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Organisé par de nombreuses entreprises, l’entretien annuel d’évaluation est un rituel incontournable pour prendre le pouls de ses effectifs et comprendre les leviers de motivation de ses collaborateurs.
Dans cet article, on vous explique comment préparer au mieux cet entretien pour qu’il engendre un échange riche et constructif !
Entretien annuel d’évaluation : définition
L’entretien annuel d’évaluation, c’est quoi ? Il s’agit d’un moment d’échange entre le manager et le collaborateur, qui permet de faire le bilan de l’année écoulée et de se projeter sur l’année à venir.
Y sont notamment évoqués :
- le ressenti général du collaborateur sur son travail et son environnement quotidiens
- sa progression sur les objectifs fixés au précédent entretien
- l’évaluation des compétences nécessaires pour son poste
- l’évolution que le collaborateur souhaite donner à ses missions et son travail quotidien au court et moyen terme
- la définition des objectifs pour l’année à venir
- les compétences à acquérir pour progresser sur le poste
L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ou non ?
Non, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire.
Seule la présence d’une mention contraire dans la convention collective peut faire exception à cela.
Si l’employeur le prévoit, il doit en revanche obligatoirement :
- consulter le CSE (Comité social et économique) de l’entreprise au préalable
- informer les salariés de cet entretien et des méthodes d’évaluation utilisées, lesquelles doivent être objectives et transparentes
- garantir la confidentialité des informations recueillies durant ces échanges
Il ne peut par ailleurs pas imposer un entretien d’évaluation pour une partie seulement de ses salariés : si l’employeur décide de mettre en place ce rituel, il doit le faire pour tous les collaborateurs !
Quelles sont les 3 étapes de l’entretien annuel d’évaluation ?
Pour être sûr d’aborder tous les sujets importants lors de l’entretien annuel, il est important de structurer son échange. On distingue généralement trois grandes étapes lors de cet échange :
- Bilan général de l’année écoulée
- Évaluation des objectifs et compétences
- Projection sur l’année à venir
Le bilan général de l’année écoulée
L’entretien annuel d’évaluation débute par un bilan de l’année écoulée.
Il ne s’agit pas ici d’évaluer les performances du collaborateur mais de savoir comment il se sent de manière générale, quel est son ressenti sur l’année passée…
Durant l’échange, le manager doit notamment chercher à déterminer quelles sont les principales sources de satisfaction du collaborateur et à l’inverse, quels sont ses points de frustration.
Il est par exemple important de savoir si la charge de travail du collaborateur est correctement ajustée, s’il est satisfait de son équilibre vie professionnelle / vie personnelle, si ses missions le stimulent, s’il a le sentiment d’apprendre des choses et de développer ses compétences…
Ces éléments permettront de jauger du niveau d’engagement du collaborateur dans l’entreprise, indispensable pour prioriser les actions à mettre en place à l’issue de la campagne d’entretiens annuels d’évaluation.
L’évaluation des objectifs et des compétences du collaborateur
Pilier de l’entretien annuel, l’évaluation des objectifs et des compétences du collaborateur doit être un moment d’échange entre le manager et le collaborateur.
Même en cas de résultats insuffisants, l’idée n’est en effet pas de se retrouver dans une dynamique de réprimande ! L’entretien annuel d’évaluation doit être un moment où l’on cherche à comprendre quels sont les freins du collaborateur, afin de l’aider à mettre en place des solutions et parvenir à atteindre ses objectifs l’année suivante.
Les compétences évaluées doivent être connues du collaborateur en amont de l’entretien ; en réalité, elles doivent même être fixées lors du précédent entretien annuel d’évaluation. Cela laisse le temps au collaborateur de travailler dessus et, le cas échéant, de transmettre à son manager les formations qu’il estime nécessaires pour progresser.
La projection sur l’année à venir
Si l’entretien annuel a pour but de revenir sur la performance de l’année écoulée, il a également une autre fonction primordiale : se projeter sur l’année à venir !
L’important ici est de faire preuve d’une écoute attentive et active : au-delà de l’évolution des projets de l’équipe, il est important de comprendre ce que le collaborateur souhaite développer dans les prochains mois et, plus largement, dans le futur à moyen terme.
À partir de cette information, votre rôle de manager sera d’arbitrer ce qu’il vous est possible d’organiser pour permettre au collaborateur de se développer dans ce sens, tout en restant cohérent avec les besoins de votre équipe.
Quelles sont les questions à poser lors d’un entretien annuel ?
Les questions à poser durant un entretien annuel d’évaluation sont par exemple les suivantes :
- te sens-tu à l’aise dans tes missions aujourd’hui ?
- qu’aimerais-tu voir évoluer dans ton travail au quotidien ?
- quelles sont les compétences sur lesquelles tu voudrais évoluer ?
- as-tu l’impression d’un équilibre entre ta vie privée et ta vie professionnelle ?
- quels sont les éléments qui t’ont empêché d’atteindre tes objectifs cette année ?
- à l’inverse, quels sont les éléments qui t’ont aidé à atteindre tes objectifs ?
- comment perçois-tu ta relation avec ton manager ?
- qu’est-ce que ton manager pourrait faire différemment pour t’aider dans tes missions ?
En réalité, il existe autant de questions possibles que de métiers et de situations !
Notre conseil de pro : ne dépassez pas 20 questions dans votre entretien annuel. Au-delà, vous risquez de vous perdre et de survoler les sujets évoqués.
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Comment préparer un entretien annuel d’évaluation ?
Pour qu’ils aient le temps de préparer sereinement l’échange, vous devez prévenir les collaborateurs plusieurs semaines en amont du rendez-vous.
L’entretien annuel est un rituel qui peut générer de l’anxiété chez les collaborateurs, lorsqu’ils ne savent pas à quoi s’attendre ou ont peur de subir des reproches de la part de leur hiérarchie.
Il est donc important de les rassurer et de les informer correctement sur le déroulement de l’échange, en leur transmettant notamment certaines informations.
| Information | Détail |
|---|---|
| Date et heure de l’entretien annuel d’évaluation | Assurez-vous d’être ponctuel le jour de l’entretien annuel : cela est très important pour que le collaborateur se sente rassuré et considéré. |
| Lieu du rendez-vous | Il doit s’agir d’un endroit calme et clos, qui garantisse la confidentialité de l’échange. Privilégiez, si cela est possible, un entretien physique plutôt qu’un échange en visioconférence : la communication est toujours plus fluide lorsque l’on est face à la personne ! |
| Sujets abordés | Vous devez transmettre la trame de l’entretien au collaborateur au moins une quinzaine de jours avant l’échange. Il doit préparer ses réponses de la même manière que vous préparerez les vôtres : un entretien annuel réussi est un entretien que chaque partie a préparé avec sérieux. |
Le plus important est de faire comprendre à vos collaborateurs que cet entretien n’est pas un moment d’évaluation descendante mais bien un échange mutuel qui doit servir à faire évoluer leurs missions dans le sens qu’ils souhaitent, et à fluidifier le travail de l’équipe !
Que faire en cas de désaccord durant l’entretien annuel ?
Malheureusement, ce sont des choses qui arrivent : le manager et le salarié peuvent ne pas tomber d’accord lors de l’échange de l’entretien annuel !
Cela peut concerner une multitude de sujets, parmi lesquels l’évaluation des objectifs et des compétences, mais aussi la fixation des objectifs de l’année suivante, une évolution souhaitée par le salarié ou même la charge de travail du collaborateur…
Rien de grave si la discussion permet finalement de trancher ; plus embêtant en revanche si le désaccord persiste et que celui-ci est bloquant pour la suite. Nous vous conseillons dans ce cas de vous référer à vos RH pour obtenir des conseils et, le cas échéant, une médiation.
Il est important d’être d’accord sur le compte-rendu final de l’entretien annuel car, si le salarié est en désaccord avec l’un des points évoqués, il a totalement le droit de refuser de signer le document… Ce qui le rendrait invalide en cas de recours aux prud’hommes.
Quelles actions mettre en place suite à un entretien annuel ?
Une fois vos entretiens annuels effectués, place à l’action ! Vous devez rassembler les données récoltées, les analyser et prendre vos décisions en conséquence.
Deux types d’actions peuvent être mises en place :
- les actions individuelles : ce sont les décisions que vous prenez concernant un collaborateur en particulier. Il peut s’agir du financement d’une formation, d’une évolution dans les missions, d’une mobilité interne…
- les actions collectives : ce sont les décisions que vous prenez pour répondre aux besoins d’un groupe de collaborateurs, par exemple lorsqu’une source de frustration est pointée par plusieurs salariés.
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Forts de cette expérience, nous avons créé un guide de l’entretien annuel d’évaluation à destination des RH, managers et collaborateurs souhaitant obtenir des conseils sur ce temps fort du calendrier RH.
Si vous avez besoin de conseils, n’hésitez pas à le parcourir ou consulter notre exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli.
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On vous explique comment on vous simplifie la vie dans nos réponses aux questions les plus fréquentes :
Faut-il demander une augmentation lors de l’entretien annuel d’évaluation ?
Dans la mesure où il s’agit d’un moment d’échange privilégié avec son manager, l’entretien annuel peut en effet être un bon moment pour évoquer une augmentation. Cependant, si cela est possible, nous vous conseillons de dédier un autre moment à cette question : cela permettra d’échanger sur vos objectifs et compétences de manière plus posée et transparente que si une augmentation était en jeu.
Quelles questions poser lors d’un entretien annuel ?
Les questions de l’entretien annuel s’articulent autour de trois thématiques clés : le bilan général de l’année écoulée, l’évaluation des compétences et des objectifs et la projection sur l’année à venir. Autant que possible, elles doivent être fermées (réponse par “oui”, “non” ou une sélection de choix pré-établis) : cela évite de se perdre dans ses notes. Attention cependant : cela ne doit pas empêcher que la réponse soit détaillée et nuancée à l’oral.
Comment remplir une fiche d’évaluation annuelle ?
La trame d’entretien doit être remplie de manière concise, afin de ne pas se perdre dans ses notes : l’entretien annuel doit rester, en premier lieu, un moment d’échange et d’écoute active de la part du manager ! Bien entendu, cependant, si certaines informations importantes doivent être notées, il ne faut pas hésiter à le faire. Le tout est de trouver le bon équilibre : une fiche d’évaluation annuelle complète mais synthétique !
Quelle est la durée d'un entretien annuel ?
On considère qu’un entretien annuel dure en moyenne 1h30. C’est le temps nécessaire pour que le salarié et le manager aient le temps de s’exprimer sur tous les sujets qu’ils souhaitent aborder, de prendre en note les éléments importants et de poser toutes leurs questions.
Qui doit mener l'entretien annuel ?
L’entretien annuel est généralement mené par le N+1 du salarié. Dans certains cas, il peut également être mené par un membre de l’équipe RH.
Quelles phrases de conclusion pour un entretien annuel de salarié ?
Un entretien annuel doit se conclure par l’évocation des étapes suivantes : il est très important que le salarié n’ait pas l’impression que son entretien ne sera pas suivi d’effets. Par exemple : « Merci pour le temps que tu m’as accordé aujourd’hui et les éléments que tu m’as apportés. J’en ai bien pris note et je reviens vers toi d’ici (échéance) pour te dire si tes demandes de formation / d’évolution ont été accordées. »
