Préparer un entretien annuel n’est pas une tâche facile ! En effet, il s’agit du moment dans l’année dédié à la revue des performances passées du collaborateur, à l’évaluation de ses objectifs et compétences, mais également à la projection pour l’année à venir. C’est dire l’importance de préparer rigoureusement l’échange.
Dans ce contexte, il faut en effet être en capacité de produire des feedbacks justes, honnêtes, transparents… Mais surtout, exploitables !
Nous avons donc demandé à nos experts RH de nous donner, à titre indicatif, un exemple d’un entretien annuel d’évaluation rempli pour vous aider à préparer vos prochains échanges avec vos collaborateurs.
Petit bonus : vous y retrouverez également leurs conseils et astuces pour des entretiens encore plus réussis !
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Bilan de la période écoulée
Êtes vous satisfait de l’ambiance générale de l’entreprise ?
La réponse à cette question est une réponse fermée : pas du tout satisfait.e / peu satisfait.e / neutre / satisfait.e / très satisfait.e.
Bien entendu, l’entretien annuel étant un moment d’écoute et d’échange, la réponse à la question ne doit pas se solder à cette observation ! Le rôle du manager est de chercher à en savoir davantage, notamment si le collaborateur témoigne d’un inconfort :
- pourquoi se sent-il ainsi ?
- a-t-il des exemples de situations pouvant illustrer son ressenti ?
- comment le manager, l’équipe et/ou l’entreprise peuvent-ils l’aider ?
Cependant, sauf élément que vous jugez important de consigner, il n’est pas nécessaire de tout noter. D’une part, vous risqueriez de vous perdre dans vos notes, là où le but de l’entretien annuel est de déclencher un dialogue où le salarié se sente activement entendu ; d’autre part, voir que vous prenez des notes peut dissuader le collaborateur de parler de certaines situations qui ne le mettent pas à l’aise.
Quelles sont vos principales satisfactions relatives à l’année écoulée ?
- montée en compétences grâce à telle formation
- X ventes atteintes par l’équipe
- prise de responsabilités sur tel projet
Là encore, votre prise de notes doit être concise et factuelle, et laisser la place à l’échange sur les points listés par le collaborateur. Il est surtout important que ressortent les chiffres et données clés, ainsi que les moteurs de satisfaction principaux (le collaborateur parle-t-il surtout de responsabilités, d’argent, de reconnaissance… ?)
Quelles sont les principales difficultés que vous avez rencontrées cette année ?
- Il a fallu s’adapter aux changements d’organisation dans l’équipe
- Le changement du contexte sur mon marché a eu un impact sur mes résultats
- J’ai rencontré un problème personnel qui a eu des répercussions sur mon travail
Sans jugement, le manager liste les points qui ont mis en difficulté le collaborateur et les facteurs pouvant expliquer ces difficultés afin de pouvoir agir dessus et y être vigilants dans le futur.
Quel est votre degré de satisfaction sur les éléments suivants :
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Reconnaissance | x | ||||
| Équilibre vie professionnelle / vie privée | x | ||||
| Missions / contenu du travail | x | ||||
| Développement professionnel | x |
Note : charge de travail trop importante, notamment due à la difficulté de recrutement sur le poste X.
Cette question a pour but de détailler les points de satisfaction et de frustration du collaborateur. Nous vous conseillons une fois encore de chercher à en savoir plus sur chacun de ces points, sans pour autant noter chacune des situations relatées. Bien entendu, si un point de frustration émerge, il est néanmoins important de noter ses facteurs explicatifs !
Comment évaluez-vous votre engagement au sein de l’entreprise ?
Bon : satisfait de ses missions et de son évolution, pourrait être plus engagé s’il avait davantage de responsabilités sur les projets X et Y.
Comme toutes les questions de l’entretien annuel qui visent à jauger les ressentis du collaborateur, la réponse doit être fermée (mauvais / faible / neutre / bon / très bon) et doit ouvrir sur une discussion.
Comment évaluez-vous votre charge de travail ?
Très forte : le retard de recrutement met l’équipe sous tension.
La réponse à cette question est également fermée. Le manager doit faire preuve d’écoute et écouter le ressenti du collaborateur : l’évaluation de la charge de travail n’est pas une question objective, elle permet de comprendre où se situe le collaborateur dans l’équipe, quels sont ses enjeux et comment il vit la période.
Évaluation des objectifs et compétences
Avez-vous réussi à atteindre vos objectifs de l’année passée ?
| Taux de complétion | Commentaire | |
|---|---|---|
| Objectif n°1 | 80% | Bien mais un effort à faire sur le reporting l’année prochaine |
| Objectif n°2 | 100% | Excellent travail sur telle mission |
| Objectif n°3 | 75% | Aurait pu être complètement atteint avec une organisation différente |
| Objectif n°4 | N/A | Objectif obsolète car projet dépriorisé |
Quels sont les facteurs qui vous ont aidé à les atteindre ou à l’inverse, quels ont été vos freins ?
- Objectif n°1 : la formation suivie en septembre a permis un déblocage sur certains sujets.
- Objectif n°2 : la collaboration avec l’équipe X a permis au collaborateur de se dépasser sur ce point
- Objectif n°3 : les nombreux changements de stratégie sur le projet n’ont pas permis au collaborateur de s’organiser comme il l’aurait souhaité.
Vous cherchez ici à identifier clairement et précisément les freins et moteurs de votre collaborateurs. Ceux-ci peuvent être contextuels ou révéler des facteurs plus profonds sur lesquels vous devrez travailler conjointement !
Quel est votre niveau de progression sur les compétences attendues à votre poste ?
| Compétences transverses | Compétences métier |
|---|---|
| – prise d’initiative : 4/5 – leadership : 4/5 – flexibilité : 2/5 – autonomie : 5/5 – travail en équipe : 3/5 |
– compétence n°1 : 4/5 – compétence n°2 : 4/5 – compétence n°3 : 3/5 |
Les compétences sont évaluées sur 5. Elles doivent être connues du collaborateur et de ses pairs dès sa prise de poste : les compétences attendues pour le poste ne doivent en aucun cas être une découverte lors de l’entretien annuel !
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Projections sur l’année à venir
Souhaiteriez-vous vous investir davantage sur d’autres projets ?
Souhaiterait s’investir sur le projet X et collaborer davantage avec l’équipe Y.
Nous vous conseillons de préparer une liste des projets auxquels le collaborateur pourrait participer en amont de l’entretien annuel, afin de pouvoir échanger dessus.
À court terme, que souhaiteriez-vous voir évoluer dans vos missions ?
Souhaiterait gagner en autonomie sur tel sujet et gagner en compétences sur tel aspect.
À moyen et long terme, comment souhaiteriez-vous que votre carrière évolue ?
- moyen terme : voudrait devenir responsable de tel projet d’ici la fin du premier semestre
- long terme : aimerait manager une équipe à un horizon 2 ans
Là aussi, il est important pour le manager d’avoir préparé des éléments afin de pouvoir rebondir sur la réponse du collaborateur.
Quelles sont vos attentes vis-à-vis de votre manager ?
- soutien actif sur les problématiques X et Y
- instauration d’un temps d’échange hebdomadaire pour échanger sur l’avancement des projets
- libérer du temps au collaborateur pour la formation
Que souhaitez-vous continuer de faire l’année prochaine ?
Souhaite de continuer à travailler sur tel projet et de développer telle compétence.
N’hésitez pas à creuser ce point pour comprendre quels sont ses moteurs : fidéliser ses colllaborateurs passe aussi par l’adaptation de leurs missions à leurs capacités, leur potentiel et leurs appétences !
Que pensez-vous devoir améliorer sur l’année à venir ?
- organisation : dans telle situation, pense qu’il aurait pu mieux anticiper les choses
- travail en équipe : dans tel projet, aurait pu faire preuve de plus d’écoute et de flexibilité
Laissez d’abord le collaborateur s’exprimer et écoutez ses réponses avant de lui soumettre vos commentaires ! Il est intéressant de savoir où le collaborateur situe lui-même ses axes d’amélioration pour savoir comment il se perçoit.
De quelles formations, outils, appuis avez-vous besoin pour aller plus loin cette année ?
- formation X : pourrait permettre au collaborateur d’acquérir telle compétence, dure X heures, coûte Y€, peut être co-financée par le compte formation du salarié
- outil Y : aurait telle utilité, coûte x€/an
N’hésitez pas à conseiller au collaborateur des formations que vous pensez pertinentes pour son développement professionnel.
Quels sont vos objectifs pour l’année à venir ?
- Objectif 1 (qualitatif ou quantitatif) : description précise de l’objectif
- Objectif 2 (qualitatif ou quantitatif) : description précise de l’objectif
- Objectif 3 (qualitatif ou quantitatif) : description précise de l’objectif…
Ces objectifs sont définis de manière concertée par le collaborateur et le manager, qui doivent les avoir préparés en amont de l’entretien. Ils doivent être alignés avec les objectifs globaux de l’entreprise et de l’équipe, en plus d’être ambitieux mais atteignables : sinon, difficiles d’en faire des moteurs pour le salarié !
Y a-t-il d’autres sujet que vous voudriez aborder ?
Augmentation souhaitée : x% → excellents résultats sur tel projet, prise de responsabilités et fort engagement dans la vie de l’entreprise
L’entretien annuel est l’occasion idéale pour négocier une augmentation, ou évoquer tout autre sujet important pour le collaborateur. Notez que si certains points demandent réflexion ou échange avec votre hiérarchie, il est néanmoins important de les prendre en note dans le compte-rendu et de donner une date butoir au collaborateur pour qu’il sache à quoi s’attendre.
Quel est votre niveau de satisfaction global sur l’année écoulée ?
4
Cette note indicative permet de prendre le pouls de la satisfaction des collaborateurs dans l’entreprise.
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