Entretien annuel : comment le préparer efficacement ?

entretien annuel

L’entretien annuel est un rituel RH incontournable dans de nombreuses entreprises. Découvrez dans cet article quel est son but et comment le préparer le plus efficacement possible, pour vous assurer de couvrir les sujets essentiels !

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L’entretien annuel, c’est quoi ?

Souvent confondu avec l’entretien professionnel, l’entretien annuel est connu de réputation mais peu sont ceux qui savent en définir les enjeux ! Pourtant, ce moment d’échange est loin d’être anecdotique – il est même l’un des piliers de la stratégie RH d’une entreprise. On vous en donne ici une définition claire et on vous explique à quoi il sert concrètement.

Entretien annuel : définition

Comme l’indique son nom, l’entretien annuel est un moment d’échange qui se déroule tous les ans entre le collaborateur et son manager. Il est également souvent appelé entretien individuel.

Quel est l’objectif de l’entretien annuel ? Le but de cette discussion est de tirer des leçons sur l’année écoulée pour mieux anticiper celle à venir.

Concrètement, l’entretien annuel est un moment fondé sur l’écoute du collaborateur. S’il est très important de lui délivrer un feedback complet et honnête, il est surtout primordial de prêter attention à ce que le collaborateur communique… Et à ce qu’il ne communique pas !

Le rôle du manager est de questionner le collaborateur sur ses succès, ses frustrations, ses doutes, ses envies d’évolution afin d’anticiper ses besoins sur l’année à venir et lui offrir le meilleur cadre de travail possible pour atteindre ses objectifs.

Comment l’entretien annuel contribue-t-il à la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences ?

La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) consiste à mettre en place des outils pour cartographier le capital humain et les compétences dont l’entreprise dispose à date et identifier ceux dont elle aura besoin demain, afin de les confronter et ainsi mieux prioriser les actions RH à mettre en place (mobilité, recrutement, formation…).

L’entretien annuel est un outil précieux pour la GPEC car il permet de recueillir annuellement des informations clés sur l’ensemble des collaborateurs : compétences acquises, souhaits d’évolution et de formation, besoins de recrutement, etc.

L’entretien annuel est-il obligatoire ?

Non, réaliser un entretien annuel n’est pas une obligation sauf dans le cas où la convention collective l’exige.

Néanmoins, nous vous conseillons de mettre des entretiens annuels en place au sein de votre entreprise même si votre convention collective n’en fait pas mention, car ils permettent :

  • de récolter des informations précieuses sur le ressenti des collaborateurs, leurs besoins et leurs performances
  • de mettre en place une culture du feedback au sein de votre entreprise, très important pour instaurer un environnement de travail sain et constructif
  • de renforcer le lien entre manager et collaborateurs en sanctuarisant des moments d’échange réguliers

Entretien annuel et entretien professionnel, quelle différence ?

L’entretien annuel est souvent confondu avec l’entretien professionnel. Pourtant, ces deux rituels n’ont pas le même objectif !

L’entretien professionnel est, lui aussi, un moment d’échange privilégié entre le salarié et son supérieur hiérarchique. Cependant, son but n’est pas de revenir sur la performance du salarié mais de parler de son évolution professionnelle et du développement de son plan de carrière. Il y est notamment question des besoins de formation du collaborateur.

Contrairement au modèle de l’entretien annuel, il est obligatoire et doit se tenir au minimum tous les deux ans. Si l’employeur contrevient à cette règle, il s’expose à devoir abonder les comptes professionnels de formation de ses effectifs à hauteur de 3000€ par salarié n’en ayant pas bénéficié.

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Quelles sont les 3 étapes d’un entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation se déroule généralement en trois temps :

  1. Bilan de l’année passée
  2. Évaluation des objectifs et compétences
  3. Projection sur l’année à venir

Première étape : bilan de l’année écoulée

L’entretien annuel commence par un bilan de l’année écoulée. Le collaborateur est invité à faire l’état des lieux général de l’année passée :

  • principaux points de satisfaction et de frustration rencontrés durant l’année
  • adéquation des missions avec ses attentes et ses souhaits de développement professionnel
  • évaluation de la charge de travail, de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle

Cela permet d’avoir un point de vue global sur l’état d’esprit du collaborateur et de le mettre en confiance en se plaçant directement dans une posture d’écoute active.

Deuxième étape : évaluation des objectifs et des compétences

La deuxième étape de l’entretien annuel consiste à évaluer la progression du collaborateur sur les objectifs fixés au précédent entretien et à évaluer ses compétences.

Cette évaluation ne doit pas arriver de manière inattendue : le collaborateur doit obligatoirement être averti des modalités de son évaluation. Plus encore, il doit être engagé dans la démarche de définition des objectifs et des compétences attendues et ainsi participer à leur définition.

D’ailleurs, l’évaluation en elle-même ne consiste pas en une démarche descendante : au-delà de l’appréciation que vous pourrez donner au collaborateur de son travail, il est particulièrement intéressant de l’interroger sur son point de vue sur son propre travail et de savoir quels ont été ses moteurs ou ses freins durant la période.

Il s’agit aussi du moment où le manager pourra lui donner des conseils et éléments clés pour progresser… Et donc jouer son rôle de coach et de mentor, qui est une partie intégrante de son travail de manager !

Notre conseil est donc d’appliquer la méthode OSCAR pour délivrer un feedback constructif et efficace :

  • Observation factuelle
  • Spécifique (vous pouvez donner un exemple de situation où le fait a été observé)
  • Conséquence de ce fait
  • Alternative possible
  • Résultat espéré

Exemple de commentaire d’entretien annuel réalisé avec la méthode OSCAR

Lors de tel projet, j’ai pu constater que tu avais tendance à t’éparpiller parmi les différentes tâches à accomplir. En conséquence, nous avons eu un retard de livraison d’une semaine. Si, à l’avenir, tu priorises les tâches en établissant un rétroplanning exhaustif, nous pourrons livrer notre prochain projet en temps et en heure.

Troisième étape : projection sur l’année à venir

Après être revenus sur l’année passée, il est temps de se projeter sur l’année à venir !

Concrètement, c’est le moment où le manager se questionne sur les envies d’évolution et de formation du collaborateur. C’est également là que se pose la question des objectifs de l’année suivante.

Ceux-ci doivent émaner tant du collaborateur que du manager. En effet, bien qu’ils doivent être cohérents avec les objectifs globaux de l’entreprise et ceux de l’équipe, ils n’en restent pas moins individuels. C’est pour cette raison que les objectifs fixés lors de l’entretien annuel doivent nécessairement traduire les axes d’amélioration du collaborateur.

Comment préparer au mieux son entretien annuel ?

Le principal secret d’un entretien annuel réussi, c’est sa préparation ! Le collaborateur et le manager doivent, chacun de leur côté, prendre un temps pour préparer les réponses aux questions de la trame de l’entretien annuel.

Envoyer les questions en amont

Les questions de l’entretien annuel ne doivent être une découverte pour personne le jour de l’échange : en plus d’être anxiogène pour le collaborateur qui ne saurait alors pas à quoi s’attendre, cela l’empêche de préparer efficacement l’entretien.

Au contraire, la trame doit être communiquée à l’ensemble des salariés au moins quinze jours avant le déroulement de l’entretien.

Échanger régulièrement avec ses collaborateurs

S’il est important de sanctuariser l’entretien annuel, il n’en reste pas moins indispensable de mettre en place des rituels réguliers pour que le manager et le salarié puissent échanger librement.

Cela permettra de régler au fil de l’eau les différentes problématiques rencontrées et de ne pas attendre que les problèmes s’aggravent pour les mettre à l’ordre du jour. Il ne faut pas oublier que le rôle du manager est d’accompagner ses équipes au quotidien, pour leur permettre de gagner en autonomie et en efficacité sur leurs projets !

Entretien annuel : notre exemple de trame

Mettre au point des grilles d’entretien annuel, ça n’est pas aussi facile que ça en a l’air !  Pour vous inspirer, nos experts RH ont mis au point des exemples de trames d’entretien annuel au format PDF.

N’oubliez pas de les adapter en fonction des métiers de votre entreprise et des besoins de vos salariés.

téléchargement trames d'entretien

FAQ

L’entretien annuel est-il le bon moment pour aborder les questions de salaire ?

Cela peut en effet paraître le bon moment pour demander une augmentation… Mais nous vous conseillons plutôt de dédier un autre moment, avant l’entretien annuel, pour en discuter. La raison à cela est simple : cela risque tout simplement de biaiser l’échange ! Le but de l’entretien annuel n’est pas de prouver à tout prix que l’on fait du bon travail, mais cela peut le devenir si des considérations financières y sont introduites. De plus, la question de l’augmentation est un sujet important, qui mérite que l’on y accorde du temps.

L’entretien annuel est-il différent pour les cadres ?

Non, l’entretien annuel garde la même structure pour les salariés cadres et les salariés non cadres. Il existe néanmoins une confusion sur la question de l’obligation de l’entretien annuel pour les cadres en forfait-jours ; mais pour eux, ce n’est pas l’entretien annuel qui est obligatoire, c’est un entretien de suivi individuel dont le but est d’évaluer la charge de travail du salarié et son équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Notez que l’entretien annuel ne s’y substitue pas.

Déborah

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