Pour beaucoup d’entreprises, la situation suivante est devenue monnaie courante avec l’évaluation annuelle : votre organisation comprend la valeur de l’évaluation des collaborateurs, mais a du mal à la rendre pertinente. Vous avez opté pour un entretien annuel d’évaluation. Mais vous remarquez que sur l’année écoulée de nombreux changements sont intervenus. Que ce soit des départs de salariés, des changements de postes, d’orientation ou une pandémie mondiale…
Comment choisir la fréquence d’évaluation des collaborateurs ?
L’évaluation annuelle a pour but de faire un bilan sur l’année écoulée. En préparant bien son évaluation de la performance individuelle, le salarié fait le point sur sa contribution à l’entreprise et son évolution depuis la dernière évaluation. Et réfléchit aux évolutions qu’il souhaite par la suite, afin d’en discuter avec son supérieur (revoir des objectifs, réfléchir à de nouvelles actions pour répondre aux objectifs à venir…).
Ces entretiens permettent aux responsables d’aider les salariés à définir des objectifs. Managers et collaborateurs les évaluent et mettent à jour lors de réunions individuelles, qui se déroulent idéalement de manière régulière.
Cependant, comment savoir quel type d’entretien fonctionne le mieux au sein de votre organisation ?
Voici quelques questions à vous poser :
- Qu’est-ce qu’une évaluation annuelle ?
- Une revue semestrielle ?
- Une revue trimestrielle ?
- Quels sont les facteurs à bien considérer ?
L’évaluation annuelle
Comme son nom l’indique, l’entretien annuel d’évaluation a lieu une fois par an. Ce format est le plus populaire et le plus traditionnel. Ainsi 70% des entreprises privilégient un entretien annuel pour l’évaluation des collaborateurs.
Cependant, cet exercice est devenu progressivement une corvée et un fardeau. Un entretien annuel d’évaluation est souvent synonyme de longs questionnaires arides que le manager doit remplir pour chaque salarié. Et de temps perdu par les RH à envoyer des mails de relance pour récupérer tous les questionnaires et les signatures, puis faire une ressaisie.
Heureusement, il est possible de réconcilier l’ensemble des salariés avec cette pratique incontournable. Notamment en digitalisant l’ensemble de ces processus, à l’aide d’un logiciel d’entretien annuel d’évaluation. Vous rendrez l’exécution de vos campagnes d’entretien beaucoup plus fluide et agréable.
Il sera alors beaucoup plus simple pour l’employeur et l’équipe RH de construire l’entretien individuel de performance. Un outil intuitif impliquera beaucoup plus les employés dans leurs évaluations, et l’équipe RH concentrera son temps sur l’analyse des données qui permettent d’évaluer objectivement les salariés et d’accompagner leur développement.
Mais il est important d’associer à ce type d’évaluation l’instauration d’une culture du feedback. Et de ne pas attendre l’évaluation annuelle pour obtenir un retour sur son travail et ses performances. Si des choses doivent changer, il faut pouvoir faire le point au fur et à mesure de l’année ! Et non pas simplement au moment de l’entretien annuel d’évaluation. Pour cela, avoir un suivi régulier et attentif de l’évolution des objectifs du salarié est absolument essentiel.
Les responsables RH gérant un grand nombre d’employés ont tendance à privilégier l’entretien annuel d’évaluation. Il peut en effet paraître difficile de suivre le rythme des examens multiples effectués chaque année avec autant d’employés.
Mais pour un suivi plus complet et continu de la performance, d’autres types d’entretiens peuvent être mis en place. À commencer par des entretiens semestriels.
L’entretien semestriel pour l’évaluation des salariés
Les revues semestrielles sont effectuées idéalement une fois au début de la nouvelle année en janvier, et une nouvelle fois au début du mois de juillet. 16% des entreprises privilégient ce type d’évaluation des performances plutôt qu’une évaluation annuelle des employés.
Les entretiens semestriels permettent en effet d’analyser à mi-parcours le travail fourni par un salarié. Ce “check-in” en milieu d’année permet ainsi de suivre l’avancement des projets des collaborateurs.
Cet entretien et les feedbacks qui en découlent est extrêmement bénéfique pour les employés. Il donne lieu à des feedbacks constructifs, positifs ou négatifs. Cela permet de rectifier le tir si besoin, et ne surtout pas attendre la fin de l’année écoulée pour le faire. Le salarié est donc accompagné pour améliorer ses performances.
L’entretien trimestriel
Les revues trimestrielles ont idéalement lieu sur chaque trimestre financier. Celles-ci sont parfois considérées comme des «instantanés de performance», car elles se concentrent sur des objectifs à court terme.
Un entretien trimestriel s‘adapte particulièrement aux organisations en croissance rapide, qui cherchent à apporter des améliorations en peu de temps sur le travail des salariés. Ce mode d’évaluation des collaborateurs sert à vérifier l’avancement des objectifs en cours. Et permettent de prévoir des corrections éventuelles.
Ils constituent également le meilleur moyen d’obtenir de façon régulière des informations sur les performances de leurs employés.
La revue trimestrielle n’a pas pour vocation d’être aussi poussée qu’une évaluation annuelle du personnel. Elle doit avant tout servir à affiner la compréhension des attentes du salarié par rapport à son travail. Le supérieur pourra ainsi corriger les missions et objectifs des salariés si besoin. Ou encore lever des points de blocage éventuels dans la réalisation de leurs objectifs.
Quels sont les facteurs à considérer ?
Il existe plusieurs facteurs à prendre en compte lors du choix de la fréquence d’évaluation des collaborateurs :
Considérez votre culture organisationnelle
Le feedback direct et régulier est-il naturel dans les dans vos équipes ?
Si oui, instaurer une culture du feedback et des entretiens réguliers sera plus aisé. Et permettra de diminuer la pression associée aux commentaires ponctuels sur son travail.
Dans le cas contraire, vous voudrez peut-être commencer par une évaluation annuelle bien construite. Puis incorporer de manière progressive des entretiens plus réguliers, afin de ne pas brusquer et braquer vos salariés.
Evaluez vos besoins en données pour alimenter vos indicateurs de performance RH
Un indicateur de performance RH clé (ou « KPI » rh pour « Key Performance Indicator ») donne une information claire et synthétique à un employeur sur un ou plusieurs éléments clés lié à la gestion des ressources humaines. Les évaluations sont une occasion idéale pour mesurer différents indicateurs essentiels au pilotage de la performance et de l’engagement des salariés.
Selon les besoins de l’équipe RH en termes de prise de décision et de reporting auprès de la direction, il faudra veiller à collecter au bon rythme les données nécessaires. Vous pouvez ainsi profiter des évaluations pour le faire. Ou alors évaluer le niveau de performance via le suivi et la mise à jours des objectifs de chaque équipe, et le niveau de satisfaction et d’engagement via des sondages réguliers.
Considérez votre ratio manager/employé
Ceux qui gèrent moins d’employés ont plus de temps à consacrer aux points de suivi. Ce facteur est donc évidemment à prendre en compte au moment de déterminer la fréquence de vos entretiens. Intéressez vous au nombre moyen de collaborateurs supervisés par vos managers.
Déterminez si l’évaluation des collaborateurs porte sur la rémunération ou le développement
Vous devez procéder à un entretien spécifique concernant la rémunération afin que vos employés puissent recevoir une augmentation, une prime, etc. Ces évaluations peuvent être séparées de l’entretien consacré au développement (le fameux entretien professionnel) ou aux performances. Ou bien avoir lieu lors du même échange avec un temps spécifique dédié à chacun de ces deux aspects. Cette deuxième option est intéressante, car elle permet d’apporter des données qualitatives au moment de chiffrer une augmentation.
Considérez la date d’arrivée de l’employé dans votre organisation
En plus d’un entretien annuel d’évaluation, il peut être intéressant de fournir aux nouveaux employés un premier point 60 jours après leur arrivée. Vous faciliterez leur intégration er recueillerez des premières impressions sur l’entreprise et leur environnement de travail, sans attendre leur évaluation annuelle de performance.
Considérez le rythme de votre croissance
Votre organisation est-elle jeune et/ou en croissance rapide ? Vous attendez-vous à subir des changements, notamment structurels ? Avez-vous récemment recruté de nouveaux investisseurs et reçu de nouveaux financements ? Si c’est le cas, l’option la plus intéressante pour votre entreprise est certainement d’envisager de mettre en œuvre de manière plus fréquente l’évaluation des collaborateurs, car un entretien annuel d’évaluation seul ne vous donnera pas une vision complète et pertinente de la situation de votre entreprise et des performances réelles de vos salariés.
Quel que soit le type d’évaluation des performances que vous choisissez d’implémenter, n’oubliez pas de tester. Voyez comment votre organisation réagit aux formats adoptés. Vous constaterez peut-être qu’après avoir essayé des revues trimestrielles, une évaluation annuelle des employés convient mieux, ou l’inverse.
Heureusement, de nombreux logiciels de gestion des entretiens permettent de réaliser plusieurs campagnes d’évaluations par an. Un logiciel de gestion de la performance offre de nombreux avantages. Vous pouvez notamment piloter de manière centralisée tous vos entretiens et rituels RH, aussi bien pour vos revues annuelles, semestrielles que trimestrielles.
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