Comment préparer sa grille d’entretien annuel d’évaluation ? Partir d’un modèle gratuit est un bon début pour réussir son entretien annuel, mais il ne faut pas oublier d’adapter le document à son entreprise et ses équipes.
Retrouvez ici notre trame d’entretien annuel d’évaluation PDF :
Pourquoi utiliser une grille d’entretien annuel ?
Il est primordial d’utiliser une grille lors de la réalisation de ses entretiens annuels. Cela permet en effet de structurer l’échange, de conserver une trace écrite de ce qui s’y est dit… et donc d’assurer un meilleur suivi de ses équipes !
Que se passe-t-il en cas de non réalisation des entretiens annuels ?
L’entretien annuel n’étant pas obligatoire, aucune sanction n’est prévue si vous n’en organisez pas. Cependant, nous vous conseillons vivement de vous prêter à l’exercice avec rigueur !
Comme l’explique cet article, les entretiens annuels sont un excellent moyen de prendre le pouls de vos effectifs et d’identifier les axes à travailler pour améliorer l’engagement de ses salariés.
De plus, archiver les documents liés aux entretiens annuels passés, même de salariés étant sortis des effectifs, est important car ceux-ci peuvent avoir valeur de preuve lors d’une situation litigieuse.
Attention : n’oubliez pas de faire signer la grille d’entretien annuel au salarié et à son manager.
Quelles questions poser lors d’un entretien annuel ?
Il est généralement recommandé d’organiser votre grille d’entretien annuel en plusieurs parties :
- Une partie générale dressant le bilan de l’année passée, commune à tous les salariés de l’entreprise
- Une partie portant sur les compétences et la réalisation des objectifs, spécifique à l’équipe et/ou au métier du salarié
- Une partie dans laquelle le salarié est invité à se projeter sur l’année à venir
Bilan de l’année passée
Pour amorcer l’entretien annuel, il est important de chercher à comprendre comment le collaborateur a vécu l’année écoulée. Pour cela, le manager cherchera à évaluer :
- l’engagement du salarié et son adhésion à la culture de l’entreprise
- les difficultés rencontrées durant l’année
- les principaux points de satisfaction
- son alignement avec le poste et les missions proposées
- sa charge de travail
Compétences et réalisation des objectifs
C’est dans cette partie que le manager sera amené à faire un feedback au collaborateur sur la qualité de son travail et sa progression sur l’année. Ce retour doit être factuel, basé sur des données objectives et illustré par des exemples concrets.
Les données objectives sur la base desquelles le salarié est évalué sont par exemple le niveau de complétion des objectifs fixés avec son manager en début d’année précédente.
C’est uniquement en s’efforçant de structurer son évaluation ainsi que le manager permettra au salarié d’exploiter ce retour et améliorer sa performance !
Attention : cette phase de l’entretien annuel doit impérativement prendre en compte les spécificités des savoir-faire et savoir-être requis pour le poste occupé par le collaborateur.
S’il est possible (et conseillé) de conserver un socle de compétences commun à évaluer, il est donc absolument nécessaire d’identifier des compétences spécifiques aux différents métiers existant au sein de l’entreprise.
Projection sur l’année à venir
Enfin, pour que l’entretien soit complet, il est nécessaire de parler de l’année à venir ! En effet, le but de l’entretien annuel n’est pas uniquement de dresser une évaluation unilatérale et descendante du collaborateur.
Il s’agit aussi (et surtout) de comprendre où le collaborateur se situe, comment il se projette, quelles sont ses envies d’évolution… Et comment l’entreprise peut lui donner les moyens de parvenir à ses fins !
La grille d’entretien annuel doit donc explicitement aborder la thématique de l’évolution professionnelle souhaitée par le salarié à court, moyen et long terme. C’est par exemple le moment idéal pour aborder les souhaits de mobilité interne !
Il est également indispensable de se demander précisément :
- quels sont les projets sur lesquels il souhaite s’impliquer davantage
- quelles sont les formations dont il aurait besoin pour parvenir à cette évolution
- quel sont les outils qui pourraient être mis à sa disposition par l’entreprise
La phase de projection est également le moment consacré à l’élaboration des objectifs pour l’année à venir.
Pour qu’ils soient réellement efficaces, les objectifs ne doivent pas être attribués de manière exclusivement descendante : ils doivent faire l’objet d’un échange entre le salarié et son manager.
Un objectif motivant est un objectif clair, ambitieux mais réalisable !
Comment doivent être formulées les questions de l’entretien annuel ?
Les questions de l’entretien annuel doivent être claires et concises. Pour privilégier un échange riche et constructif, elles doivent en priorité offrir des choix de réponse multiples.
Il est en effet conseillé de limiter les questions ouvertes au strict nécessaire et aux précisions.
Enfin, il est préférable de limiter sa grille d’entretien annuel des salariés à une vingtaine de questions afin de ne pas submerger le collaborateur et diluer le propos.
Grille d’entretien annuel : un exemple
À titre indicatif, voici une structure possible pour une grille d’entretien annuel.
| Thèmes | Questions possibles |
|---|---|
| Bilan de la période écoulée | Quels sont vos principaux éléments de satisfaction / frustration sur l’année écoulée ? Comment évaluez-vous votre charge de travail (très faible, normale, excessive…) Estimez-vous que votre équilibre vie professionnelle / vie privée est respecté ? |
| Objectifs et compétences | Évaluation des objectifs conjointement définis en début d’année écoulée Évaluation des compétences transverses et métier |
| Projection | Quels sont vos souhaits d’évolution à moyen et long terme ? De quoi avez-vous besoin pour y parvenir ? Avez-vous des attentes particulières concernant votre manager ? |
Attention : gardez en tête que cette trame peut varier en fonction des secteurs et des métiers. Une grille d’entretien annuel ne sera pas la même pour un commercial, un infirmier, un professionnel de la petite enfance…
Comment utiliser sa grille d’entretien annuel ?
Pour un entretien réussi, il ne suffit pas d’avoir un bon modèle de grille d’entretien d’évaluation ! Il faut également prêter attention à bien l’utiliser.
Utiliser la grille pendant l’entretien annuel
Si disposer d’un plan écrit est fondamental pour structurer l’échange, il est tentant de ne pas s’en détacher et de passer à côté de l’essence de l’entretien annuel.
En effet, le plus important est de laisser la place au collaborateur de s’exprimer et de lui donner un feedback constructif. La trame de la grille d’entretien annuel sert donc essentiellement à donner un cadre à l’échange.
Pour les managers, l’enjeu est donc de suivre la fiche fournie par le département RH sans pour autant sacrifier le naturel de la discussion… Et surtout, l’écoute du collaborateur et la prise en compte de son point de vue !
Exploiter la grille après l’entretien annuel
Outre les enjeux de conformité légale, disposer d’une trace écrite des grilles d’évaluation du personnel permet aux RH de prévoir des plans d’action concrets pour le développement des collaborateurs à l’échelle individuelle et collective.
Il est en effet primordial de considérer l’entretien annuel comme un temps fort de l’année et un outil pour renforcer l’engagement des employés plutôt qu’une démarche administrative à régler le plus rapidement possible.
Lorsqu’il est bien fait, l’entretien annuel permet à l’entreprise de récolter des informations précieuses :
- points de satisfaction et de frustration des collaborateurs
- réussites et axes d’amélioration
- aspirations et besoins de formation
- charge de travail…
A l’échelle individuelle, les réponses collectées peuvent donc permettre d’identifier avec précision les axes à travailler pour permettre à un collaborateur donné de s’épanouir… Et donc, le fidéliser !
L’agrégation des données peut ensuite permettre de dégager de grandes tendances à l’échelle d’une équipe, d’un service ou de l’entreprise. Ceux-ci permettront de prioriser les chantiers à mettre en place pour améliorer l’engagement des salariés.
En savoir plus :
- Préparer ses entretiens d’évaluation à distance
F.A.Q.
Javelo répond à vos questions
Javelo permet aux RH de digitaliser les processus d’évaluation (entretiens annuels, professionnels…). L’outil, simple et intuif, vous permet de gagner du temps et d’obtenir des résultats exploitables pour suivre et améliorer la performance de vos équipes.
On vous explique comment on vous simplifie la vie dans nos réponses aux questions les plus fréquentes :
Comment remplir la grille d'entretien professionnel ?
Attention aux confusions : l’entretien professionnel se distingue de l’entretien annuel ! L’entretien professionnel est un échange qui a lieu tous les 2 ans et dont le but est d’échanger sur les aspirations professionnelles du collaborateur et l’informer sur les dispositifs dont il peut disposer pour arriver à ses fins. Tous nos conseils pour remplir votre grille d’entretien professionnel sont ici !
Comment réussir son entretien individuel d'évaluation ?
Le plus important est d’être clair, transparent et constructif ! En tant que manager, vous réussirez votre entretien individuel si vous parvenez à transmettre efficacement au collaborateur ses axes et leviers d’amélioration, et à prendre en compte efficacement ses besoins. En tant que salarié, vous réussirez votre entretien individuel si vous préparez en amont les points que vous souhaitez souligner durant l’échange et que vous en profitez pour faire un retour transparent à votre manager sur vos réussites, frustrations et besoins.
