À l’heure où les pratiques managériales évoluent, l’entretien annuel reste un rendez-vous incontournable pour faire le point sur l’année écoulée et donner le ton de celle à venir. Ce rituel, souvent jugé trop formel, peut devenir un puissant levier de motivation et de performance s’il est bien préparé et dans le cas contraire une source de stress. En effet, selon un sondage sur les entretiens annuels de Javelo by Tellent, 58 % des salariés apprécient ce moment d’échange, alors que 41% le redoutent.
Comment transformer cet exercice en un véritable moment d’échange constructif et qui profite à la fois au manager et au collaborateur ? Dans cet article, Javelo by Tellent vous dévoile 7 conseils essentiels pour bien préparer vos entretiens annuels de fin d’année et offrir à vos équipes un accompagnement à la hauteur de leurs attentes.
Pourquoi l’entretien annuel est essentiel pour un manager ?
L’entretien annuel est souvent perçu comme une formalité, voire une contrainte, par certains managers. Pourtant, il représente une opportunité unique :
- de renforcer la relation avec vos collaborateurs,
- d’aligner les objectifs individuels avec ceux de l’entreprise;
Un rendez vous clé pour faire le bilan de l’année
L’entretien annuel permet avant tout de faire un bilan structuré de l’année écoulée. En tant que manager, c’est l’occasion de :
- passer en revue les performances de vos collaborateurs,
- reconnaître leurs réussites,
- de recevoir leurs feedbacks,
- et d’identifier ensemble les axes d’amélioration.
Ce n’est donc pas une simple évaluation chiffrée ; l’entretien annuel doit également prendre en compte les compétences développées, les efforts fournis, et les défis relevés. C’est important pour montrer à vos collaborateurs que leurs efforts sont reconnus et valorisés. De quoi renforcer leur motivation, leur engagement et bien sûr votre marque employeur !
Clarifier les attentes et fixer de nouveaux objectifs
L’entretien annuel est également le moment idéal pour clarifier vos attentes en tant que manager. Cette clarté est essentielle pour éviter les malentendus, les frustrations et ainsi éviter que le climat social se détériore.
Ensemble, vous pouvez définir des objectifs clairs, mesurables, et alignés avec la stratégie globale de l’entreprise. Le fait de définir conjointement ces objectifs encourage vos collaborateurs à s’approprier leur rôle et à se projeter plus facilement dans leurs missions.
💡L’entretien annuel est différent de l’entretien professionnel
L’entretien annuel d’évaluation est axé sur l’évaluation des performances du salarié et de son travail au cours de l’année écoulée, tandis que l’entretien professionnel se concentre sur le développement des compétences du salarié et ses perspectives d’évolution à moyen et long terme.
D’après le Code du travail, l’entretien annuel n’est pas obligatoire (sauf mention contraire dans une convention collective), alors que l’entretien professionnel est encadré par la loi et obligatoire tous les deux ans.
7 conseils pratiques pour bien préparer vos entretiens annuels
L’entretien annuel, pour qu’il soit véritablement utile et constructif, nécessite une préparation rigoureuse. Voici 7 conseils pratiques pour bien vous préparer et aborder cet entretien avec sérénité et obtenir des données pertinentes à réutiliser lors de vos prochains rituels RH.
#1 — Faites le point sur les objectifs fixés lors de l’entretien précédent
La première étape de votre préparation consiste à relire les objectifs qui avaient été fixés lors du dernier entretien annuel. Faites le point en tant que manager et répondez par exemple, à ces premières questions :
- Avez-vous constaté des progrès ?
- Quels objectifs ont été atteints, partiellement réalisés, ou non accomplis ?
Cette révision en amont de l’entretien vous permet de dresser un premier bilan dès le début et de réfléchir aux raisons des succès comme des difficultés rencontrées. Cette étape est cruciale pour évaluer les performances de vos collaborateurs de manière objective.
#2 — Consultez vos notes prises tout au long de l’année
Consultez vos notes prises tout au long de l’année dans votre logiciel de gestion de la performance afin de recueillir des observations plus générales sur :
- le comportement,
- les réussites,
- et les difficultés de vos collaborateurs, au-delà des seuls objectifs.
Cela vous permettra d’offrir un feedback riche, pertinent mais aussi basé sur des faits concrets. Ces éléments constitueront le point de départ de votre échange.
#3 — Planifiez un ordre du jour clair
L’entretien annuel doit être bien structuré pour être efficace. Préparez un ordre du jour qui inclut :
- le bilan de l’année écoulée,
- la fixation des nouveaux objectifs,
- les aspirations professionnelles,
- et les besoins éventuels en formation.
Si nécessaire, vous pouvez réserver cet entretien à la performance et aux objectifs, et organiser un autre échange pour discuter des projets de formation ou d’évolution professionnelle. Cela permet d’éviter de surcharger l’entretien annuel et de traiter chaque sujet au bon moment. Avec un ordre du jour bien défini, vous assurez un entretien clair et productif pour vos collaborateurs.
#4 — Évitez les sujets comme les augmentations salariales lors de l’entretien annuel
Bien que les augmentations salariales soient un sujet important, l’entretien annuel n’est pas toujours le meilleur moment pour les aborder. En effet, discuter de salaire durant cet échange peut détourner l’attention de l’évaluation des performances et des objectifs pour l’année à venir. Il est souvent plus efficace de prévoir un entretien distinct, dédié spécifiquement aux questions de rémunération et d’évolution salariale.
Informez vos collaborateurs à l’avance que l’entretien annuel se concentrera uniquement sur la performance et la fixation des objectifs permettra de garder cet échange productif et orienté vers le développement professionnel. D’ailleurs, selon un sondage que nous avons effectué, 48 % des salariés considèrent l’entretien annuel comme leur pire moment de l’année, principalement en raison des craintes concernant leur salaire ou leur évolution professionnelle.
#5 — Veillez à fournir des feedbacks constructifs
L’entretien annuel est le moment idéal pour offrir à vos collaborateurs un retour détaillé sur leur performance. Plutôt que de vous concentrer uniquement sur les aspects à améliorer, assurez-vous de reconnaître également leurs réussites et les efforts qu’ils ont fournis tout au long de l’année.
Abordez les points forts, ainsi que les axes d’amélioration, en vous basant sur des faits concrets et des observations précises pour vraiment progresser.
Cet échange ne doit cependant pas être à sens unique. Il est tout aussi important que les collaborateurs aient l’opportunité de donner des feedbacks à leurs managers. Encourager cette réciprocité permet de renforcer la communication et la collaboration au sein de l’équipe.
La méthode OSCAR (Observer, Situation, Comportement, Actions, Résultats) peut être utilisée pour structurer ces échanges. Cette méthode, souvent détaillée dans les guides d’entretien annuel, offre un cadre clair pour un feedback réciproque et constructif, garantissant ainsi une amélioration continue des relations professionnelles.
#6 — Préparez une projection pour l’année à venir
L’entretien annuel est une opportunité de se projeter sur l’année à venir, en identifiant les priorités pour vos collaborateurs. Plutôt que de simplement suivre un ordre du jour générique, structurez cet échange en fonction des objectifs de performance et des aspirations de chaque collaborateur.
Pour bien préparer cet aspect de l’entretien, nous vous recommandons de suivre cette méthodologie :
- Communiquez à l’avance les objectifs de l’entretien : Informez vos collaborateurs que cet entretien sera centré uniquement sur l’évaluation de la performance et la fixation des objectifs. Par exemple, les sujets comme la formation ou les augmentations salariales seront traités lors d’un autre rituel RH spécifique.
- Priorisez les sujets : Lors de l’entretien, focalisez-vous sur les projets à venir et les compétences à développer en lien direct avec les objectifs de performance fixés. Classez les sujets en fonction de leur importance et de leur impact sur les résultats attendus.
- Prévoyez des points réguliers : Annoncez dès le départ qu’un autre entretien sera dédié aux aspirations professionnelles, à la formation ou à l’évolution salariale. Communiquer la date de cet entretien supplémentaire permettra à vos collaborateurs de rester motivés et de se préparer aux autres discussions importantes.
#7 — Planifiez des points d’étapes tout au long de l’année
Après l’entretien annuel, assurez-vous d’organiser un suivi régulier pour mesurer les progrès réalisés par vos collaborateurs :
- planifiez des échanges réguliers tout au long de l’année pour évaluer l’avancée des projets,
- discuter des besoins de formation,
- ou ajuster les objectifs si nécessaire.
Ce suivi vous permettra de rester aligné avec vos équipes et d’apporter un soutien continu à leur développement.
Conclusion
L’entretien annuel, bien préparé, peut devenir un puissant levier de performance, mais il ne doit pas être isolé. Selon un sondage Ifop pour Javelo en 2023, 60 % des salariés estiment que des points de suivi réguliers sont indispensables pour atteindre leurs objectifs, et plus d’1 salarié sur 2 considère que ces suivis facilitent la mise en œuvre des actions décidées. En accompagnant l’entretien annuel d’un suivi continu, vous répondez aux attentes des collaborateurs tout en optimisant leur développement professionnel et leur engagement sur le long terme.
