Publié le 31 Août, 2021

Entretien annuel obligatoire ? Ce que vous devez savoir

Rédigé par Gauthier Chatelain
Deux personnes se serrent la main, illustration du concept d'un exemple d'entretien individuel annuel réussi

S’il y avait UN rendez-vous à retenir pour la gestion des talents et l’évaluation de la performance, beaucoup vous citeront le fameux entretien individuel. L’évaluation annuelle est en effet en place dans la majorité des entreprises. Pourtant elle est souvent méconnue. L’entretien annuel est-il obligatoire ? Pour qui ? Quels sujets aborder et dans quel but ? Nous décryptons les points essentiels pour être en règle. Et faire de l’entretien annuel un moment simple, utile et agréable.

Est-ce que l’entretien annuel est obligatoire ?

Toute entreprise a le droit d’évaluer ses employés, mais aucune disposition du code du travail ne l’y oblige. Mais attention, c’est une règle générale et vous devez être vigilant aux points suivants :

– L’entretien annuel peut être obligatoire dans le cadre de certains accords collectifs ou conventions collectives.

– L’entretien d’évaluation annuel est obligatoire pour tous les salariés qui ont conclu une convention de forfait jours par an. C’est-à-dire les personnes travaillant plus que la durée légale hebdomadaire, comme les cadres.

– Si une entreprise a mis en place une évaluation annuelle, un salarié ne peut pas refuser de s’y présenter.

– Si l’employeur organise des entretiens d’évaluation, il doit obligatoirement le faire pour tous ses salariés sans discrimination. À défaut, un salarié pourra mettre en avant le caractère discriminatoire pour exiger des réparations.

– Avant de mettre en place les entretiens, l’entreprise doit informer les instances représentatives du personnel. Elle doit également communiquer aux salariés les méthodes d’évaluation qui seront utilisées.

– Un entretien d’évaluation donne souvent lieu à un compte-rendu signé par les deux parties. Le salarié peut cependant refuser de signer. Mais le cas échéant, l’entretien ne pourra pas avoir force de preuve aux Prud’hommes en cas de conflit.

Qui participe à l’entretien individuel ?

Comme évoqué, si l’employeur organise des entretiens annuels, tous les salariés doivent en bénéficier. Un collaborateur informé au préalable de l’existence d’un dispositif d’évaluation ne pourra refuser cet entretien. Un refus pourra être considéré comme de l’insubordination, donc sanctionné.

Une autre personne représentant l’employeur, typiquement le manager direct, prendra également part à l’entretien. Une tierce personne pourra éventuellement apporter des commentaires suite à l’échange, comme un N+2.

Pour que l’échange soit pertinent, il est important que la personne représentant l’entreprise soit à même d’évaluer objectivement le travail effectué par le salarié. Donc avoir connaissance de ses missions et comprendre les éléments qui ont permis d’atteindre ou non les objectifs fixés.

Quel est le rôle de l’entretien annuel ?

L’objectif de l’entretien annuel est d’évaluer les performances du salarié. Avec son manager, ils vont faire le bilan sur l’atteinte des objectifs de l’année. Et fixer de nouveaux objectifs pour la période à venir.

Pour le salarié, c’est l’occasion de mettre en avant son travail. Et éventuellement d’évoquer une augmentation ou une évolution de poste. Il pourra également défendre les raisons pour lesquelles il n’a pas atteint certains objectifs.

Grâce aux entretiens, le manager a une vision objective des performances de son équipe. Il peut identifier les salariés les plus performants pour les pousser à faire encore mieux par la suite. Cela lui donne aussi l’opportunité d’échanger en toute transparence sur les besoins d’un salarié plus en difficulté. Et ainsi trouver des solutions.

Pour l’équipe RH, les résultats des entretiens d’évaluation fournissent de précieuses informations. Leur analyse permet d’évaluer la performance au niveau global, de repérer des hauts potentiels ou des situations à risque. L’entretien annuel est donc la première étape pour mettre en place une politique RH efficace de développement et de fidélisation des collaborateurs.

Comment mettre en place l’entretien annuel ? Quels sujets aborder ?

L’entretien annuel se déroule en plusieurs étapes. En amont de l’entretien, le salarié et le manager font une préparation. Celle-ci viendra nourrir l’échange le jour J.

Le jour de l’entretien, ils partagent leur préparation et échangent sur les performances du salarié. Ils fixent ensuite de nouveaux objectifs pour l’avenir.

Voici les sujets que nous vous conseillons d’aborder :

Bilan de la période écoulée : la satisfaction vis-à-vis du poste et de l’ambiance de travail, les difficultés rencontrées, l’évaluation de la charge de travail, le niveau d’engagement…

L’évaluation des objectifs et compétences : pourcentage d’atteinte des objectifs et commentaire, compétences métiers ou soft skills mis en oeuvre.

Projection pour l’année à venir : les sujets qu’elle/il souhaite développer, les souhaits d’évolution, les attentes vis-à-vis du manager, les besoins pour s’améliorer, des points particuliers (comme une augmentation).

Pour être certain d’évoquer tous les points, nous vous conseillons de suivre une trame d’entretien annuel d’évaluation. Elle fluidifie l’échange et aide à aborder les différents sujets selon des critères objectifs. A posteriori cela facilitera l’analyse de vos données.

Cette trame servira de compte-rendu pour l’entretien. Le collaborateur et le manager doivent absolument le signer, sans quoi l’échange n’a aucune valeur.

Pour remplir toutes les obligations et faciliter les échanges, appuyez-vous sur un logiciel d’entretien annuel d’évaluation. Vous pourrez ainsi automatiser le lancement des campagnes et centraliser la collecte des signatures et des résultats. L’outil doit rester simple et convivial pour faciliter son adoption. De plus, il doit vous permettre d’analyser les résultats de vos entretiens.

A quelle fréquence réaliser une évaluation ?

La plupart des entreprises optent pour une évaluation annuelle. Cependant vous pouvez effectuer des évaluations semestrielles ou trimestrielles. Lorsque le contexte évolue rapidement, des objectifs fixés à l’année peuvent perdre de leur sens. Par exemple des objectifs fixés en janvier 2020 n’avaient plus de sens au mois de mars du fait du covid.

Des points réguliers permettent de faire évoluer les objectifs plus rapidement. Et aussi de ne pas attendre pour évoquer les points positifs ou les axes d’amélioration. Cette démarche s’inscrit dans ce que l’on appelle le suivi continu des objectifs.

Attention toutefois à ne pas aller plus vite que la musique ! Vos équipes doivent être capables de trouver du temps à consacrer à ces sujets. Sinon elles bacleront l’exercice et les résultats auront peu de pertinence. De plus, faire plusieurs entretiens ne signifie pas doubler ou tripler le temps consacré aux entretiens. Au contraire, cela vous permet de séparer les différents sujets dans des points plus courts.

A découvrir sur le même sujet : A quelle fréquence réaliser ses entretiens d’évaluation ?

Quelles différences entre l’entretien d’évaluation et l’entretien professionnel ?

Contrairement à l’entretien annuel, l’entretien professionnel est pour l’employeur une obligation légale régie par des textes de loi spécifiques. Tous les salariés doivent en bénéficier tous les 2 ans

Les buts poursuivis et les sujets abordés sont différents. L’entretien professionnel est en effet centré sur le développement professionnel du salarié et ses possibilités d’évolution. En fonction de ses compétences et de ses souhaits d’évolution, l’entreprise doit lui fournir des actions d’accompagnement adaptées (formation, évolution du poste…).

Certaines entreprises abordent l’entretien d’évaluation et l’entretien professionnel durant un seul échange. Nous vous conseillons cependant de prévoir deux points distincts. Vous vous assurez ainsi qu’aucun sujet n’est oublié. Et surtout que des thématiques comme les besoins de formation ne sont pas occultées par la négociation d’une prime ou d’une augmentation.

Pour tout savoir sur l’entretien professionnel, découvrez ce guide complet sur le sujet.

Rédigé par Gauthier Chatelain

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