Publié le 2 Mar, 2021

Comment être vraiment efficace en télétravail en 2021 ?

Rédigé par Gauthier Chatelain
Deux personnes se serrent la main, illustration du concept d'un exemple d'entretien individuel annuel réussi

Vous avez peut-être expérimenté pour la première fois le télétravail en mars 2020. Il a sûrement fallu essuyer les plâtres dans un premier temps et faire des ajustements avant de trouver comment organiser vos journées et votre espace pour être efficace en distanciel.

Comme la majorité des travailleurs, vous avez trouvé des solutions pour travailler “convenablement” à la maison. Mais vous avez sans doute conscience que certains points ne sont pas idéaux, comme votre espace de travail, votre capacité à avancer sans distraction ou au contraire arriver à faire des coupures et déconnecter.

Si vous cochez toutes les cases de cette liste, vous boosterez votre efficacité et votre bien-être en télétravail.

Voici les 17 conseils pour un télétravail efficace :

1. Prévoyez votre espace de travail

Si vous êtes tenté de travailler dans votre canapé ou même le lit, il est évident que ce ne sera pas optimal. Posez-vous la question : Quel est le meilleur endroit à la maison pour se concentrer en télétravail ? Idéalement, disposez d’une pièce fermée pour être au calme. A défaut, choisissez l’endroit où vous êtes le moins dérangé et le plus concentré. 

Aménagez cet espace, avec si possible un bureau ou une table près d’une source de lumière naturelle. Si la seule option est un canapé, munissez-vous d’un support d’ordinateur portable pour un minimum de confort. Dans tous les cas, le lit est à bannir, car vous réduisez les frontières entre le temps de travail et de repos !

Cet espace dédié au télétravail vous permettra non seulement de faire vos réunions en toute tranquillité et d’éviter les distractions, mais aussi de poser une limite claire entre vie professionnelle et personnelle.

2. Evitez les problèmes techniques et prévoyez votre matériel

“De quoi ai-je besoin pour être aussi efficace à distance qu’au bureau ?” 

Si vous avez déjà ressenti le manque de votre double écran ou de votre clavier à la maison, cela montre que certains équipements du bureau vous feraient également gagner en efficacité chez vous. Il vous faut vous équiper. Le plus confortable sera d’avoir tous vos équipements en double, surtout si vous travaillez en mode hybride, pour ne pas tout transporter continuellement.

Plusieurs solutions s’offrent à vous. Il y a peut être des chargeurs, adaptateurs, écrans et casques inutilisés au bureau. Demandez si vous pouvez les emprunter. A défaut, voyez si l’entreprise peut acheter du matériel ou vous rembourser une partie des équipements que vous achèterez. Globalement, poser la question ne vous coûtera pas grand chose et cette demande est complètement légitime : votre employeur est censé vous fournir ou financer le matériel lié à votre activité, peu importe où vous l’exercez.

Si votre connexion internet vous a déjà fait désespérer après un 5e bug en visio conférence, il est grand temps de trouver une solution pour une bonne connexion internet en télétravail ! Si la fibre n’est pas disponible, il existe des alternatives. Dans certaines zones peu couvertes par la fibre ou l’ADSL, les principaux opérateurs proposent des boxes 4G qui peuvent vous fournir un meilleur débit. D’autres alternatives très simples sont possibles pour un meilleur signal, comme vous connecter avec un câble ethernet plutôt qu’en wifi, où configurer votre wifi en 5GHz pour un meilleur signal (vous trouverez des tutos très simples sur internet).

Une fois encore n’hésitez pas à en parler à votre employeur pour voir ce qui est possible, en mettant en avant l’impact sur votre efficacité.

3. Prévoyez une tenue de travail !

Cela peut paraître évident, mais porter une tenue “professionnelle” est important. Cela vous permet de faire une transition entre le mode travail et le mode repos. Cela vous aidera également à garder un rythme de vie sain et boostera votre motivation. Exit donc le pyjama ou le jogging, préférez plutôt une tenue simple et confortable de type jean – tshirt, qui conviendra également pour vos réunions en visioconférence.

4. Conservez les routines du quotidien

En télétravail, il est important de garder certaines routines du quotidien. Que ce soit votre douche du matin ou le petit-déjeuner, ces habitudes viennent rythmer la journée et vous mettent en condition pour travailler. Les conserver vous permettra de garder une routine saine. Quant à vos trajets quotidiens, pourquoi ne pas les remplacer par quelques étirements, une balade ou une séance de yoga ?

Dans tous les cas, incluez un hobby ou une activité physique dans votre journée pour garder le moral.

5. Délimitez et communiquez vos horaires

Pour éviter que les journées ne se rallongent, prévoyez clairement les horaires consacrés au travail. Cela vous permettra de savoir clairement quand commencer à travailler et quand décrocher. Vous pouvez également fixer vos objectifs de la journée et le temps alloué à chaque tâche. Cela vous poussera à être plus concentré et efficace et vous évitera de tergiverser pendant 15 minutes sur le meilleur titre pour votre PowerPoint. Tâchez de respecter chaque créneau et de ne pas déborder. En effet, plus vous autorisez à traîner sur une tâche, moins vous serez efficace.

Communiquez vos horaires : vos collègues doivent savoir quand ils peuvent vous contacter et quand ne pas vous déranger, de même pour vos proches. Vous accomplirez plus de choses sur des journées plus courtes et profiterez davantage de votre temps de repos.

Pensez à utiliser un outil simple comme Trello ou Notion pour noter vos tâches, vous pourrez ainsi les partager avec vos collègues.

6. Parents, prévoyez qui s’occupera des enfants

Si vous êtes parent, vous avez peut-être tenté le télétravail et la garde de vos enfants en simultané, mais cela relève souvent de la mission impossible. Il y a évidemment de nombreuses solutions de gardes, mais qui ne sont pas forcément accessibles à tous les budgets. Si vous et votre conjoint(e) êtes flexible sur les horaires, une solution peut être de travailler en décalé : commencer plus tôt ou finir plus tard et se relayer pour s’occuper des enfants.

Vous gagnerez également à être transparent avec vos interlocuteurs. Vos collègues seront la plupart du temps compréhensifs si vous décalez une réunion au moment de la sieste de votre enfant. Ils rencontrent peut-être les mêmes difficultés s’ils sont parents. Si ce n’est pas le cas, en parler leur fera prendre conscience de vos contraintes et ils se montreront plus indulgents.

7. Fixez des règles à votre entourage

Il est important de fixer quelques règles avec votre entourage. Expliquez bien que vous avez besoin de calme et de concentration. Si vous disposez d’une pièce réservée au télétravail, demandez à vos proches qu’ils n’y entrent pas, sauf en cas d’urgence. Si la connexion Internet laisse à désirer, indiquez à l’avance à les moments où vous aurez besoin de bande passante, afin qu’ils évitent les activités gourmandes en données comme le streaming. Vous vous épargnerez la grande frustration de voir votre réunion Zoom se couper toutes les 30 secondes à cause de votre famille connectée sur Netflix et Disney Plus sur trois écrans différents en simultané.

8. Variez les tâches et les postures pour casser la routine

Vous avez un appel à passer ? Un rapport à écrire ? Une réunion en visio avec un client ? Ces différentes tâches ne nécessitent pas l’utilisation des mêmes outils. Pensez à répartir vos activités en sous-catégories : variez suffisamment vos tâches afin d’éviter la monotonie. Si votre espace de travail est suffisamment grand pour pouvoir vous déplacer dans la pièce, changez de posture pour chaque sous-catégorie de tâches identifiées. Si vous avez un appel, mettez-vous debout et déplacez-vous dans la pièce. Si vous avez un rapport à écrire, asseyez-vous à votre bureau. N’hésitez-pas à vous déplacer hors de la pièce, à condition que personne ne puisse vous déranger. Vous pourrez être certain que votre niveau de concentration et votre forme physique seront optimales.

9. Maintenez la communication avec vos collègues…

Tomber dans l’isolement en télétravail est assez facile, mais sachez qu’une bonne communication avec son équipe l’est tout autant. Il suffit d’avoir les bons outils, les bons rituels et vous serez garantis de gagner en productivité, en énergie et en fluidité dans l’exécution de vos tâches. Créez-vous un emploi du temps sur Google Agenda et partagez le avec votre équipe afin qu’elle soit informée de l’avancement de vos missions. Définissez les objectifs en accord avec vos collègues et suivez les régulièrement. 

10. …Sans les saturer

N’appelez pas votre manager pour lui dire que vous allez passer à une autre tâche. Ne mitraillez pas votre équipe de messages pour lui demander des feedbacks sur votre travail. Sachez trouver le juste milieu, simplement en vous assurant que votre équipe et vous-même êtes sur la même longueur d’ondes sur les tâches, les moments de disponibilité et d’indisponibilité de chacun. Soyez certain d’informer suffisamment, en veillant à ne pas nuire à leur organisation et à leur niveau de productivité.

11. Soyez honnête avec votre équipe et votre manager sur votre état d’esprit et votre motivation, faites appel aux autres en cas de besoin

Certains vivent mieux que d’autres la pratique du télétravail. Il est important que vous soyez honnête sur votre état d’esprit. Vous avez un coup de mou qui vous bloque dans votre travail ? N’hésitez pas à en parler à votre manager ou à votre équipe. Vous vous sentez seul ou désorganisé ? Parlez-en, ou votre mauvaise humeur risque d’avoir un impact sur votre capacité à travailler. Une équipe doit être soudée et ses membres doivent se montrer solidaires les uns avec les autres pour avancer ensemble. Votre équipe est faite pour vous aider en cas de besoin. Tournez vous vers elle pour n’importe quel problème qui affecterait votre niveau de productivité. Pensez enfin à mettre en place de nouveaux rituels d’échange pour garantir le bien-être de chaque membre de l’équipe à distance, comme le feedback positif.

12. Gardez des moments informels de convivialité

La culture d’entreprise se forme grâce aux moments de convivialité en physique. Mais pas de panique, le télétravail est loin d’être une barrière au maintien d’une bonne ambiance. La société d’aujourd’hui vit grâce au numérique qui propose des alternatives à presque tout. Prévoyez des échanges réguliers en visio pour discuter de tout… sauf de votre travail ! Créez des chaînes de discussions avec des collègues afin de recréer l’atmosphère conviviale qui vous boostait au bureau. Il est primordial de maintenir un lien social et ce en instaurant des pratiques comme un café ou un apéro virtuel.

13. Faites du sport et prenez l’air

Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais vous déplacer depuis chez vous jusqu’à votre bureau, aller prendre un café de temps en temps, partir déjeuner avec des collègues, vous font faire de l’exercice et vous rechargent en énergie. Rester chez soi fait gagner beaucoup de temps mais attention, ne tombez pas dans le piège ! Dédiez une partie de ce temps gagné à l’exercice (pompes, squats, abdos, étirements). Sortez de chez vous, marchez, prenez le soleil pour vous alimenter en Vitamine D et en énergie positive. Ne voyez pas cela comme une contrainte et une perte de temps : seulement 20 minutes suffisent pour recharger les batteries.

14. Travaillez à votre propre rythme

La possibilité de travailler à votre rythme est probablement le plus gros avantage du télétravail. Vous êtes libre ! Libre de définir vos propres horaires, libre de vous organiser comme vous le souhaitez. L’unique conseil que vous devez suivre est d’identifier les moments durant lesquels vous êtes le plus concentré dans la journée et de travailler à ces moments-là sur vos priorités. A l’inverse, identifiez vos moments de fatigue, de déconcentration et rendez vous disponible sur ces périodes : prévoyez un point avec votre équipe, prenez un café, faites de l’exercice, détendez vous. Pensez à adapter votre vie pro à votre vie perso afin d’éviter toute frustration.

15. Sur votre temps privé, déconnectez et profitez !

Définissez des moments de pause et tenez-vous-y. Le télétravail peut pousser à déborder sur les temps de repos et nous avons tous tendance à nous plaindre de ne pas avoir suffisamment de temps pour nous. Respectez vos horaires de début, de fin, de pauses et consacrez ces moments de breaks à des activités pour lesquelles vous vous retrouvez souvent frustrés de ne pas prendre de temps. Déconnectez totalement, rendez-vous indisponible et ne touchez ni à votre téléphone ni à votre PC portable pro.

16. Formez-vous 

Si vous avez du mal à vous concentrer et à rester efficace tout au long de la journée, recherchez les tutos et formations sur internet. Il existe pour travailler votre concentration ou des méthodes pour booster votre productivité. La très grande majorité est gratuite et en accès libre, comme sur OpenClassrooms.

17. Positivez !

Si le télétravail en a mis beaucoup en difficulté, surtout dans les débuts, il est important de ne pas oublier les points positifs. Au niveau professionnel, listez les points que vous appréciez, comme l’organisation plus flexible, l’autonomie et la confiance.

C’est aussi l’opportunité de vous investir davantage dans votre sphère privée et rechercher un meilleur équilibre de vie. Vous gagnez ainsi du temps que vous ne passez pas dans les transports, que vous pouvez consacrer à votre activité favorite. C’est aussi l’occasion de passer davantage de temps avec vos proches.

Constater tous les avantages que vous apportent le télétravail au quotidien vous aidera à positiver, pour aborder vos journées de télétravail avec enthousiasme !

Si ce guide résume les pratiques essentielles pour s’assurer d’être efficace en télétravail, il est aussi essentiel de vous interroger sur votre propre façon de fonctionner : testez nos différents conseils et voyez lesquels vous conviennent le mieux pour un télétravail adapté à votre mode de fonctionnement. En suivant ces étapes, vous avancerez efficacement et en toute sérénité dans vos missions, tout en déconnectant sur le temps libre.

Rédigé par Gauthier Chatelain

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