Vous êtes en train de préparer les entretiens professionnels de vos collaborateurs ? Dans cet article, on vous donne un modèle d’entretien professionnel réalisé par nos meilleurs experts RH, et on vous donne tous nos conseils pour faire de votre campagne d’entretiens professionnels un véritable levier d’engagement pour vos équipes !
L’entretien professionnel est une obligation légale pour l’employeur. Il s’agit d’un échange que toutes les entreprises se doivent donc de mettre en place pour leurs salariés, afin d’évoquer leurs souhaits et opportunités d’évolution professionnelle.
Au-delà de la mise en conformité légale, organiser des entretiens professionnels de qualité fait partie intégrante d’une bonne gestion des compétences au sein de votre entreprise. Cela participe à la GPEP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), ex-GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences), en permettant :
- de faire un état des lieux des compétences de vos collaborateurs
- de recenser les besoins de formation au sein de votre organisation
- d’avoir de la visibilité sur les parcours professionnels au sein de votre entreprise
💡 Besoin d’aide dans la préparation de vos campagnes d’entretiens professionnels ? Nos experts RH vous donnent un coup de pouce !
Entretien professionnel : notre modèle PDF & Word 2023
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En fonction de votre besoin, vous pouvez télécharger notre modèle d’entretien professionnel Word ou notre guide d’entretien professionnel PDF.
Quelle est la périodicité de l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un échange qui a lieu au moins tous les deux ans et après un congé de longue durée, comme par exemple un congé parental ou un congé longue maladie.
Tous les 6 ans, un entretien plus conséquent appelé “bilan des 6 ans” vient compiler les entretiens précédents.
L’entretien professionnel concerne tous les types de contrats : CDI, CDD, temps-pleins, temps-partiels…
Qui fait passer l’entretien professionnel ?
C’est souvent le supérieur hiérarchique direct qui dirige l’entretien professionnel. Cependant, il peut également s’agir d’un représentant des ressources humaines.
Le plus important, c’est que la personne connaisse bien le collaborateur et qu’elle soit formée à la conduite des entretiens professionnels. Tous les managers doivent en effet suivre une formation spécifique pour cela : mener des entretiens managériaux, ça ne s’improvise pas !
Comment préparer un entretien professionnel individuel ?
Il est très important de prendre le temps de préparer attentivement son entretien professionnel en amont de l’échange, tant pour le manager que pour le collaborateur : nous vous conseillons d’y consacrer au moins deux heures.
⚠️ Attention : la préparation de l’entretien professionnel doit se dérouler sur le temps de travail, pas en dehors !
Quel sujet aborder en entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un moment d’échange prévu pour évoquer les objectifs d’évolution professionnelle du salarié. Il doit donc aborder les thèmes suivants :
- projets professionnels du salarié
- formations que celui-ci souhaite suivre
- dispositifs dont il peut bénéficier pour l’aider dans son évolution professionnelle
Projets professionnels du salarié
Le manager doit chercher à savoir quelle évolution le salarié souhaite donner à sa carrière, à court, moyen et long terme. Cela doit lui permettre d’adapter le contenu des missions du collaborateur à son projet professionnel, autant que cela est possible.
Cela devra également orienter les compétences qu’il cherchera à développer, et donc les formations et coachings suivis.
Le manager ne doit pas être passif face à la réponse du collaborateur : il s’agit d’informations précieuses pour savoir quels sont les leviers de motivation du collaborateur, quel sens il donne à son travail !
Bien au contraire, il doit donc creuser et chercher à préciser quels sont les souhaits du salarié : sous quel délai se voit-il évoluer ? Souhaite-t-il commencer à avoir des missions annexes ? Veut-il avoir du temps en plus pour se former et échanger avec des personnes au poste qu’il vise ?
Il doit aussi chercher à savoir quelles sont les raisons qui motivent un souhait de mobilité : s’agit-il d’une envie d’évoluer, d’un désir de changer radicalement de missions ? Si tel est le cas, s’agit-il de curiosité, d’un réel désir de passer à d’autres missions ou est-ce la conséquence d’un inconfort au poste actuel ?
Enfin, le manager doit donner son avis constructif au collaborateur sur son projet : pense-t-il que le projet est réaliste, si oui à quelle échéance et sous quelles conditions ?
Le plus important, pour l’entretien professionnel mais également pour tous les autres entretiens managériaux, est de faire preuve d’écoute et de toujours justifier son point de vue par des arguments précis !
Formations souhaitées
L’entretien professionnel a notamment pour but de se renseigner sur les formations que le collaborateur souhaite suivre. C’est pourquoi il est si important pour le collaborateur de prendre le temps de préparer l’entretien professionnel !
De préférence, il arrive en effet à l’entretien avec la ou les formation(s) précise(s) qu’il souhaite suivre. Cependant, le collaborateur peut également manifester des souhaits de formation plus larges, sur des thématiques et compétences où il n’aurait pas trouvé de formation pertinente.
Le rôle du manager est de conseiller le collaborateur sur les formations auxquelles il peut s’inscrire, et de lui donner son avis sur les compétences qu’il doit développer pour progresser sur son poste et plus largement dans sa carrière.
Dispositifs dont il peut bénéficier
Enfin, l’entretien professionnel sert à informer le collaborateur des dispositifs dont il peut bénéficier pour l’aider dans son évolution professionnelle, et notamment :
- la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)
- le Compte Personnel de Formation (CPF)
- le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP)
La VAE
La Validation des Acquis de l’Expérience permet d’obtenir un diplôme, un titre ou un certificat de qualification professionnelle inscrit au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) grâce aux compétences acquises en poste. Tout salarié justifiant d’au moins 1 an d’expérience professionnelle en rapport direct avec la certification visée peut y prétendre.
Le CPF
Le Compte Personnel de Formation permet de cumuler des droits (en euros) pour chaque année travaillée, qui peuvent être utilisés pour financer des formations tout au long de sa vie active.
Le CEP
Le Conseil en Évolution Professionnelle est un accompagnement dont peut gratuitement bénéficier tout salarié pour préparer son avenir professionnel.
Les dispositifs mis en place par l’entreprise
Toute entreprise peut mettre en place des dispositifs pour aider ses salariés à évoluer et s’épanouir professionnellement.
Il peut s’agir :
- d’aides financières / de financements de formation
- de congés accordés pour se former
- de coaching / mentorat
- de formations en interne…
L’entretien professionnel est l’occasion parfaite pour les évoquer et savoir si le salarié souhaite en bénéficier !
Attention : l’entretien professionnel n’est pas un entretien d’évaluation
Nombreux sont ceux qui confondent l’entretien professionnel et l’entretien annuel… Cependant, il ne s’agit pas des mêmes entretiens RH, et leur objectif est totalement différent !
L’entretien annuel est un entretien très conseillé mais pas obligatoire. Il s’agit d’un entretien d’évaluation des performances, où l’on fait notamment le bilan sur l’atteinte ou non des objectifs attribués au collaborateurs et où l’on fixe les objectifs de l’année à venir.
L’entretien professionnel, quant à lui, a pour but de discuter de l’évolution professionnelle du collaborateur – qu’il s’agisse des évolutions passées ou des potentielles évolutions à venir.
L’entretien professionnel a également pour particularité d’être un entretien obligatoire. L’employeur est donc tenu d’organiser pour chaque collaborateur un entretien professionnel, au minimum tous les 2 ans. Tous les 6 ans, il doit prévoir un entretien professionnel plus conséquent, appelé “bilan des 6 ans”.
Bien entendu, certains sujets, comme par exemple les formations souhaitées, pourront cependant se retrouver dans l’entretien professionnel comme l’entretien annuel.
Entretien annuel, professionnel… Vous ne vous y retrouvez plus ?
Pas de panique, nos experts RH sont là pour vous aider !
Entretien professionnel : comment remplir la trame de l’échange ?
Difficile de donner un modèle de réponse à l’entretien professionnel générique, tant cela dépend de nombreux critères : les compétences de votre collaborateur, ses opportunités d’évolution, les besoins de votre entreprise, les formations disponibles… Il n’aurait donc aucun sens de vous donner un modèle d’entretien professionnel rempli pour vous aider à préparer votre échange !
Nous pouvons en revanche vous donner nos conseils pour mener votre entretien professionnel, issus de notre expérience auprès de nos plus de 500 clients :
- l’entretien professionnel est un moment d’écoute : c’est majoritairement le collaborateur qui doit parler, vos interventions ne doivent servir qu’à cadrer et animer l’échange (et à informer le collaborateurs sur ses possibilités d’évolution et droits pour la formation)
- vous ne devez donc pas passer votre temps à retranscrire l’échange : prenez des notes concises sur votre support d’entretien professionnel, en insistant sur les points importants, afin de pouvoir rebondir sur ce que dit le collaborateur et lui montrer que vous êtes dans une posture d’écoute active
- dans vos commentaires durant l’entretien professionnel, veillez à abandonner toute posture de jugement : même si vous pensez que le collaborateur n’est pas réaliste dans ses perspectives d’évolution, il est important de pouvoir le lui dire de manière constructive
| Le collaborateur a des attentes irréalistes | “Si tu as pour ambition d’être à (tel poste), (telle échéance) me semble trop juste, mais nous pouvons y travailler ensemble pour que tu puisses y accéder à (telle échéance). As-tu pensé à (telle formation) pour te permettre de progresser ?” |
|---|---|
| Le collaborateur ne manifeste pas de souhait d’évoluer | “Je pense que tu as atteint le seuil de ce que ce poste peut t’offrir aujourd’hui en termes de montée en compétences, et je crains que tu t’ennuies très bientôt si tu ne diversifies pas tes missions. Serais-tu intéressé par (telle formation, mission, accompagnement) ?” |
| Le collaborateur émet des souhaits de formation très éloignés des besoins de son poste | “C’est très important que tu puisses assouvir ta curiosité et découvrir d’autres domaines, néanmoins nous ne pouvons pas financer des formations qui n’ont pas de rapport avec ton poste, je te conseille donc de les financer via ton CPF.” |
Au-delà des réponses apportées, veillez à poser les bonnes questions ! Si votre collaborateur souhaite se former sur des thématiques qui n’ont rien à voir avec son poste, cela est-il uniquement le fait de sa curiosité ou y a-t-il quelque chose à creuser sur son intérêt pour le poste ? S’il ne souhaite pas évoluer, cela veut-il dire qu’il est satisfait de ses missions actuelles ou qu’il ne parvient pas à se projeter dans l’entreprise ?
Il n’y a jamais de mauvaise réponse durant un entretien managérial, juste des signaux qu’il faut savoir saisir pour aider ses collaborateurs à se poser les bonnes questions et à s’épanouir dans leurs missions !
Entretien professionnel : qu’est-ce qui se passe après ?
Une fois l’entretien passé, si l’on veut qu’il serve à quelque chose, il faut en tirer un plan d’actions concret – aussi appelé “plan de développement”.
Forts des informations obtenues durant l’entretien professionnel, il vous faut élaborer avec le collaborateur :
- un plan d’évolution professionnelle avec des échéances
- une liste de formations pour y parvenir, là encore avec des dates précises
Au-delà de créer le plan, il faudra vous y tenir pour que le collaborateur reste engagé dans ses missions et que cet entretien ait un vrai sens pour la suite de sa carrière.
Bien exploité, l’entretien professionnel est un outil de management très efficace !
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F.A.Q.
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