Quelles obligations légales pour l’Entretien Professionnel ?

Les obligations légales liées à l’entretien professionnel sont nombreuses. Tous les deux ans, les salariés doivent ainsi bénéficier d’un entretien professionnel consacré à leurs perspectives d’évolution professionnelle et leurs compétences.

Mise à jour Covid-19 : Un nouveau questions-réponses du gouvernement du 21 juin a accordé de nouveaux délais pour certaines obligations :

– Les sanctions sont suspendues jusqu’au 30 septembre 2021.

– Les entreprises ont jusqu’à cette date pour effectuer un « rattrapage » et se mettre en règle, pour les entretiens prévu de 2020 au 30 juin 2021.

À partir du 1er octobre 2021, les sanctions liées au non-respect de l’obligation d’entretien professionnel entrent en vigueur. En tant qu’employeur, il est donc plus que jamais important pour vous de comprendre les principes de l’entretien professionnel. C’est aussi l’occasion de savoir qui sont les personnes concernées, d’avoir toutes les clés en main pour le mettre en place et d’être conscient des obligations légales à respecter afin d’être en conformité.

1. Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

A ne pas confondre avec l’entretien annuel, l’entretien professionnel est un moment clé d’échange entre vos collaborateurs et vous, employeur. Il a lieu tous les deux ans. Son but est de construire le projet professionnel du salarié. Il est l’occasion de faire le bilan du parcours professionnel de ce dernier et d’anticiper ses perspectives d’évolution. Et par la suite l’aider à acquérir les compétences nécessaires à son évolution professionnelle.

Concrètement, cela signifie que vous devez identifier les besoins de votre salarié en termes de compétences et de formation. Ceci aidera son évolution professionnelle et son maintien dans l’emploi, en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Vous devez également l’informer sur les dispositifs d’accompagnement et de formation auquel il a droit.

L’entretien annuel se concentre sur la performance et l’impact du travail de votre collaborateur sur les résultats de l’entreprise. L’entretien professionnel va lui se focaliser sur les compétences du collaborateur, son avenir professionnel et son évolution. C’est donc le moment privilégié pour construire un projet à long terme entre un talent et son employeur.

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel s’accompagne également d’un état des lieux récapitulatif. Il reprend les différentes actions dont a bénéficié le salarié (formation, progression…). C’est le fameux « bilan des 6 ans », qui permet de valider le bon accompagnement du salarié.

2. Que dit la loi sur les obligations légales de l’entretien professionnel ?

Les dispositions relatives à l’entretien professionnel et au bilan des 6 ans sont prévues par la loi sur la formation professionnelle (5 mars 2014). Elle définit que chaque salarié doit être informé, dès son embauche, de son droit à bénéficier tous les deux ans d’un entretien professionnel. Il est à l’initiative de son employeur, et doit se tenir quelle que soit la taille de l’entreprise (art. L. 6315-1 du Code du Travail). Tous les 3 entretiens, l’entretien professionnel est l’occasion d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Il est plus communément appelé le bilan des 6 ans (pour les entreprises de plus de 50 salariés).

La loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 a ensuite amendé ce texte. Elle prévoit que les modalités et la périodicité de l’entretien peuvent être différentes dans le cadre d’un accord collectif ou d’un accord de branche, La date limite de mise en conformité était fixée au 31 décembre 2020.

Suite à la crise du COVID-19, le gouvernement a mis en place certains aménagements (dont les derniers en date du 21 juin 2021) : 

• Ainsi, les entretiens prévus en 2020 et au cours du premier semestre peuvent avoir lieu jusqu’au 30 juin 2021.
• La loi prévoyait des sanctions en cas de manquement aux obligations. Ces dispositions prennent la forme d’un abondement correctif du Compte Professionnel de Formation du salarié. Elles sont actuellement suspendues jusqu’au 30 septembre 2021 et s’appliqueront à nouveau dès le 1er octobre 2021.
• Les employeurs qui ne seraient pas à jour au 30 juin ont jusqu’au 30 septembre pour se mettre en règle sans risquer une sanction.

3. Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

La loi concerne tous les salariés :

• Ayant deux ans d’expérience dans l’entreprise.
• Quel que soit leur contrat de travail.

En sont exclus tous les salariés :

• Mis à disposition des entreprises d’accueil.
• Intervenant dans le cadre d’une sous-traitance.
• Intérimaires.

4. Comment réaliser vos entretiens professionnels ?

Vous devez informer le collaborateur dès son embauche de son droit à bénéficier tous les deux ans de l’entretien professionnel. Il faut aussi veiller à organiser l’entretien dans les délais prévus par la loi. Le salarié peut cependant refuser, puisque l’entretien professionnel est un droit et non une obligation pour lui. Nous vous recommandons de garder une preuve écrite de ce refus (recommandé avec AR ou remise contre décharge).

L’entretien professionnel donne lieu à la rédaction d’un document dont un exemplaire est remis au salarié.

Les points obligatoires à aborder pendant l’entretien professionnel sont :

• l’évolution professionnelle de votre salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi.
• les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle de votre salarié.
• l’évaluation de son employabilité.
• la réflexion sur l’avenir de votre salarié, le poste occupé et son projet professionnel.

Vous devez également l’informer de l’activation de son Compte Personnel de Formation (CPF) et des abondements que l’entreprise est susceptible de financer.

En amont ou à l’occasion de l’entretien, vous devez informer le salarié de son droit à recourir à des services gratuits de Conseil en Évolution Professionnelle (CEP) pour l’aider à faire le point sur sa situation et ses compétences, en vue de préparer l’entretien professionnel.

Attention : la distinction entre entretien professionnel et annuel étant parfois méconnue. Il arrive que les sujets de l’accompagnement à l’évolution du salarié soient évoqués à l’occasion de l’entretien annuel. Ces deux exercices doivent cependant être décorrélés ! Pour respecter vos obligations, vous devez faire deux entretiens différents. Ils donnent lieu à deux compte-rendus différents. D’une part un entretien professionnel consacré à l’accompagnement à l’évolution professionnelle du salarié et qui aboutit à la validation d’un plan de formation. D’autre part l’entretien annuel d’évaluation qui évalue sa performance sur l’année écoulée, et aboutit à la définition des objectifs pour l’année à venir.

5. Obligations légales pour l’entretien professionnel : Quelles échéances ?

L’entretien professionnel a lieu tous les deux ans à compter de l’entrée dans l’entreprise, puis de la date du précédent entretien. Une périodicité différente peut être prévue dans le cadre d’un accord collectif ou de branche.

Il est donc de votre devoir d’organiser un entretien professionnel pour tous salariés :

• rentrant de congé maternité.
• au retour de congé parental.
• au retour de congé de proche aidant.
• en revenant d’une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés.
• au retour du congé d’adoption.
• en revenant d’un congé sabbatique.
• au terme d’une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption.
• au retour d’un arrêt de travail pour longue maladie.
• à l’issue d’un mandat syndical.

A l’initiative de votre salarié, l’entretien peut avoir lieu à une date antérieure à sa reprise de poste.

6. Qu’est-ce que le bilan des 6 ans ?

Tous les six ans de présence dans une entreprise de plus de 50 salariés, l’entretien professionnel doit comporter un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel. Cet état des lieux doit valider qu’un salarié a bénéficié sur les six dernières années de ses entretiens professionnels.

Ce bilan doit également s’assurer qu’au cours des six dernières années, votre salarié a :

• suivi une action de formation au moins.
• acquis des éléments de certification.
• bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle (progression salariale appréciée au niveau individuel et/ou collectif, professionnelle en termes d’échelons et de responsabilités).

Vous devez rédigez un compte-rendu de cet état des lieux et remettre une copie à votre salarié.

Une question souvent posée par nos clients est de savoir si le bilan des 6 ans est un entretien différent de l’entretien professionnel. Sur ce sujet, la loi indique que l’état des lieux récapitulatif doit faire l’objet d’un compte-rendu distinct, dont une copie est à remettre au collaborateur. Il n’y a cependant pas d’obligation d’effectuer un entretien uniquement sur ce sujet. Le bilan des 6 ans peut donc tout à fait avoir lieu lors de l’entretien professionnel. Assurez-vous simplement de remplir et remettre deux documents distincts à votre salarié.

7. Non-respect de l’obligation légale d’entretien professionnel : quelles sanctions risquez-vous ?

En cas de manquement à ses obligations relatives à l’entretien professionnel, l’entreprise d’au moins 50 salariés doit abonder le CPF du salarié à titre correctif. Si votre salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une action de formation non obligatoire, vous devrez abonder son CPF d’un montant de 3000€ (pour un salarié à temps complet ou à temps partiel).

 Avant le 1er mars de chaque année, vous devez adresser à votre opérateur de compétences (OPCO) la liste des salariés concernés par l’abondement correctif et le montant en euros attribué ainsi que la somme forfaitaire.

 À défaut ou en cas de versement insuffisant, après mise en demeure, vous devrez verser le double de l’insuffisance constatée au Trésor public.

Pour tout savoir sur l’entretien professionnel, retrouvez notre guide complet de l’entretien professionnel 2021. Il vous donnera tous les conseils à chaque étape pour en faire un outil puissant de développement de vos équipes, et transformer vos résultats en plans d’actions impactants.

Allez au-delà de l’obligation

Le non-respect des obligations légales de l’entretien professionnel peut donc vite vous coûter très cher. Mais outre la peur de la sanction financière, il est important de rappeler la nécessité et l’utilité des entretiens professionnels, que ce soit pour le bien de votre salarié ou de votre entreprise. En préparant l’évolution professionnelle de vos talents, vous préparez également la capacité de l’entreprise à faire face à l’avenir avec les compétences nécessaires au sein des équipes. Il y a donc un double intérêt pour vous en tant qu’employeur. Il est donc crucial de bien gérer le sujet de l’entretien et d’aller au-delà des obligations. Interrogez-vous sur le sens que vous souhaitez donner à vos entretiens et aux bénéfices que vous et vos salariés en retirerez.

Dans notre prochain article, nous verrons comment donner du sens à vos campagnes. Nos conseils étape par étape vous permettront de réussir vos entretiens et d’en retirer des plans d’actions bénéfiques pour tous.