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Rituel RH incontournable, l’entretien annuel est l’occasion de faire le bilan des performances de l’année écoulée et de se projeter dans la suivante. L’entretien annuel est donc le moment où les axes d’amélioration du collaborateur sont abordés, afin qu’il puisse travailler dessus et se développer professionnellement.
Quels sont les axes d’amélioration les plus fréquemment rencontrés ?
Les 5 axes d’amélioration les plus souvent cités en entretien annuel sont les suivants :
- Organisation du travail et priorisation des tâches
- Efficacité de la communication
- Autonomie et prise d’initiative
- Capacité à se remettre en question
- Capacité à fédérer autour d’un projet
Organisation du travail et priorisation des tâches
Savoir s’organiser et prioriser ses tâches est très important pour travailler efficacement. En conséquence, cela permet aussi de gérer son stress !
Pourtant, l’organisation est rarement une compétence innée et plusieurs années d’expérience professionnelle sont parfois nécessaires pour parvenir à trouver l’organisation qui nous convient le mieux. Il n’est donc pas étonnant que cet axe d’amélioration soit souvent relevé en entretien annuel.
Pour aider le collaborateur à mieux appréhender l’organisation de son travail, vous pouvez lui fournir une liste des méthodologies et outils qui vous semblent les plus pertinents pour ses missions. Par exemple :
- utiliser des tableaux Kanban (de nombreux logiciels permettent d’en générer en ligne et de les partager avec ses collègues) ;
- planifier des plages horaires dédiées à ses différentes missions dans son agenda ;
- mettre en place la méthode Inbox Zero pour ses mails…
Efficacité de la communication
Communiquer de manière claire est essentiel pour être efficace dans ses missions et travailler en équipe sereinement. En effet, d’une mauvaise communication peuvent découler des malentendus, de la frustration… Et donc du temps perdu !
Pour aider un collaborateur à communiquer plus clairement, vous pouvez lui donner des exemples précis de situations dans lesquelles son manque de clarté a pu avoir un impact négatif sur des projets ou d’autres collaborateurs et expliquer de quelle manière le message aurait pu être plus clair.
Vous pouvez également échanger sur la pertinence de mettre en place des documents partagés pour le suivi de certains projets ou la documentation au sein de votre équipe par exemple. Un bon moyen de mettre tout le monde sur la même page !
Autonomie et prise d’initiative
L’autonomie est une compétence clé à développer : sans cela, difficile de se sentir maître de ses projets, de développer ses propres connaissances sur ses sujets… et de gagner la confiance de son équipe !
Attention cependant : si vous reprochez à un collaborateur de manquer d’autonomie, veillez à faire preuve d’écoute et à prendre le temps de comprendre quelles en sont les raisons. Il arrive souvent qu’un manque d’autonomie découle d’une formation bâclée ou d’un manque de clarté dans les instructions données.
Capacité à se remettre en question
Se remettre en question est une capacité nécessaire quel que soit le poste, le secteur ou l’entreprise ! En effet, c’est ce qui garantit de pouvoir travailler sereinement en équipe et d’enrichir progressivement son panel de compétences.
Si vous pensez que l’un de vos collaborateurs manque de capacité de remise en question, vous devez le lui faire comprendre… et montrer l’exemple ! Échangez régulièrement des feedbacks et montrez que vous êtes prêt à travailler sur vos propres axes d’amélioration.
Notez les axes d’amélioration évoqués et dédiez un moment à chacun de vos échanges de feedback pour échanger sur la progression relative à ces points. Cela vous permettra de vous assurer que chacun respecte ses engagements et d’apporter une réponse rapide aux éventuelles difficultés rencontrées.
Capacité à fédérer autour d’un projet
Faire preuve de leadership est primordial pour mener des projets à bien. Cela implique de s’emparer des sujets, de prendre ses responsabilités, de lancer des initiatives, d’orchestrer le travail de chacun… Et de remobiliser les équipes lorsque cela est nécessaire !
Un manque de leadership se traduit par des projets qui avancent lentement ou qui n’aboutissent pas, ce qui mène souvent à une démotivation du collaborateur. Il est donc très important d’en parler rapidement.
La clé pour progresser sur cet axe d’amélioration lors de l’entretien annuel est de comprendre les raisons de ce manque de leadership : le collaborateur se sent-il légitime sur ce sujet ? A-t-il toutes les ressources dont il a besoin à sa disposition ? Y a-t-il un point de blocage quelconque ?
Bien entendu, cette compétence est surtout attendue chez les collaborateurs qui ont (ou souhaitent évoluer vers) des missions de gestion de projet.
Les axes d’amélioration propres au métier du collaborateur
Au-delà des compétences transverses, attendues sur la plupart des postes, il y a bien sûr les compétences métier. Celles-ci dépendent du poste et du domaine d’expertise, vous seul êtes donc habilité à identifier les axes d’amélioration spécifiques que vous souhaitez aborder durant l’entretien annuel.
Notez qu’il est important que le collaborateur sache d’emblée ce qui est attendu de lui : mettre en place un référentiel de compétences, accessible par tous les collaborateurs et détaillant tous les savoir-faire et savoir-être attendus pour chaque poste existant dans l’entreprise, est le plus efficace pour éviter les mauvaises surprises et motiver vos salariés.
De plus, cela permet à tous les managers d’identifier plus facilement les axes d’amélioration lors de la préparation de l’entretien annuel.
Comment formuler un axe d’amélioration ?
On ne communique pas les axes d’amélioration dans le but de dresser une liste de doléances ou de saper le moral de ses collaborateurs ! L’idée est au contraire de fournir au collaborateur des clés pour son développement professionnel.
Quelle est donc la manière la plus efficace de formuler les axes d’amélioration de vos collaborateurs lors de l’entretien annuel ?
Demander au collaborateur de lister ses axes d’amélioration
L’autoévaluation est un bon exercice car il permet :
- au collaborateur de prendre conscience de sa performance et de ses axes d’amélioration
- au manager de prendre conscience de ce que le collaborateur pense de son propre travail
C’est une pratique qui offre souvent des résultats inattendus – et donc intéressants ! Cela peut vous permettre d’identifier des axes auxquels vous n’aviez pas pensé ou de prendre connaissance d’éléments ayant mis en difficulté le collaborateur.
Quels sont les 3 axes de progrès du collaborateur ?
Pour être efficace, il ne faut pas chercher à trop en dire au risque de vous perdre… ou de perdre le collaborateur !
Autant se concentrer sur les 3 axes d’amélioration principaux, et prendre le temps :
- de les détailler
- d’échanger dessus avec le collaborateur
- de prendre le temps d’écouter son ressenti
- de lui donner des conseils pour progresser
Utiliser la méthode OSCAR
Pour réaliser des feedbacks utiles et constructifs, utilisez la méthode OSCAR :
- Observation
- Spécifique des faits
- Conséquences du fait observé
- Actionnabilité
- Résultats espérés
La philosophie derrière cette méthode est la suivante : les retours ne sont constructifs que lorsqu’ils s’appuient sur une démonstration ! Donner un exemple concret permet au collaborateur de s’identifier au point abordé ; expliquer comment agir autrement aurait pu changer les choses, et dans quelle mesure, lui donne un axe d’amélioration clair.
Vous voilà désormais armé pour donner des axes d’amélioration utiles et pertinents à vos collaborateurs !
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