Rituel RH incontournable, l’entretien individuel demande une préparation attentive. Dans cet article, on vous explique comment faire et quelles étapes respecter pour des entretiens annuels réussis !
Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?
L’entretien individuel est un échange qui a lieu une fois par an pour faire le bilan de l’année écoulée, rendre compte de l’achèvement des objectifs fixés au collaborateur et planifier l’année à venir.
Qui assiste à l’entretien individuel ? L’échange ne concerne que le collaborateur et son supérieur hiérarchique direct. Le salarié ne peut pas se faire accompagner d’un représentant du personnel lors de cet échange.
L’entretien individuel est souvent appelé “entretien annuel”.
L’entretien individuel est-il obligatoire ou pas ?
Non, l’entretien individuel annuel n’est pas obligatoire – sauf dans le cas où la convention collective de l’entreprise l’impose.
Il est, en revanche, vivement conseillé ! En effet, organiser des entretiens individuels a de nombreuses répercussions positives sur la productivité et le bien-être des salariés, notamment :
- meilleure structuration et priorisation des tâches grâce à la définition des objectifs
- augmentation de la reconnaissance et de l’écoute perçue par les salariés
- meilleure communication et compréhension entre managers et collaborateurs
- meilleure appréhension des sujets de préoccupation des collaborateurs par les ressources humaines
- optimisation de la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et compétences)
Si l’entreprise décide d’en organiser, elle a alors des obligations vis-à-vis de ses salariés, notamment :
- informer les salariés des modalités d’évaluation en amont
- garantir la confidentialité de cet entretien individuel
Attention : pour que les entretiens annuels aient un impact réellement positif, ils doivent être bien préparés.
Quelle différence entre l’entretien individuel et l’entretien professionnel ?
L’entretien individuel et l’entretien professionnel sont deux rituels bien distincts.
L’entretien professionnel est un échange entre le collaborateur et son manager, qui a pour but de se projeter sur son évolution professionnelle. Ils y évoquent :
- ses souhaits d’évolution
- les opportunités qui pourraient se présenter à lui au sein de l’entreprise
- les formations auxquelles il pourrait participer
Cet entretien a lieu tous les deux ans.
Quels points aborder lors d’un entretien individuel ?
L’entretien individuel d’un salarié a pour but de revenir sur l’année passée et d’en tirer des apprentissages pour l’année à venir. Il s’agit donc d’un moment idéal à la fois pour recueillir les retours et ressentis du collaborateur et pour lui délivrer du feedback.
Pour s’assurer d’en faire un échange riche et constructif, il est important de préparer son entretien individuel et de le structurer en amont. Le plus efficace est de le scinder en trois phases.
Quelles sont les 3 étapes d’un entretien individuel d’évaluation ?
- Bilan de l’année écoulée
- Revue des objectifs précédemment fixés et des compétences du collaborateur
- Projection sur l’année à venir
Où trouver une trame d’entretien individuel PDF ?
Pour vous donner de l’inspiration lors de l’élaboration de vos grilles d’entretien individuel, nous mettons à votre disposition nos modèles et exemples d’entretien individuel téléchargeables gratuitement en format PDF.
Notez qu’il est absolument indispensable d’adapter cette grille à votre situation particulière. Les points abordés varient en fonction du secteur, de l’équipe, du métier concerné…
Plutôt que de réaliser vos fiches d’entretien individuel sur Word, Excel, PDF ou papier, nous vous conseillons cependant d’utiliser un logiciel d’entretiens annuels. Cela vous permettra de gagner un temps considérable :
- réalisation et déclinaison des trames d’entretien en quelques clics
- envoi des trames et des relances en un clic
- stockage des notes d’entretien centralisé
- plus besoin de ressaisir les résultats manuellement…
Que dire lors d’un entretien individuel ?
Une fois les questions de l’entretien individuel établies, il faut en préparer les réponses. Manager comme collaborateur doivent se prêter à l’exercice : l’entretien individuel n’est pas un échange descendant, il s’agit d’une vraie discussion où chacun doit faire preuve d’écoute !
Il n’est cependant pas toujours évident de parvenir à formuler des feedbacks constructifs. Il faut que les commentaires apportent quelque chose au collaborateur pour la suite, qu’ils soient bienveillants sans être complaisants…
Nous vous conseillons d’appliquer la méthode OSCAR pour structurer vos feedbacks :
- Observation
- Spécifique
- Conséquences du fait observé
- Alternative proposée
- Résultats espérés
Cette méthodologie vous permettra de vous assurer que vos feedbacks sont actionnables pour le collaborateur.
Où trouver un exemple d’entretien individuel d’évaluation rempli en PDF ?
Pour trouver de l’inspiration, vous pouvez consulter notre exemple de trame remplie accompagnée des commentaires et conseils de nos experts RH !
Notez cependant que consulter trop d’exemples de commentaires d’entretiens individuels n’est pas forcément la meilleure des idées si vous êtes en train de préparer vos entretiens annuels : cela risquerait au contraire d’être contre-productif ! Les entretiens annuels doivent en effet être préparés de manière personnalisée et individualisée.
Faut-il demander une augmentation lors de l’entretien individuel ?
Vous souhaitez demander une augmentation de salaire brut ou net lors de votre entretien individuel ? Les questions de salaire sont en effet souvent abordées à cette occasion.
Chez Javelo nous pensons cependant qu’il est plus judicieux de réserver un créneau pour parler exclusivement de l’augmentation, de préférence avant l’entretien individuel.
Cela permet d’y accorder le temps nécessaire et de se libérer des considérations financières lors de l’entretien individuel : les feedbacks sont alors abordés sous un autre angle, plus apaisé et objectif !
F.A.Q.
Javelo répond à vos questions
Javelo permet aux RH de digitaliser les processus d’évaluation souvent manuels et réalisés sur papier. La plateforme permet de gagner du temps en simplifiant les tâches manuelles et d’obtenir des statistiques plus exploitables sur la performance et la motivation de vos équipes.
On vous explique comment on vous simplifie la vie avec nos réponses aux questions les plus fréquentes :
Puis-je refuser un entretien individuel ?
Non, si votre employeur vous a correctement informé au sujet de l’entretien individuel, vous ne pouvez pas refuser de vous y soumettre : manquer à cette obligation vous expose à des sanctions.
Quand envoyer les questions d’entretien individuel ?
Les questions de l’entretien individuel doivent être envoyées aux collaborateurs au moins quinze jours avant l’échange, pour que chacun ait le temps de préparer correctement les réponses.
Comment prendre des notes durant l’entretien individuel ?
S’il est important de garder une trace écrite de l’échange, il ne faut pas non plus se perdre dans ses notes ! Vous devez faire preuve d’une écoute active pour que l’échange reste dynamique et interactif. Notez les points essentiels de manière synthétique et privilégiez le plus possible les réponses fermées dans vos trames (ce qui ne vous empêche bien entendu pas de rebondir et d’échanger sur ces réponses).