Quels sont les entretiens obligatoires en entreprise ?

Les entretiens RH sont des rituels très importants pour engager et fidéliser les collaborateurs. De plus, certains sont obligatoires – les entreprises ignorant cette obligation étant susceptibles d’écoper d’une sanction financière de plusieurs milliers d’euros. On vous explique tout dans cet article !

Quels sont les 2 entretiens obligatoires en entreprise ?

Seuls deux entretiens sont obligatoires en entreprise :

1. les entretiens professionnels
2. les entretiens forfait jours

Les entretiens professionnels

L’entretien professionnel est un échange entre le collaborateur et l’employeur, qui a pour but d’échanger sur le développement professionnel de celui-ci. Il est obligatoire :

• tous les deux ans
• tous les six ans, pour faire un bilan des derniers entretiens professionnels bisannuels et vérifier que l’entreprise ait bien rempli ses obligations
• lorsque le salarié revient d’un congé de longue durée

L’entretien professionnel classique

L’entretien professionnel classique doit obligatoirement être organisé par l’employeur tous les deux ans à partir de la date d’embauche du collaborateur.

La périodicité peut exceptionnellement être différente si l’accord collectif de l’entreprise ou de la branche le précise.

L’entretien professionnel des 6 ans

L’entretien professionnel des 6 ans est un bilan des derniers entretiens professionnels.

Son but est également d’assurer que l’employeur ait bel et bien rempli ses obligations vis-à-vis du collaborateur :

• les entretiens professionnels ont été réalisés tous les deux ans
• le salarié a suivi au moins une action de formation
• il a acquis des éléments de certification par la formation ou par la validation des acquis de l’expérience
• il a bénéficié d’une progression salariale et/ou professionnelle

Un récapitulatif de cet entretien doit être envoyé au collaborateur.

L’entretien professionnel du retour de congés longue durée

Suite à certains congés de longue durée, l’organisation d’un entretien professionnel peut être obligatoire :

• Congé maternité, congé parental d’éducation (temps plein ou partiel), congé d’adoption
• Activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption
• Arrêt maladie d’une durée supérieure à 6 mois
• Congé de proche aidant
• Congé sabbatique
• Mobilité volontaire sécurisée
• Mandat syndical

Cet entretien peut se dérouler lors de la reprise de poste du salarié ou, depuis le 1er janvier 2019, en amont de celle-ci (mais uniquement si c’est le collaborateur qui en a l’initiative).

L’entretien forfait jour

L’entretien forfait jour doit être organisé tous les ans par l’employeur pour les salariés dont le contrat est soumis à un forfait en jours.

Qu’est-ce qu’un contrat en forfait en jours ? Comme l’indique son nom, c’est un contrat qui compte une durée de travail en jours plutôt qu’en heures. Ce type de contrat concerne généralement les salariés en statut cadre.

L’entretien forfait jour a pour but principal d’évaluer la charge de travail du collaborateur et de s’assurer qu’elle lui permet de conserver un équilibre entre sa vie privée et sa vie professionnelle.

Attention : il ne faut pas confondre l’entretien forfait jour et l’entretien individuel annuel ! Ces deux échanges n’ont pas le même but. Là où l’entretien forfait jour vise à évaluer la charge de travail du collaborateur, l’entretien annuel a pour but d’évaluer sa performance.

L’entretien annuel, non obligatoire mais grandement conseillé

L’entretien annuel n’est pas un échange obligatoire (à moins que cela ne soit prévu par la convention collective de l’entreprise).

Nous vous conseillons vivement, cependant, d’en organiser ! L’entretien annuel est en effet un rituel incontournable pour engager et fidéliser vos collaborateurs au sein de votre entreprise.

Il permet :

• de renforcer le lien entre collaborateurs et managers
• de recueillir le ressenti des salariés sur leur travail au quotidien
• de vérifier si les objectifs des collaborateurs ont été atteints, et si non pourquoi
• de fixer leurs nouveaux objectifs

Quelles sanctions sont prévues en cas de non-respect de ces règles ?

Ne pas se soumettre à l’obligation d’organiser des entretiens professionnels et des entretiens individuels forfait jour vous expose à des sanctions financières importantes.

La sanction en cas de manquement aux entretiens professionnels

Si vous ne pouvez pas prouver que vous avez organisé des entretiens professionnels pour vos collaborateurs et que votre entreprise compte plus de 50 salariés, vous devrez abonder le CPF (Compte Personnel de Formation) des salariés concernés :

• 3 000 € pour les salariés à temps plein
• 3 900 € pour les salariés à temps partiel

Pour les entreprises comptant moins de 50 salariés, aucune sanction financière n’est prévue mais le versement de dommages et intérêts au salarié est à envisager en cas de mise en demeure par le salarié.

En l’absence d’entretien forfait jour

En cas de manquement à l’obligation d’organiser des entretiens pour les contrats en forfait jour, le contrat de travail du salarié devient tout simplement caduc.

S’y ajoutent des sanctions financières :

• indemnité forfaitaire pour travail dissimulé ;
• paiement des heures supplémentaires effectuées au salarié ;
• accord de jours de repos compensateur ;
• dans certains cas, versement de dommages et intérêts aux salariés concernés.

Où trouver un modèle d’entretien professionnel obligatoire ?

Pour réaliser au mieux vos entretiens professionnels, le mieux est de vous munir des outils adéquats !

Les plateformes spécialisées dans les entretiens RH, telles que Javelo, vous permettront de centraliser vos trames et de garder une trace sécurisée de vos échanges afin de pouvoir attester de votre conformité légale à tout instant.

Ce type d’outils pourra également vous fournir des modèles d’entretien professionnel pour vous inspirer dans la réalisation de vos trames.