souvent d’être abordés quel que soit le secteur. Vous trouverez dans notre trame d’entretien d’évaluation des exemples qui pourront vous être utiles lors de la préparation de vos entretiens annuels.

Téléchargez gratuitement notre ressource :

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FAQ

Comment préparer mon entretien annuel si je souhaite une augmentation ?

Si vous souhaitez une augmentation, le mieux est de préparer votre argumentaire en amont de l’entretien annuel. Vous devez baser votre demande sur des résultats concrets et fournir des exemples précis.

N’hésitez pas à aborder cette question durant l’entretien annuel : cet échange privilégié est notamment fait pour aborder ce genre de questions.

Dois-je réaliser la préparation de mon entretien annuel sur mon temps de travail ?

Bien entendu, vous ne devez pas prendre de votre temps personnel pour préparer votre entretien annuel ! Réservez un ou plusieurs créneaux sur votre temps de travail pour effectuer cette préparation. Vous devez avoir suffisamment de calme et de temps pour rassembler vos idées et les formuler clairement.

Gauthier Chatelain

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