Temps fort du calendrier RH, l’entretien individuel est le moment où manager et collaborateur peuvent faire le bilan de l’année écoulée et se projeter dans l’année à venir. Le but est d’identifier les succès du salarié, mais également ses axes d’amélioration et les actions pouvant être mises en place pour l’aider à atteindre ses objectifs dans le futur.
Mais alors, quelles questions poser en entretien individuel pour être certain d’identifier tous ces éléments ? Pour en avoir le cœur net et vous aider à préparer vos entretiens au mieux, nous avons posé la question à nos experts RH !
Des trames d’entretiens clé en main
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Quelles questions poser en entretien individuel ?
Selon nos experts RH, les 20 questions à poser à vos collaborateurs en entretien individuel sont les suivantes :
- Êtes-vous satisfait de l’ambiance générale de l’entreprise ?
- Quels sont vos principales satisfactions relatives à l’année écoulée ?
- Quelles sont les principales difficultés que vous avez rencontrées cette année ?
- Quel est votre degré de satisfaction sur vos missions et votre développement ?
- Estimez-vous que votre travail est reconnu à sa juste valeur ?
- Êtes-vous satisfait de votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?
- À quel niveau situez-vous votre engagement au sein de l’entreprise ?
- Quel est votre niveau de charge de travail ?
- Avez-vous réussi à atteindre vos objectifs de l’année passée ? Quels sont les facteurs qui vous ont aidé à les atteindre ou à l’inverse, quels ont été vos freins ?
- Quel est votre niveau de progression sur les compétences attendues à votre poste ?
- Souhaiteriez-vous vous investir davantage sur d’autres projets ?
- À court terme, que souhaiteriez-vous voir évoluer dans vos missions ?
- À moyen et long terme, comment souhaiteriez-vous que votre carrière évolue ?
- Quelles sont vos attentes vis-à-vis de votre manager ?
- Que souhaitez-vous continuer à faire l’année prochaine ?
- Que pensez-vous que vous devez améliorer sur l’année à venir ?
- De quelles formations, outils, appuis avez-vous besoin pour aller plus loin cette année ?
- Quels sont vos objectifs pour l’année à venir ?
- Y a-t-il d’autres sujets que vous voudriez aborder ?
- Quel est votre niveau de satisfaction global sur l’année écoulée ?
🤔 Pourquoi 20 ? Parce que c’est le bon format pour être synthétique tout en couvrant les thématiques incontournables de l’entretien individuel !
Êtes-vous satisfait de l’ambiance générale de l’entreprise ?
Il s’agit ici d’avoir une idée générale du ressenti du collaborateur sur l’année écoulée. La question ne se rapporte pas tant aux missions qu’au cadre de travail dans son ensemble. Il est nécessaire d’écouter attentivement le salarié et de prendre le temps de creuser certains aspects si cela vous semble nécessaire.
💡 Cette question est d’une importance capitale car elle vous donne également une idée de l’engagement du collaborateur et peut vous permettre de prendre conscience d’une envie de sa part de changer de poste ou de démissionner, par exemple.
Quels sont vos principales satisfactions relatives à l’année écoulée ?
Ici, le collaborateur est invité à lister les satisfactions apportées par son travail, qu’il s’agisse de :
- ses missions
- son évolution
- ses formations
- son cadre de travail…
Quelles sont les principales difficultés que vous avez rencontrées cette année ?
Là encore, les difficultés peuvent être de diverses natures. En posant cette question lors de l’entretien annuel, le manager cherche à identifier les obstacles que le collaborateur a pu rencontrer dans la réalisation de ses missions et ses objectifs.
Une fois les obstacles identifiés, un plan d’action pourra être mis en place pour les pallier.
Quel est votre niveau de satisfaction sur les points suivants ?
Pour ces trois questions, le plus facile est d’utiliser une échelle de 0 à 5 et de recueillir à part les éventuels commentaires importants du collaborateur :
À quel niveau situez-vous votre engagement au sein de l’entreprise ?
Vous souhaitez ici savoir si le salarié a le sentiment de faire partie d’un projet global, s’il se sent aligné avec les valeurs de l’entreprise, si son travail fait sens à ses yeux. Poser la question de manière explicite permet souvent au collaborateur de prendre lui-même conscience de sa position !
Quel est votre niveau de charge de travail ?
En fonction de la réponse du collaborateur à cette question, vous pourrez parler de réadaptation des missions, d’attribution ou de retrait de certains projets…
Avez-vous réussi à atteindre vos objectifs de l’année passée ? Quels sont les facteurs qui vous ont aidé à les atteindre ou à l’inverse, quels ont été vos freins ?
Les objectifs sont définis conjointement avec le manager et alignés avec les objectifs de l’entreprise au global. Chaque objectif doit être passé en revue :
- les succès doivent être soulignés
- les échecs ou objectifs remplis partiellement doivent faire l’objet d’une discussion
Cette discussion n’est en aucun cas un moment de réprimande ! Au contraire, c’est le moment d’essayer de comprendre les raisons qui ont rendu la réalisation de l’objectif impossible pour le collaborateur.
Manque de temps, impossibilité technique, dépriorisation par rapport à d’autres projet, blocage externe… Prenez le temps de comprendre comment permettre au collaborateur de compléter tous ses objectifs l’année suivante.
💡 C’est par exemple sur les questions de progression sur les objectifs et des compétences que l’auto-évaluation par le salarié est intéressante : cela l’oblige à verbaliser ses blocages et permet au manager de mieux comprendre ses mécanismes.
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Quel est votre niveau de progression sur les compétences attendues à votre poste ?
Les compétences attendues doivent être clairement définies lors de la prise de poste, dans un référentiel commun à l’entreprise de préférence pour toujours plus de transparence !
Généralement, on distingue :
- les compétences transverses : souvent appelées les soft skills, ces compétences sont attendues à tous les postes (autonomie, capacité à travailler en équipe, leadership…)
- les compétences métier : celles-ci sont spécifiques à l’expertise attendue et dépendent du poste
Cette question donne lieu à une notation des compétences sur 5, mais attention : la note ne doit pas être communiquée sans commentaires et explications !
Le collaborateur doit comprendre précisément pourquoi il se voit attribuer sa note et comment s’améliorer sur les compétences non acquises ou en cours d’acquisition. Nous vous conseillons d’appliquer la méthode OSCAR pour vous guider dans vos feedbacks :
- Observation : quel est le comportement qui fait l’objet du feedback ?
- Spécifique : donner un exemple précis d’une situation dans laquelle le comportement a été observé
- Conséquences : quelle a été la conséquence de ce comportement ?
- Actionnabilité : comment le collaborateur aurait-il pu faire autrement ?
- Résultat espéré : quel aurait été le résultat s’il l’avait fait ?
Il est très important de toujours donner des exemples de faits marquants lors de l’entretien annuel : cela dissipe les malentendus et donne une prise réelle au collaborateur pour agir.
Souhaiteriez-vous vous investir davantage sur d’autres projets ?
L’idéal est de demander au collaborateur de réfléchir en amont de l’entretien à cette question et de faire également une liste de son côté.
💡 Le plus efficace et le plus confortable pour tout le monde est de communiquer le questionnaire d’entretien annuel au collaborateur en amont de l’échange. Cela lui permettra de préparer celui-ci plus facilement !
À court terme, que souhaiteriez-vous voir évoluer dans vos missions ?
Le collaborateur peut avoir envie d’étendre son expertise à d’autres domaines, d’accorder davantage de temps à certains projets ou, au contraire, d’y alléger sa participation. À vous de l’écouter activement et de chercher des solutions qui pourraient convenir à tout le monde !
À moyen et long terme, comment souhaiteriez-vous que votre carrière évolue ?
Vous invitez ici le collaborateur à se poser la question de son évolution au sein de l’entreprise… Mais pas seulement ! Cela peut en effet sembler paradoxal, mais pour fidéliser les collaborateurs, il faut qu’ils sachent précisément *pourquoi* ils restent. Or, c’est une question que l’on ne se pose pas forcément spontanément.
Le manager doit donc inviter le collaborateur à se demander si ses missions actuelles lui correspondent, comment il se projette et identifier quels sont les points qui pourraient évoluer pour qu’il continue à se projeter au sein de l’entreprise.
Quelles sont vos attentes vis-à-vis de votre manager ?
Le manager doit être ouvert à la remise en question : l’entretien individuel est un moment d’échange dont le but n’est pas d’évaluer le collaborateur de manière descendante.
Le but est au contraire de déclencher un échange constructif à l’issue duquel des actions pour progresser pourront être mises en place ! Le collaborateur est donc invité à exprimer ce qui lui a plu dans sa manière d’être managé l’année précédente, et les axes d’amélioration qu’il identifie.
Si cette question ne figure pas forcément dans tous les modèles gratuits d’entretien annuel d’évaluation, elle n’en est pas moins importante : la qualité et la pertinence du management peuvent jouer un rôle majeur dans la motivation des collaborateurs.
Que souhaitez-vous continuer à faire l’année prochaine ?
Oui, il est aussi très important de savoir ce que le collaborateur souhaite continuer de faire. Cela permet d’écarter tout malentendu, de mieux comprendre ses moteurs… et c’est une information intéressante pour la définition de ses futures missions !
Que pensez-vous que vous devez améliorer sur l’année à venir ?
Avoir le point de vue du collaborateur sur ses propres axes d’amélioration permet de savoir si celui-ci a une vision juste de ses compétences et de sa méthodologie. Cela permet également de prendre conscience de certains problèmes ou blocages qu’il peut rencontrer.
De quelles formations, outils, appuis avez-vous besoin pour aller plus loin cette année ?
Cette question est le bon moment pour mettre en lumière des formations que vous avez pu identifier et qui sont, à votre sens, intéressantes pour le développement du collaborateur. C’est aussi le bon moment pour rappeler au salarié qu’il dispose d’un Compte personnel de formation et que l’entreprise peut aussi proposer sa participation au financement d’une formation !
Quels sont vos objectifs pour l’année à venir ?
Comme indiqué précédemment, les objectifs doivent être définis conjointement avec le collaborateur et être alignés avec les objectifs de l’entreprise.
Vous pouvez donc reprendre les objectifs passés, reprendre ceux qui sont pertinents et les ajuster pour l’année à venir, et en rajouter d’autres en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise et des souhaits d’approfondissement du collaborateur.
Y a-t-il d’autres sujets que vous voudriez aborder ?
L’entretien individuel étant un moment d’échange, le collaborateur doit être libre et avoir le temps d’évoquer tout autre sujet sur lequel il souhaiterait échanger.
Quel est votre niveau de satisfaction global sur l’année écoulée ?
Cette question permet d’établir une conclusion globale de l’entretien individuel et doit faire l’objet d’une notation fermée (de 1 à 5 par exemple).
De manière générale, lorsque cela est possible il est recommandé de proposer des réponses fermées *puis* de demander des précisions au collaborateur. Cela permet d’éviter de rester plongé dans ses notes : la réponse à reporter est simple, l’attention du manager peut être intégralement tournée vers l’échange actif avec le collaborateur !
Pensez à un logiciel de digitalisation d’entretien individuel pour partager facilement vos questions
Pour gagner du temps, pensez à tester l’utilisation d’un logiciel de digitalisation des entretiens !
Cela peut vous permettre, entre autres :
- d’utiliser des modèles de trames d’entretien individuel mensuel ou annuel
- de récupérer vos questions des années passées
- de partager facilement vos questions avec vos collègues et managés plutôt que de passer par l’envoi des fiches d’entretiens individuels PDF
- de surveiller en temps réel l’avancement de vos campagnes d’entretiens individuels
- de relancer tous vos effectifs en un clic
- de récupérer et obtenir le récapitulatif des questions et réponses de vos entretiens individuels en quelques secondes, sans rien devoir ressaisir !
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On vous explique comment on vous simplifie la vie dans nos réponses aux questions les plus fréquentes :
Comment préparer un entretien individuel ?
Pour préparer efficacement un entretien individuel, vous devez rassembler les notes prises durant l’année au sujet du collaborateur et de son travail. Il faut ensuite les structurer par thème : bilan de l’année écoulée, évaluation des compétences et des objectifs et enfin, projection sur l’année à venir. N’oubliez pas d’envoyer au collaborateur les questions qui vont être abordées en amont de l’échange !
Comment se déroule un entretien individuel annuel ?
L’entretien individuel dure environ une heure. Il doit mettre au premier plan l’écoute du collaborateur : les questions sont là pour guider et structurer son propos, elles ne doivent pas le restreindre ! Le but est d’en sortir avec une vision claire de l’année écoulée et des objectifs à atteindre pour la suivante.
Comment faire un bilan d’entretien ?
Le récapitulatif de l’entretien doit prendre la forme de notes synthétiques : il ne s’agit pas d’une retranscription de l’échange ! Le plus pratique est d’envoyer au collaborateur la grille d’entretien remplie et de lui demander de la valider, en ajoutant ou modifiant des éléments s’il le juge nécessaire. Plutôt que d’envoyer une fiche d’entretien annuel Word ou PDF, nous vous conseillons de passer par un logiciel de digitalisation d’entretiens : cela vous fera gagner un temps précieux.
Où trouver un exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli ?
Vous trouverez de nombreux exemples de commentaires d’entretien annuel en ligne… Mais nous vous déconseillons cette méthode si vous souhaitez que vos entretiens individuels aient du sens ! Concentrez-vous plutôt sur le message que vous souhaitez faire passer au collaborateur et sur l’écoute de ses ressentis et arguments. Le meilleur entretien annuel, c’est un entretien annuel sur-mesure !
