10 conseils pour une campagne d’entretiens annuels réussie !

Il est bientôt l’heure de préparer votre campagne d’entretiens annuels ? Pas de panique ! On vous donne les astuces de nos experts RH pour une campagne zen et efficace !

1. Communiquez en amont sur la démarche et ses enjeux

Avant de lancer votre campagne d’entretiens annuels, vous devez communiquer dessus !

Il est absolument indispensable d’informer correctement vos collaborateurs sur la démarche afin qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires et qu’ainsi ils se sentent impliqués. Cela veut dire qu’il est nécessaire de leur communiquer les informations pratiques relatives à la campagne :

• date de début et de fin
• format (nous conseillons de prévoir un échange d’une heure à une heure et demie entre le manager et le salarié)
• support (papier, Word, logiciel…)
• actions requises de la part des salariés (fixer la date et l’heure de l’échange, prendre connaissance de la grille d’entretien, renvoyer le document signé aux ressources humaines…)

Cependant, au-delà des informations pratiques, pour que les salariés se sentent impliqués dans la démarche, il est important de faire de la pédagogie pour leur en expliquer l’intérêt.

Vos salariés ne doivent pas voir la campagne d’entretiens annuels comme une démarche administrative mais comme un moment d’échange libre et un véritable levier pour identifier les axes d’amélioration de chacun et agir dessus.

Nous vous conseillons de préparer un mail à envoyer une quinzaine de jours avant le lancement de votre campagne d’entretiens annuels, contenant toutes les informations listées ci-dessus.

2. Elaborez vos différentes grilles d’entretien annuel en concertation avec les managers de votre équipe

Vos trames d’entretien annuel ne doivent pas être génériques mais adaptées à vos différentes équipes et vos différents métiers.

Il est bien entendu nécessaire de développer des thématiques générales et applicables à tous les métiers et toutes les équipes de votre entreprise, mais vos entretiens annuels doivent également être adaptés aux différentes expertises mobilisées au sein de vos effectifs.

C’est pourquoi il est nécessaire d’échanger avec les managers de vos différentes équipes pour vous assurer que les questions des trames d’entretien annuel sont cohérentes, adaptées et représentatives des différents postes.

3. Listez les thématiques devant être abordées lors de l’entretien annuel et communiquez cette liste à tous les collaborateurs

L’entretien annuel doit à la fois couvrir toutes les thématiques qu’un bilan annuel doit prévoir et être suffisamment synthétique pour que l’échange soit réellement actionnable.

En effet, un échange trop long comporte le risque de noyer des informations importantes et de s’éloigner du but de l’entretien, à savoir donner et recevoir un feedback constructif. À l’inverse, il ne faut pas éluder certaines thématiques pour gagner du temps, au risque de générer des frustrations et de passer à côté d’éléments essentiels !

Nous vous conseillons donc de lister avant votre campagne d’entretiens annuels les thématiques devant être abordées au cours de l’échange et de les rappeler par écrit à tous les collaborateurs.

Quels sujets aborder lors d’un entretien annuel ?

Pour rappel, il est important d’aborder les points suivants :

• retour sur l’année écoulée et recueil du sentiment général du collaborateur à l’égard de cette période
• succès et échecs / axes d’amélioration principaux
• difficultés rencontrées
• évaluation de la charge de travail
• évaluation des objectifs passés et définition de ceux de l’année à venir
• évaluation des compétences
• souhaits d’évolution et de formation
• attentes vis-à-vis du manager

4. Envoyez les trames d’entretien annuel à tous les collaborateurs plusieurs jours avant l’échange

Les questions abordées durant l’entretien annuel ne doivent être une surprise ni pour le manager, ni pour le salarié !

Au contraire, pour que l’échange soit efficace et constructif, les réponses doivent être préparées par chacun en amont de l’entretien. C’est pourquoi les ressources humaines doivent communiquer les fiches d’entretien annuel Word, PDF ou en ligne avant la réalisation de l’entretien.

Envoyez un mail une semaine ou dix jours avant la campagne d’entretiens annuels pour présenter le document !

5. Ne les réalisez pas sur une période trop longue

Il peut être tentant d’étaler sur la durée la réalisation des entretiens annuels, afin de laisser aux collaborateurs du temps pour les réaliser.

Malheureusement, cette méthode n’est pas la plus efficace pour éviter les retards et les entretiens bâclés !

Au contraire, mieux vaut une campagne d’entretiens annuels assez courte (environ 3 semaines) car cela incitera les collaborateurs à être efficaces et leur évitera de laisser cette préoccupation planer trop longtemps dans leur esprit.

L’entretien annuel doit rester un temps fort et pas une démarche administrative à expédier !

6. Formez vos managers à l’exercice

Si les managers doivent être autonomes dans la réalisation de leurs entretiens annuels, il n’en est pas moins nécessaire qu’ils soient formés sur le sujet !

Comment mener un entretien d’évaluation ? La réponse à cette question ne coule pas de source. Vous devez former les managers à la réalisation de feedbacks structurés de manière à ce qu’ils soient constructifs.

L’un des méthodes de feedback les plus efficaces, développée dans notre guide de l’entretien annuel 2022, est la méthode OSCAR :

• Observation : la remarque doit porter sur un fait directement observé
• Spécifique : un exemple concret d’une situation spécifique doit être relevé
• Conséquences des faits observés
• Actionnabilité : ce que le collaborateur pourrait faire pour changer la situation
• Résultats espérés si le collaborateur faisait autrement

Pour les feedbacks positifs, même méthode… Sans l’actionnabilité et les résultats espérés !

7. Mettez à disposition de vos collaborateurs un lieu calme qui garantisse la confidentialité de l’échange

L’entretien annuel d’évaluation est un entretien individuel… Et doit le rester ! Pas question qu’il se déroule en plein milieu de l’open space ou de la salle de pause.

Vous devez mettre à disposition de vos collaborateurs une salle calme pour que l’échange se déroule librement.

S’il n’est pas possible de faire autrement, l’entretien annuel peut éventuellement se dérouler en visioconférence… Mais si vous pouvez l’organiser en présentiel, faites-le : l’échange en sera toujours plus riche !

8. Faites parvenir une copie des notes de l’échange aux collaborateurs et assurez-vous que tout le monde soit d’accord sur le compte-rendu

Les notes de l’échange doivent être transmises au collaborateur afin :

• de s’assurer qu’il est bien d’accord avec les points relevés
• de recueillir ses éventuels points à ajouter
• d’obtenir sa signature

La signature de la grille d’entretien annuel par le salarié n’est cependant pas obligatoire.

9. Conserver une trace de vos échanges

Il est important de conserver et archiver les notes d’entretien annuel :

• Cela vous permettra de conserver un historique des échanges et des objectifs pour assurer un meilleur suivi managérial ;
• Si une partie de la rémunération du salarié est annexée à la réalisation de ses objectifs, vous devez pouvoir utiliser les notes des entretiens passés annuels pour expliquer le montant de sa part variable.

10. Utilisez un logiciel de digitalisation des entretiens

Pour être sûr d’appliquer toutes ces bonnes pratiques, passez aux campagnes d’entretiens annuels digitalisées !

Un outil d’entretiens annuels comme Javelo vous permet :

• de centraliser vos campagnes
• de partager vos trames d’entretiens annuels en 1 clic et aux bonnes personnes
• d’éviter aux collaborateurs d’avoir le nez dans leurs notes durant tout l’échange
• de récupérer automatiquement les notes, sans avoir à les ressaisir
• d’envoyer facilement vos relances, uniquement aux collaborateurs concernés
• d’obtenir des données actionnables de manière quasi instantanée…