L’entretien professionnel est une échange RH obligatoire, dont le but est d’évoquer les perspectives d’évolution du collaborateur et ses besoins de formation. La convocation pour l’entretien professionnel est donc une formalité très importante pour engager pleinement vos collaborateurs dans la réalisation de ces entretiens.
Informations importantes, délai à respecter, modèle de trame : on vous donne toutes les clés pour organiser des entretiens professionnels riches et engageants en 2023 !
Notre modèle 2023 de convocation pour l’entretien professionnel
Besoin d’inspiration pour rédiger votre courrier ? N’hésitez pas à partir de notre exemple de courrier de convocation à l’entretien professionnel :
Objet : convocation à votre entretien professionnel (année)
Madame, Monsieur,
Conformément aux dispositions législatives issues de la loi sur la formation du 5 mars 2014, nous vous proposons un entretien professionnel pour échanger sur vos perspectives d’évolution professionnel.
Cet entretien se déroulera le (date) à (heure) sur votre lieu de travail, au (adresse) avec (nom de la personne). Merci de nous confirmer votre disponibilité à cette date avant le (date) afin que nous puissions convenir d’un nouveau créneau ensemble en cas d’indisponibilité.
Vous trouverez à cette adresse (lien) la préparation de votre entretien, à compléter en amont de l’échange.
Dans l’attente de votre retour, nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire concernant votre entretien professionnel.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Fait à (ville) le (date)
Cachet et signature de l’employeur
Gagnez du temps en téléchargeant notre modèle de convocation pour entretien professionnel déjà mis en page (version Word et PDF) 🤫
Téléchargez gratuitement
notre modèle de convocation d’entretien professionnel
Quelles informations la convocation pour entretien professionnel doit-elle contenir ?
La loi ne prévoit pas de formalisme obligatoire pour la convocation pour l’entretien professionnel.
En revanche, ces 3 informations restent obligatoires quel que soit le format de la convocation pour l’entretien professionnel :
- date de l’échange
- heure
- lieu (l’entretien professionnel doit néanmoins obligatoirement se dérouler sur le temps de travail du salarié)
Il est également très conseillé d’indiquer quelle est la personne qui lui fera passer cet entretien.
Plus largement, nous vous conseillons de donner dans la convocation pour l’entretien professionnel tous les éléments que vous avez en votre possession et qui peuvent faciliter la préparation de son entretien professionnel au collaborateur.
Comment convoquer à un entretien professionnel ?
Là encore, aucun format ou moyen d’envoi n’est rendu obligatoire par la loi.
3 types de convocations pour entretien professionnel sont possibles :
- le mail avec accusé de réception
- la lettre recommandée avec accusé de réception
- la remise en main propre avec récépissé
Sauf contrainte exceptionnelle, le mail de convocation à l’entretien professionnel est l’option la plus rapide et la moins contraignante, tant pour l’employeur que pour le collaborateur.
Assurez-vous néanmoins de bien demander un accusé de réception. Pourquoi ? Tout simplement parce que l’employeur a pour obligation légale d’organiser des entretiens professionnels à tous ses employés tous les 2 ans.
Il doit donc pouvoir prouver qu’il a bel et bien organisé ces entretiens. Cela peut passer par :
- la preuve qu’il a envoyé les convocations aux entretiens et que les collaborateurs les ont bien reçues
- la présentation des trames d’entretien (signées ou non par le collaborateur)
Attention cependant à ne pas vous reposer uniquement sur le stockage des trames d’entretien : elles ne prouveraient rien dans le cas où le collaborateur remettant en cause votre respect de l’obligation d’organiser des entretiens professionnels aurait refusé de s’y présenter malgré vos convocations.
Quel délai respecter pour la convocation pour entretien professionnel ?
Généralement 8 jours avant la date de l’entretien mais pas d’obligation légale : il faut juste laisser suffisamment de temps au collaborateur pour le préparer
La loi n’impose aucun délai fixe à respecter en ce qui concerne la convocation pour l’entretien professionnel. Néanmoins, le collaborateur doit pouvoir préparer son entretien professionnel dans de bonnes conditions ; c’est pourquoi nous vous conseillons d’envoyer la convocation à l’entretien annuel entre une à deux semaines avant la tenue de l’entretien professionnel.
C’est un délai qui permet au collaborateur de prendre suffisamment de temps pour préparer correctement son entretien professionnel, sans pour autant que cela n’encombre son espace mental trop longtemps (inutile par exemple de laisser un mois aux collaborateurs pour préparer leur échange).
Notez que, pour permettre au collaborateur d’effectuer sa préparation, vous devez lui donner tous les éléments dont il pourrait avoir besoin… et notamment la trame de l’entretien.
Toutes nos trames d’entretiens
rédigées par nos meilleurs experts RH
Convocation pour entretien professionnel : peut-on la refuser ?
La convocation pour l’entretien professionnel par l’employeur est obligatoire dans le sens où l’organisation de l’entretien professionnel par l’employeur l’est : cela implique forcément de prévenir vos salariés de la tenue desdits entretiens !
En revanche :
- aucun formalisme n’est obligatoire (format de la convocation, moyen d’expédition, informations indiquées, délai…)
- le salarié n’est pas obligé d’accepter de se rendre à l’entretien
Afin prévenir tout recours prud’homal, nous vous conseillons de recueillir à l’écrit tout refus de se rendre à l’entretien professionnel par un.e salarié.e et de conserver ce document.
Quelle sanction si l’employeur n’organise pas d’entretiens professionnels ?
Si le salarié est en droit de refuser l’entretien professionnel, l’employeur ne peut néanmoins pas se dispenser de le prévoir… au risque de devoir, s’il manque à son obligation, abonder le CPF (compte personnel de formation) de chacun.e des salarié.e.s lésé.e.s de 3000€. La facture peut vite s’avérer salée !
Pourquoi faire un entretien professionnel ?
Au-delà de l’obligation légale, il est très important pour l’employeur de prévoir des entretiens professionnels réguliers pour engager ses collaborateurs.
A quoi sert l’entretien professionnel ? Tout simplement à échanger avec vos collaborateurs sur leur avenir professionnel : souhaits d’évolution, opportunités au sein de l’entreprise, formations envisageables. Contrairement à l’entretien annuel, le but n’est pas de revenir sur les performances de vos collaborateurs ou d’évaluer leur réussite par rapport à leurs objectifs.
Prendre au sérieux ses entretiens professionnels, et sensibiliser ses collaborateurs sur l’importance de bien les préparer, c’est s’assurer d’avoir des salariés engagés, qui savent où ils vont et qui trouvent donc du sens dans leur missions !
L’enjeu des entretiens professionnels va donc bien au-delà de la conformité légale.
Comment (ré)engager ses salariés sur la réalisation de leurs entretiens professionnels ?
Bien souvent, les campagnes d’entretiens professionnels “traditionnelles” sont fastidieuses :
- invitations et relances manuelles,
- trames à remplir sur un tableur non confidentiel ou à l’inverse, non synchronisé…
- …auquel cas re-saisie manuelle de toutes les notes d’entretien
- données récoltées difficiles à exploiter
Bref, l’entretien professionnel est vu comme une perte de temps, sans réelle valeur ajoutée.
La première étape est donc de vous équiper des bons outils pour ne plus perdre de temps ! Un logiciel de digitalisation des entretiens RH comme Javelo peut vous permettre de tout centraliser et automatiser :
- envoi des convocations d’entretiens professionnels et annuels en quelques clics
- espace sécurisé pour la préparation des échanges
- signature électronique des trames
- conservation des notes d’entretien
Ensuite, vous devez vous assurer de former vos managers pour leur apprendre à réaliser des entretiens professionnels riches et porteurs de sens, et à communiquer dessus à l’aide des bons arguments pour que les collaborateurs saisissent l’importance de cet échange pour l’évolution de leur carrière.
Quand l’entretien professionnel a-t-il lieu ?
L’entretien professionnel a lieu obligatoirement tous les deux ans. Tous les six ans, un entretien professionnel plus conséquent appelé “bilan des 6 ans” vient récapituler les derniers entretiens professionnels.
Un entretien professionnel de reprise est également obligatoire au retour de certains congés longue durée : congé maternité, congé parental d’éducation, congé de proche aidant, période de mobilité volontaire sécurisée (entreprises d’au moins 300 salariés), congé d’adoption, congé sabbatique, période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption, retour d’un arrêt de travail pour longue maladie, fin d’un mandat syndical.
Cet entretien peut, depuis le 1er janvier 2019, avoir lieu avant le retour au travail du collaborateur (à sa demande uniquement).
En retard sur vos entretiens professionnels ?
Mettez-vous en conformité en quelques clics !
Découvrez avec nos experts RH comment Javelo peut vous changer la vie 😉
F.A.Q.
Javelo répond à vos questions
Javelo vous permet de digitaliser des processus d’évaluation très souvent manuels ou sur papier. La plateforme, simple d’utilisation, vous permet de gagner du temps et d’obtenir des statistiques plus fiables sur le suivi de la performance de vos équipes.
On vous explique comment on vous simplifie la vie dans nos réponses aux questions les plus fréquentes :
Qui fait passer l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est animé par le manager direct ou un représentant des ressources humaines.
Quelles spécificités de convocation pour un entretien professionnel dans la fonction publique ?
L’entretien professionnel dans le fonction publique a le même fonctionnement qu’un entretien professionnel dans le privé : son but est d’évoquer les besoins de formation et perspectives d’évolution du salarié.
Dans la fonction publique, le délai de convocation est néanmoins réglementé : il est de 8 jours, et celle-ci doit être accompagnée de la fiche de poste du fonctionnaire ainsi que de la trame de l’entretien.
