Tableau de bord d’entretien professionnel : comment construire son suivi ?

Les entretiens professionnels sont une obligation légale pour toutes les entreprises françaises. Outre cette obligation, ces entretiens sont très importants d’un point de vue managérial car ils permettent d’en savoir davantage sur les ambitions de carrière de vos collaborateurs. Pour vous y retrouver parmi vos effectifs, il est alors essentiel de vous munir d’un tableau de bord d’entretien professionnel. Registre papier, tableau de bord RH sur Excel, logiciel RH spécialisé… Quel support choisir pour suivre ses entretiens RH ? On vous en dit plus dans cet article.

Tableau de bord d’entretien professionnel : un outil essentiel pour s’y retrouver !

L’entretien professionnel est une formalité RH obligatoire depuis 2014 pour tous les salariés.

Cet entretien a pour but :

• d’évoquer les souhaits et possibilités d’évolution professionnelle du salarié à moyen et long terme
• de faire le bilan des compétences acquises et de celles qu’il devra acquérir pour évoluer dans ce sens
• de recenser ses besoins et souhaits de formation
• de l’informer de ses droits en la matière : compte personnel de formation, validation des acquis de l’expérience…

Suite à la crise sanitaire, les entreprises ont eu jusqu’au mois de juin 2021 pour se mettre en conformité. Les employeurs qui manquent toujours à leurs obligations légales en la matière sont aujourd’hui sanctionnés.

Quelle est la sanction encourue pour manquement à l’obligation d’organiser des entretiens professionnels ?

Si l’employeur ne peut pas prouver qu’il a bel et bien organisé des entretiens professionnels tous les 2 ans pour ses collaborateurs, il doit abonder le compte personnel de formation des salariés concernés de 3000€.

Par ailleurs, il doit également attester que chacun de ses salariés a bien bénéficié d’au moins une action de formation non obligatoire durant cette période.

Si cette sanction ne vaut que pour les entreprises de 50 collaborateurs, les entreprises de moins de 50 salariés s’exposent néanmoins au paiement de dommages et intérêts aux collaborateurs concernés… C’est pourquoi vous devez vous assurer de ne manquer à aucune de vos obligations en la matière !

Pourquoi digitaliser son tableau de bord d’entretien professionnel ?

La digitalisation de son tableau de bord est essentielle pour suivre efficacement ses entretiens professionnels.

Le tableau de bord d’entretien professionnel, un outil indispensable pour s’assurer d’être en conformité légale

Bien sûr, en cas de contrôle, vous pouvez toujours fouiller vos archives papier pour retrouver les compte-rendus d’entretiens professionnels demandés. Mais combien de temps cela vous fera-t-il perdre ? Au-delà du temps passé, il y a également la question de la fiabilité : vous devez être sûr.e de ne pas perdre les documents concernés.

C’est pourquoi la plupart des entreprises se tournent aujourd’hui vers la digitalisation des entretiens RH, qui leur permet de créer leur tableau de bord d’entretien professionnel afin, notamment :

• d’accéder en quelques clics à la liste des collaborateurs et au planning de leurs entretiens professionnels
• d’identifier en un coup d’oeil les collaborateurs qui n’ont pas encore bénéficié de leur entretien professionnel ou de leur formation non obligatoire
• de retrouver instantanément toutes les trames et compte-rendus d’entretiens pour prouver sa conformité

Le tableau de bord d’entretien professionnel, un levier méconnu pour booster l’engagement de ses collaborateurs

Oui, vous avez bien lu : disposer d’un tableau de bord d’entretien professionnel peut vous aider à améliorer l’engagement de vos collaborateurs !

Plus largement, disposer d’une plateforme ou d’un document central pour suivre la progression de vos entretiens professionnels, évaluations de performance, entretiens de fin de période d’essai et tous les autres types d’entretiens RH vous garantit d’être à jour dans l’organisation de ces échanges.

Cela vous permet aussi de revenir plus facilement sur les compte-rendus d’entretiens pour en tirer des actions concrètes, et d’éventuellement pouvoir en tirer des données plus générales sur la satisfaction de vos effectifs, les axes d’amélioration identifiés, les formations souhaitées… Bref, mettre toutes ses chances de son côté pour réussir ses entretiens professionnels !

Comment organiser son tableau de bord d’entretien professionnel ?

Pour que votre tableau de bord d’entretien professionnel soit utile, vous devez y indiquer :

• des informations dites sociodémographiques sur vos effectifs : nom, prénom, date d’entrée dans les effectifs, département, poste, manager, congés longue durée prévus le cas échéant
• la date des derniers entretiens professionnels effectués et un lien vers le compte-rendu signé
• la date du prochain entretien prévu

Pour rappel, il est obligatoire d’organiser un entretien professionnel tous les 2 ans minimum, et un entretien dit “état des lieux du parcours professionnel” tous les 6 ans.

Votre tableau de bord d’entretien professionnel doit ressembler à ceci :

Bien entendu, les possibilités que vous apportent votre tableau de bord d’entretien annuel dépendent de la plateforme que vous utilisez pour le construire : un tableau Excel de suivi des entretiens professionnel n’apporte pas le même niveau de détail qu’un tableau de bord d’entretien annuel réalisé sur un logiciel spécialisé !

Quel outil utiliser pour son tableau de bord d’entretien professionnel ?

Vous l’aurez compris : il est très difficile, voire impossible, de gérer manuellement les entretiens professionnels au sein de son entreprise. Pour un suivi efficace de ses entretiens professionnels, il est ainsi nécessaire de digitaliser son suivi pour s’y retrouver et s’assurer d’être en conformité légale.

Néanmoins, plusieurs méthodes de digitalisation sont possibles :

• la digitalisation sur un tableur comme Excel ou Google Sheets
• la digitalisation via un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines)
• la digitalisation via un logiciel spécialisé dans la gestion des entretiens RH (comme Javelo 😉)

Nous vous conseillerons toujours d’utiliser un logiciel spécialisé pour administrer vos tableaux de bord d’entretiens professionnels, car ses fonctionnalités vous permettront de suivre et organiser plus efficacement vos campagnes !

Pourquoi ne pas utiliser Excel pour son suivi des entretiens professionnel ?

Excel est un outil très puissant… Mais dont l’utilisation n’est pas adaptée à tous les besoins !

Dans le cas d’un tableau de bord d’entretien professionnel, votre but est d’avoir une vue d’ensemble de toutes les informations relatives à vos collaborateurs en un coup d’oeil.

Dans l’idéal, ces informations doivent pouvoir être partagées en quelques clics avec vos collaborateurs, mais de manière partielle pour qu’ils n’aient accès qu’aux données qui les concernent (leurs propres informations ou celles des salariés étant sous leur responsabilité).

Le tableau de bord d’entretien professionnel doit également renvoyer aux compte-rendus d’entretiens professionnels scannés ou signés électroniquement.

Même avec des logiciels fonctionnant sur le cloud et vous permettant de partager gratuitement un tableau de reporting semblable à Excel, le partage peut s’avérer fastidieux, l’interface peu lisible… et le traitement des données sensibles, problématique ! Un casse-tête que peut vous épargner l’utilisation d’un logiciel spécialisé.

Est-il possible de gérer d’autres actions RH sur Excel ?

Bien sûr, il est toujours possible de créer un tableau de compétences pour sa GPEC ou un tableau de bord pour gérer sa paie ou un tableau de suivi des effectifs sur Excel… Mais vous aurez toujours les mêmes problèmes d’ergonomie, de confidentialité des données et de perte de temps en traitement de données. Nous vous conseillons de toujours vous diriger vers des solutions ad hoc : votre investissement vous sera très vite profitable !

L’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de la performance pour ses tableaux de bord d’entretien professionnel

S’il est bien entendu possible d’utiliser un SIRH pour le suivi de ses entretiens professionnels, il sera néanmoins plus efficace de passer directement par un logiciel spécialisé. D’autant qu’il est possible que ce dernier propose une intégration aux principaux SIRH, pour une fluidité et une synchronisation de vos données totalement transparente !

Pour rappel, SIRH est l’acronyme de Système d’information de gestion des ressources humaines. Il s’agit des logiciels comme permettant de gérer plusieurs fonctions RH : paie, congés, notes de frais…

Que fait un logiciel spécialisé qu’un SIRH ne ferait pas ? Son expertise lui permet de structurer sa solution et d’apporter des fonctionnalités qu’un logiciel RH généraliste proposerait pas.

Par exemple, en ce qui concerne la gestion des entretiens professionnels, Javelo permet :

• de mettre à jour en temps réel les informations sur les effectifs
• de suivre en temps réel la complétion des trames
• d’offrir des espaces distincts pour que le collaborateur et son manager puissent préparer leur échange
• de relancer en direct les managers pour qu’ils organisent les entretiens professionnels de leurs équipes
• de partager des modèles de trames différents en fonction des départements et métiers concernés
• de signer électroniquement et archiver facilement leurs trames