Publié le 31 Août, 2020

Comment réussir un onboarding à distance ?

Rédigé par Gauthier Chatelain

Qui aurait pu imaginer qu’en 2020, le virtuel prendrait autant de place dans nos vies ? Entre les réunions zoom avec la famille ou les collègues, les cours en ligne de sport ou de cuisine, les outils numériques ont joué un rôle prépondérant pendant la période du confinement. De nouvelles méthodes de fonctionnement à distance dans l’entreprise se sont démocratisées, notamment dans le domaine du recrutement et de l’onboarding de nouveaux talents. Le recrutement et la prise de poste sont des étapes cruciales de l’intégration qui ne doivent surtout pas être négligées.

Recruter et onboarder à distance peut générer de l’appréhension, que ce soit pour l’onboarding ou l’intégration avec les nouveaux collègues. Pas de panique, selon une enquête CCLD, 87% des candidats sont prêts à être recrutés à distance. Leur arrivée dans l’entreprise ne se passera cependant pas comme en physique. Vous devez être préparé en amont afin de faire face au mieux à ce challenge.

Alors ? Vous souhaitez devenir des experts de l’onboarding à distance ? Nous vous proposons de suivre ces différentes étapes pour un onboarding à distance réussi.

1. Anticiper l’arrivée du nouveau salarié dans l’entreprise

Réussir l’onboarding à distance d’un nouveau collaborateur dépend de votre capacité à vous mettre à sa place. Il ne connait pas complètement l’organisation de votre entreprise. Donnez-lui toutes les informations nécessaires avant le jour de son arrivée et vous serez certain que son temps d’adaptation sera minimal et son intégration optimale. Nous vous recommandons simplement d’appliquer ces 4 étapes :

– Un appel vidéo de 30 minutes pour connaître ses ressentis et pour lui expliquer l’organisation des équipes et le déroulé de ses premiers jours.

– Un email pour valider l’envoi de son matériel (un ordinateur portable, un casque audio, un smartphone, identifiants et mots de passe nécessaire, éventuellement un écran supplémentaire et une souris) et de goodies (stylos, clés USB, etc…).

– Un email contenant un trombinoscope et un document de présentation de l’entreprise (vision, historique, valeurs, etc…). Pour aller plus loin, Welcome Home (par Welcome To The Jungle) permet à chaque membre de vos équipes de se présenter de manière conviviale.

– Un email à toutes les équipes internes pour annoncer son recrutement et son arrivée prochaine.

2. Assurer l’organisation de la première journée à distance

Lors de sa première journée de travail, ayez bien en tête que votre nouvelle recrue n’est pas encore opérationnelle. Elle a beau avoir son espace de travail avec son matériel à disposition, elle aura besoin de vous. Elle n’attend qu’une chose : que vous échangiez avec elle. Pour cela, intégrez les points suivants à son emploi du temps du premier jour :

– Un e-café manager-managé de bienvenue pour lui faire connaître son parcours d’onboarding, sa mission, son périmètre et ses responsabilités.

– Une prise en main des outils afin d’être certain que tout fonctionne (son matériel, ses outils, ses identifiants et mots de passe).

3. Intégrer à distance votre nouveau talent à son équipe et à l’organisation

Afin de réussir son intégration, il est essentiel pour le collaborateur de développer des affinités avec ses collègues. En l’occurrence, ce sont les membres de sa nouvelle équipe qui constituent ses premiers points de repère et ses premières relations. Alors comment optimiser l’intégration de votre nouvel arrivant

– Mettez en place un premier échange informel en visio avec son équipe pour renforcer le sentiment d’appartenance, moment durant lequel tous les sujets peuvent être abordés…sauf le boulot !

– Désignez un parrain parmi les membres de l’équipe, qui le suivra de manière informelle et peut être un bon levier d’intégration.

– Organisez un deuxième échange en visio pour aborder l’organisation de l’équipe.

– Intégrez-le à une/des discussion(s) d’équipe de type Slack pour rester en lien avec ses collègues en dehors des réunions en visio.

– Pour un accueil chaleureux, vous pouvez présenter votre culture d’entreprise et vos équipes en vidéo. La nouvelle recrue sera ainsi bien intégrée et connaîtra bien votre entreprise et les membres qui la compose. Une solution vidéo comme Kannelle permet de réaliser des vidéos d’onboarding en 15 minutes, avec un simple smartphone

4. Rendre l’expérience ludique et conviviale 

Faites absolument en sorte que l’onboarding de votre nouvel arrivant ne soit pas un face à face austère. Privilégiez les contacts informels : savoir où vous êtes partis en vacances dernièrement, parler du dernier restaurant que vous avez fait ou de votre équipe de foot favorite peut aider les autres à cerner qui vous êtes et à développer une relation conviviale et de confiance. De manière générale, impliquez les équipes dans la période d’onboarding. Voici deux exemples de pratiques qui peuvent vous aider :

– Organisez des Random Coffees (e-cafés informels avec des collaborateurs au hasard tirés au sort), le but étant de rencontrer des membres d’autres équipes,  que le nouvel arrivant n’aura pas nécessairement l’occasion de côtoyer à distance.

– Proposez au nouveau collaborateur un challenge d’arrivée en lien avec sa mission dans l’entreprise. Par exemple, pour l’onboarding d’un nouveau commercial, vous pouvez le mettre au défi de réussir à prendre 10 rendez-vous clients en 1 semaine.

5. Maintenir un suivi dans les mois qui suivent l’arrivée du salarié

Ne prenez pas pour acquis l’intégration du collaborateur après avoir coché toutes les cases du processus d’onboarding. Même après plusieurs jours, voire semaines, passés au sein de l’entreprise, votre nouvel arrivant est rarement complètement intégré. Il a besoin de trouver ses marques et pour cela, le suivre de près doit devenir une habitude. Il vous suffit d’adopter quelques pratiques pour un suivi efficace sans peser sur votre temps de travail

– Un rapport d’étonnement après 1 mois dans l’entreprise : le collaborateur y a l’occasion de faire part de ses retours quant à ses ressentis sur son intégration.

– Un point feedback pour que votre nouvelle recrue vous fasse des retours sur la gestion de son onboarding et vous propose des axes d’amélioration.

– Des points de fin de semaine pour débriefer sur les points de satisfaction et les points de frustration.

– Dans la mesure du possible, un point quotidien avec l’équipe, que nous vous recommandons fortement de faire même en temps normal en dehors d’un onboarding : l’idée est de faire des points réguliers sur l’organisation de l’équipe.

– Plusieurs déjeuners manager/onboardé et onboardé/équipe pour conserver des contacts informels.

6. L’onboarding à distance testé et approuvé par Javelo

Nous avons pu nous-même testé cette méthode avec François, recruté et onboardé durant le confinement.

L’avis de Clotilde, Responsable RH chez Javelo : 

“Particulièrement en pleine période de crise sanitaire, il a été primordial d’être en contact régulier avec François avant même son arrivée, pour lui expliquer de façon claire l’évolution de nos mesures face à cette crise. Son onboarding à distance a été un réel challenge en ce qui concerne son intégration au sein de nos équipes. C’est pourquoi nous avons privilégié trois pratiques pour l’arrivée de François. La première a été d’organiser des échanges réguliers en visio (et non pas des appels téléphoniques) : attribuer des visages aux prénoms de ceux avec qui l’on est en contact facilite forcément le contact et les affinités. La deuxième a été de mettre en place des Random Coffees, c’est-à-dire des rencontres au hasard avec des collaborateurs de Javelo sous forme de e-cafés. Enfin, des appels quotidiens avec son équipe permettaient de s’assurer que tout se passait bien.”

L’avis de François, Sales Manager chez Javelo :

Au début, j’appréhendais mon onboarding parce qu’en tant que commercial, j’attache énormément d’importance au contact humain. Heureusement, l’équipe Javelo était très impliquée dans ma phase d’onboarding : les coups de fil et les appels en visio s’enchaînaient. L’utilisation d’outils comme Google Meet et Zoom m’a beaucoup aidé et mon intégration s’est faite dans de bonnes conditions au regard de la situation.”

Maintenant, c’est à vous de jouer !

Les conseils que nous avons vu à chaque étape sont des solutions simples qui peuvent considérablement améliorer l’onboarding à distance. Libre à vous de les adapter à votre culture d’entreprise et aux outils que vous utilisez en interne.

Chez Javelo, nous avons évidemment utilisé notre outil Entretiens, qui nous a permis de mettre en place facilement des points réguliers pour suivre l’intégration de nos nouvelles recrues. Le plus important est que vous soyez rassuré quant à la possibilité de réaliser des onboardings à distance de grande qualité. Ces méthodes ont porté leurs fruits et c’est pourquoi nous tenions à vous les partager. Nous avons confiance en votre capacité à faire de même pour réserver un parfait accueil à vos nouvelles recrues, même à distance.

Rédigé par Gauthier Chatelain

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