Les entretiens en présentiel étaient souvent privilégiés pour ce rendez-vous important en entreprise mais l’entretien à distance tend à se démocratiser. De plus en plus d’entreprises optent pour un mode de fonctionnement hybride ou 100% télétravail. Leurs activités s’adaptent au distanciel. Il est donc logique pour les Ressources Humaines de prévoir l’organisation de l’entretien annuel en télétravail.
L’entreprise doit dans ce cas veiller à respecter toutes les obligations du code du travail liées aux entretiens. Et garantir la qualité de l’échange. Voici nos conseils et un exemple d’entretien annuel réussi en télétravail :
Entretien à distance : Comment être en règle ?
On distingue d’une part l’entretien annuel d’évaluation qui concerne les conditions de travail et la performance d’un collaborateur, et l’entretien professionnel d’autre part. Ce dernier permet de faire le point sur les compétences et besoins d’accompagnement à l’évolution de votre salarié.
Chaque salarié de l’entreprise doit bénéficier d’un entretien professionnel tous les deux ans. À défaut, l’employeur risque de sanctions financières en cas de manquements. Tous les 6 ans, le salarié bénéficie en outre du « bilan des 6 ans ». Celui-ci valide que le salarié a bénéficié de ses entretiens professionnels et des actions d’accompagnement nécessaires.
Cet entretien professionnel peut avoir lieu en visioconférence et le code du travail ne s’y oppose pas, comme l’indique un document « questions-réponses » du ministère du travail. Vous devez simplement vous assurer qu’un réel échange a lieu entre le salarié et son manager. Et veiller à récupérer un compte-rendu signé.
Concernant l’entretien annuel d’évaluation, qui permet de faire le bilan du travail fourni par un collaborateur et d’actualiser ses objectifs, il peut également s’effectuer en télétravail.
Pour effectuer l’entretien annuel et professionnel en télétravail et être en conformité, retenez que :
- Il n’y a pas d’obligations spécifiques sur la forme de l’entretien. Vous pouvez l’effectuer en télétravail tant qu’un véritable échange a lieu (et non pas faire remplir séparément un document écrit).
- Vous devez cependant respecter l’ensemble des obligations sur le contenu de l’entretien, notamment pour l’entretien professionnel.
- Un compte-rendu écrit devra être signé par les deux parties et une copie remise au salarié.
- Il est conseillé d’aborder le sujet de la satisfaction liée au télétravail, en particulier pour les salariés au forfait jours qui doivent être interrogés sur leur charge de travail et le respect de leur droit à la déconnexion.
Adapter l’entretien annuel au télétravail
Si vous effectuez un entretien à distance et non pas en physique, assurez-vous qu’il suit une organisation clairement définie, qu’il est préparé en amont et que l’échange en télétravail se déroule dans de bonnes conditions.
Gérer la préparation de l’entretien annuel en télétravail
Invitez les salariés en télétravail à préparer l’échange suffisamment en avance. Idéalement au moins un mois avant l’entretien.
Veillez à transmettre aux salariés les informations nécessaires pour une bonne préparation. Vous pouvez par exemple fournir un kit de préparation pour nourrir leur réflexion sur l’entretien, une checklist des points auxquels réfléchir, ou une FAQ. Communiquez bien auprès des managers et de leurs salariés pour qu’ils sachent où trouver les ressources en cas de besoin.
Restez également disponible pour leurs éventuelles questions. En télétravail, il faudra proposer différentes alternatives pour gérer les questions de vos salariés. Par exemple une messagerie instantanée type Slack ou Teams, ou une adresse email RH générique…
Faire le suivi de l’entretien à distance
Prévoir un suivi et des relances aux retardataires est essentiel pour atteindre un taux de complétion maximal sur vos campagnes. Certains logiciels rh vous indiqueront directement où en est la préparation de chacun. Autrement, il vous faudra programmer manuellement des rappels pour des relances individuelles ou générales.
Du fait de la distance, vous devez trouver des solutions alternatives aux grilles d’entretien papier qui permettent de conserver et d’analyser les résultats, et fournissent un compte-rendu dont un exemplaire à remettre au salarié. Privilégiez un outil rh qui offre un support simple pour la préparation et l’échange. Et permet aussi de signer à distance le compte-rendu, et assure le stockage de vos données.
Adapter l’entretien annuel en télétravail pour un échange de qualité
Pour un entretien à distance constructif qui se déroule de bonnes conditions :
- Prévoyez une durée suffisante pour tenir compte des éventuelles difficultés pour rejoindre la visioconférence.
- Assurez-vous que le matériel n’affecte pas la qualité de l’échange : chacun est dans un lieu calme avec une bonne connexion et un casque pour le son.
- Renforcez l’écoute et l’empathie pour compenser la distance : laissez l’autre terminer son propos sans interrompre, faites des pauses, pratiquez l’écoute active et reformulez pour être sûr que vous vous êtes bien compris.
